Что такое матрица RACI и как она помогает выполнить проект в срок

RACI (матрица распределения ответственности) — это структурированный подход к распределению задач в проекте. Как правило, матрицу оформляют в виде таблицы — такой способ позволяет наглядно и систематически представить распределение ролей по различным задачам проекта.

Группа vs Одно лицо
Обязательно условие рабочей матрицы RACI заключается в том, что ответственность за результаты проекта не делится между участниками и лежит только на одном человеке. А вот за выполнение задачи могут отвечать сразу несколько исполнителей.

Операционная роль vs Управленческая роль
Responsible ® занимается самым прямым исполнением работы, тогда как Accountable (A) принимает управленческие решения и несёт ответственность за итоги. Так, если A плохо проконтролирует работу всех R и утвердит сырые результаты, недовольство высшего руководства коснётся именно его.

Для разработки RACI подойдут программы и сервисы, которые обычно используются для создания таблиц и диаграмм.

• Microsoft Excel или Google Sheets оптимальны для простых таблиц. В них можно выделять разные роли с помощью цветов и шрифтов.
• Текстовые редакторы Microsoft Word или Google Docs также позволяют создать матрицу с помощью таблицы.
• Онлайн-инструмент Lucidchart предлагает шаблоны для проектировки RACI-матриц и других типов организационных диаграмм.
• SmartDraw — ещё один инструмент для разработки диаграмм и организационных схем, который может быть полезен и для матриц RACI.
• Asana и Trello тоже помогают в менеджменте проектов, в них можно создать задачи и назначить им статусы из матрицы.
• MindManager предназначена для создания RACI-матрицы в виде mind map, что может быть удобно для визуализации ролей и ответственностей.

Главный плюс матрицы ответственности — это ясность ролей. С RACI руководителю больше не придётся метаться в поисках ответственных за задачи в проекте.

Модель RACI также помогает избежать путаницы среди коллег, потому что каждый сразу видит, кто чем занят и к кому обратиться с вопросом. Благодаря этому не нужно каждый раз отвлекать руководителя и просить разъяснений. В результате команда экономит время и добивается большей согласованности в работе.

Иногда процессы требуют больше, чем четыре роли. В таких случаях к традиционной модели RACI прирастают дополнительные буквы.

Поддержка — support (S). Облегчает задачу главных исполнителей.

Аудитор — verifier (V) и подписант — signatory (S). Первые разыскивают несоответствия регламентам и расхождения с установленными правилами. Вторые одобряют итоги работы или обязывают доработать до стандарта.

Проверяющий — quality (Q). Отвечает за более универсальную проверку качества итогов проекта.

Вне проекта — out of the loop (O). Эти сотрудники не участвуют в работе. Их отмечают, чтобы никто случайно не вовлёк лишнего участника в проект.

RACI может быть полезным инструментом управления проектом в шести основных случаях.

1. Запуск проекта. На старте RACI помогает чётко определить роли и обязанности всех участников.

2. Сложная разработка. Матрица RACI — это незаменимый инструмент, когда работа включает в себя множество задач и вовлекает большое количество специалистов и заинтересованных лиц.

3. Неопределенность в обязанностях. Матрица ответственности поможет разобраться в ситуации, когда в команде царят сумбур и путаница с обязанностями и задачами.

4. Изменения в проекте. Модель позволяет быстро обновлять и уточнять роли, когда в работе или команде происходят значительные изменения.

5. Управление рисками. Матрица помогает командам предотвращать ошибки и соблюдать сроки проектов за счёт чёткого распределения ответственности.

6. Регулярный проект. RACI пригодится в повторяющихся или стандартных проектах. Она создает шаблон распределения ролей, который может использоваться снова и снова.

Представим такую ситуацию. Команда успешно завершила трудный проект по разработке CRM-системы для крупного клиента. Чтобы отблагодарить всех за упорный труд, руководитель проекта решил организовать праздничное корпоративное мероприятие. Для этого он использовал матрицу RACI, которую составил за шесть шагов.

Прежде всего, руководитель прописал приоритетные задачи в столбцах таблицы. В них вошли:

• выбор даты корпоратива;
• выбор и бронь места для проведения;
• подготовка расписания развлечений;
• согласование меню;
• заключение контрактов;
• сбор обратной связи после мероприятия.

В таблице руководитель записал в строки ключевых участников: себя, координатора от ресторана, ответственного за конкурсы, ответственного за меню и сборщика обратной связи.

Для каждой из шести задач руководитель распределил роли. Например, при выборе даты корпоратива за утверждение времени отвечал координатор от ресторана, руководитель утверждал даты, а остальные находились в статусе «информируемых».

В итоге распределения у руководителя получилась заполненная таблица.

Руководитель провёл встречу со всеми ответственными лицами, где объяснил пожелания, выслушал предложения, скорректировал планы с учётом обратной связи и утвердил окончательный вариант проекта.

Вплоть до дня корпоратива руководитель постоянно курировал выполнение задач, обновлял матрицу и информировал об изменениях всех ответственных.

Чаще всего при разработке матрицы RACI допускают следующие ошибки:

• один R вовлечён в несколько задач одновременно — это допустимо, только если задачи простые;
• во всём проекте у сотрудника нет роли R или А, только I и С — нужно взвесить, необходим ли процессу такой участник или лучше перегруппировать команду;
• больше одного A у задачи — это может привести к разногласиям в оценке итогов задачи;
• слишком много ролей у одного лица — в редких случаях сотрудник может одинаково успешно отвечать за все задачи разом;
• переизбыток консультантов и информируемых — такой подход тоже может перегрузить согласование промежуточных итогов.