Top.Mail.Ru
Автоматизируйте согласование платежей
Бесплатно. Навсегда.
Автоматизируйте согласование платежей
Бесплатно. Навсегда.
Объедините всю отчётность из 1С в сервисе «Финансист» без программиста за 5 минут
КонФин 2024: Финансы бизнеса
4-я ежегодная конференция для финансовых директоров и предпринимателей
15–16 октября

Что такое матрица RACI и как она помогает выполнить проект в срок

12.07.2024
Представьте, офис переполнен беспорядочными документами и заметками на мониторах. В центре кабинета поник руководитель проекта — потерянный среди стопок бумаг. Взгляд тимлида блуждает между участниками команды — они кажутся одновременно занятыми и сбитыми с толку.

В голове руководителя — шум. Он пытается сконцентрироваться, но задачи и сроки сплетаются в непроглядный узел. Из транса его выводит молодой аналитик с робким предложением.

«Может, в следующий раз попробуем внедрить матрицу RACI?»

Руководитель поморщился — он не знает, что это такое. Но это скоро изменится: наш материал поможет разобраться, что из себя представляет матрица RACI и как она позволяет структурировать проект.
Содержание материала:

Что такое матрица RACI
Что лежит в основе метода RACI
Какие инструменты помогают построить матрицу
В чём преимущества и недостатки метода
Какие существуют модификации у матрицы
Зачем нужна матрица ответственности
Как cоздать RACI: пример
Что входит в топ самых популярных ошибок при создании RACI
Читайте в наших рассылках
Больше статей
про анализ предприятия
Нажимая кнопку «Отправить», вы соглашаетесь на обработку персональных данных

Что такое RACI

Получайте статьи почтой
Присылаем статьи раз в 1-2 недели. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Получайте статьи почтой
Присылаем статьи раз в 1-2 недели. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
RACI (матрица распределения ответственности) — это структурированный подход к распределению задач в проекте. Как правило, матрицу оформляют в виде таблицы — такой способ позволяет наглядно и систематически представить распределение ролей по различным задачам проекта.
Задачи проекта необходимо распределить по столбцам, а исполнителей задач — по строкам

Основы RACI-метода

Основная цель инструмента — разграничить ответственности работников через четыре ключевые роли:

  • кто выполняет (Responsible) — один или несколько сотрудников, которые занимаются непосредственно работой;
  • кто утверждает (Accountable) — ответственный за итог, может не только принимать работу, но и исполнять её вместе с R;
  • кто консультирует (Consulted) — советчик по процессам;
  • кто информирован (Informed) — заинтересованные лица, которые хотят получать информацию по проекту.
Классическая расшифровка ролей в матрице ответственности
Такой метод помогает предотвратить ситуации, когда несколько участников решают одну и ту же задачу, конфликтуют и теряют из фокуса другие обязанности по проекту.

В чём разница между R и A в RACI

Группа vs Одно лицо
Обязательно условие рабочей матрицы RACI заключается в том, что ответственность за результаты проекта не делится между участниками и лежит только на одном человеке. А вот за выполнение задачи могут отвечать сразу несколько исполнителей.

Операционная роль vs Управленческая роль
Responsible ® занимается самым прямым исполнением работы, тогда как Accountable (A) принимает управленческие решения и несёт ответственность за итоги. Так, если A плохо проконтролирует работу всех R и утвердит сырые результаты, недовольство высшего руководства коснётся именно его.

Где строить RACI

Для разработки RACI подойдут программы и сервисы, которые обычно используются для создания таблиц и диаграмм.

  • Microsoft Excel или Google Sheets оптимальны для простых таблиц. В них можно выделять разные роли с помощью цветов и шрифтов.
  • Текстовые редакторы Microsoft Word или Google Docs также позволяют создать матрицу с помощью таблицы.
  • Онлайн-инструмент Lucidchart предлагает шаблоны для проектировки RACI-матриц и других типов организационных диаграмм.
  • SmartDraw — ещё один инструмент для разработки диаграмм и организационных схем, который может быть полезен и для матриц RACI.
  • Asana и Trello тоже помогают в менеджменте проектов, в них можно создать задачи и назначить им статусы из матрицы.
  • MindManager предназначена для создания RACI-матрицы в виде mind map, что может быть удобно для визуализации ролей и ответственностей.

Преимущества и недостатки матриц RACI

Преимущества

Главный плюс матрицы ответственности — это ясность ролей. С RACI руководителю больше не придётся метаться в поисках ответственных за задачи в проекте.

Модель RACI также помогает избежать путаницы среди коллег, потому что каждый сразу видит, кто чем занят и к кому обратиться с вопросом. Благодаря этому не нужно каждый раз отвлекать руководителя и просить разъяснений. В результате команда экономит время и добивается большей согласованности в работе.

Недостатки

  • Как и любая новая система, матрица потребует времени и усилий на внедрение и отладку.
  • Принципы RACI могут быть не сразу понятны команде, и участникам понадобится несколько этапов объяснений — мало кто готов гибко и добровольно подстраиваться под новшества.
  • Сотрудники, которым досталась роль Informed, могут получать слишком много ненужной информации.
  • Матрица требует регулярных обновлений, если в проекте или команде происходят изменения. И если вовремя не внести корректировки, инструмент сразу перестанет быть актуальным.
Достоинства и недостатки RACI-метода
Это непростой метод. Узнать о нём подробнее можно в нашем мощном материале.

Модификации матрицы RACI

Иногда процессы требуют больше, чем четыре роли. В таких случаях к традиционной модели RACI прирастают дополнительные буквы.

Поддержка — support (S). Облегчает задачу главных исполнителей.
Аббревиатура RACI с добавлением роли помощника (S)
Аудитор — verifier (V) и подписант — signatory (S). Первые разыскивают несоответствия регламентам и расхождения с установленными правилами. Вторые одобряют итоги работы или обязывают доработать до стандарта.
Аббревиатура RACI с участием аудитора (V) и подписывающего результаты проекта (S)
Проверяющий — quality (Q). Отвечает за более универсальную проверку качества итогов проекта.
Аббревиатура RACI c участием контролирующего качество результата (Q)
Вне проекта — out of the loop (O). Эти сотрудники не участвуют в работе. Их отмечают, чтобы никто случайно не вовлёк лишнего участника в проект.
Аббревиатура RACI с пометкой на сотрудниках, которых не нужно вовлекать в работу (O)

Зачем составлять матрицу RACI?

RACI может быть полезным инструментом управления проектом в шести основных случаях.

1. Запуск проекта. На старте RACI помогает чётко определить роли и обязанности всех участников.

2. Сложная разработка. Матрица RACI — это незаменимый инструмент, когда работа включает в себя множество задач и вовлекает большое количество специалистов и заинтересованных лиц.

3. Неопределенность в обязанностях. Матрица ответственности поможет разобраться в ситуации, когда в команде царят сумбур и путаница с обязанностями и задачами.

4. Изменения в проекте. Модель позволяет быстро обновлять и уточнять роли, когда в работе или команде происходят значительные изменения.

5. Управление рисками. Матрица помогает командам предотвращать ошибки и соблюдать сроки проектов за счёт чёткого распределения ответственности.

6. Регулярный проект. RACI пригодится в повторяющихся или стандартных проектах. Она создает шаблон распределения ролей, который может использоваться снова и снова.

Когда RACI не нужна?

  • Создавать матрицу поздно, когда проект доведён до финальных этапов. В таких случаях RACI бесполезна, ведь роли и задачи в команде уже устоялись.

  • Кризисные ситуации — тоже не лучшее время для проектирования матрицы. Во время кризиса руководство компании должно принимать быстрые решения, а RACI требует медитативной работы с большим объемом данных.

  • Модель будет только мешать в проектах, где процессы и задачи недостаточно формализованы и требуют творческого подхода.

  • Но хуже всего создавать матрицу после конфликтов и недоразумений, которые уже произошли в команде и повлияли на проект. Не стоит надеяться, что RACI воскресит тёплый климат в коллективе и устранит последствия — этот метод может быть полезен только для предотвращения будущих проблем.

Пример создания матрицы

Представим такую ситуацию. Команда успешно завершила трудный проект по разработке CRM-системы для крупного клиента. Чтобы отблагодарить всех за упорный труд, руководитель проекта решил организовать праздничное корпоративное мероприятие. Для этого он использовал матрицу RACI, которую составил за шесть шагов.

Шаг 1. Определение задач проекта

Прежде всего, руководитель прописал приоритетные задачи в столбцах таблицы. В них вошли:

  • выбор даты корпоратива;
  • выбор и бронь места для проведения;
  • подготовка расписания развлечений;
  • согласование меню;
  • заключение контрактов;
  • сбор обратной связи после мероприятия.

Шаг 2. Назначение участников

В таблице руководитель записал в строки ключевых участников: себя, координатора от ресторана, ответственного за конкурсы, ответственного за меню и сборщика обратной связи.

Шаг 3. Распределение ролей

Для каждой из шести задач руководитель распределил роли. Например, при выборе даты корпоратива за утверждение времени отвечал координатор от ресторана, руководитель утверждал даты, а остальные находились в статусе «информируемых».

Шаг 4. Заполнение матрицы

В итоге распределения у руководителя получилась заполненная таблица.
Каждый участник может видеть как собственный статус, так и статус коллег по проекту

Шаг 5. Согласование

Руководитель провёл встречу со всеми ответственными лицами, где объяснил пожелания, выслушал предложения, скорректировал планы с учётом обратной связи и утвердил окончательный вариант проекта.

Шаг 6. Контроль и обновление

Вплоть до дня корпоратива руководитель постоянно курировал выполнение задач, обновлял матрицу и информировал об изменениях всех ответственных.

Популярные ошибки при построении матрицы ответственности RACI

Чаще всего при разработке матрицы RACI допускают следующие ошибки:

  • один R вовлечён в несколько задач одновременно — это допустимо, только если задачи простые;
  • во всём проекте у сотрудника нет роли R или А, только I и С — нужно взвесить, необходим ли процессу такой участник или лучше перегруппировать команду;
  • больше одного A у задачи — это может привести к разногласиям в оценке итогов задачи;
  • слишком много ролей у одного лица — в редких случаях сотрудник может одинаково успешно отвечать за все задачи разом;
  • переизбыток консультантов и информируемых — такой подход тоже может перегрузить согласование промежуточных итогов.
Подпишитесь на наш Telegram-канал!
Рассказываем о важных материалах про корпоративные финансы и делимся полезными подборками
Хотите эффективно контролировать бизнес?
Попробуйте «Финансист» бесплатно и контролируйте
KPI наиболее результативно →
Что ещё почитать?
02.10.2024
13.09.2024
06.09.2024