Главная
→
Блог
→
Про бизнес
→
Фонд оплаты труда (ФОТ): что это, состав, расчёт и роль в компании

Фонд оплаты труда (ФОТ): что это, состав, расчёт и роль в компании

Страхование бизнеса — инструмент управления рисками

Фонд оплаты труда предприятия — самая большая статья расходов и вечная дилемма для CFO. Собственник требует экономить, а команда — повышать зарплаты. Добавьте сюда налоговые реформы и растущий МРОТ, и бюджетирование превращается в стресс-тест.

Резать зарплаты — значит, потерять лучших. Бездумно раздувать бюджет — получить кассовый разрыв. Где баланс?

Сегодня разберём, что такое фонд оплаты труда и как превратить ФОТ из головной боли в управляемый инструмент.

Содержание материала:

◉ Что такое ФОТ
◉ Чем ФОТ отличается от фонда заработной платы (ФЗП)
◉ Зачем собственнику знать о фонде оплаты труда
◉ Что входит в фонд оплаты труда
◉ Что не входит в ФОТ
◉ Как рассчитывать фот: методы расчёта фонда оплаты труда
◉ Планирование фонда оплаты труда
◉ Анализ фонда оплаты труда
◉ Оптимизация фонда оплаты труда
◉ FAQ по фонду оплаты труда

Что такое ФОТ

ФОТ — это полная сумма расходов на персонал за конкретный период. Причём это не только сумма окладов. Сюда входят затраты на работника с момента, когда мы решили его нанять, и до момента, когда он от нас ушёл.

Берём на работу руководителя отдела продаж с окладом 150 000 рублей. На бумаге это 1,8 млн в год. Но для CFO расчёт другой: 1,8 млн (оклад) + 450 000 (квартальные премии за KPI) + 679 500 (страховые взносы, ~30,2%) + 140 000 (отпускные) + 50 000 (ДМС) + 100 000 (обучение). Итого, стоимость сотрудника для компании — ~3,22 млн рублей в год. Именно эту цифру закладываем в бюджет и берём для анализа.

В российской практике мы привыкли к термину ФОТ, но в МСФО прямого аналога нет. Ближайший по смыслу стандарт — IAS 19 «Employee Benefits», который описывает все виды вознаграждений сотрудникам.

Чем ФОТ отличается от фонда заработной платы (ФЗП)

Затраты на СП целесообразно разделить на две группы.

Зачем собственнику знать о фонде оплаты труда

Для собственника и финансового директора ФОТ — это вложения, которые помогают достигать целей бизнеса. И контроль над ФОТ — это не только про сокращение издержек.

Связь со стратегией

ФОТ напрямую зависит от планов компании. Хотите выйти на новый рынок? Нужны дорогие спецы, и в ФОТ нужно заложить деньги на зарплаты и бонусы. Управляя ФОТ, вы можете посчитать, во сколько обойдётся компании реализация той или иной бизнес-идеи.
Оценка отдачи

Затраты на персонал — это инвестиции. Анализируя, как соотносятся ФОТ и выручка, мы понимаем, окупаются ли наши вложения в людей. Если ФОТ вырос на 15%, а выручка — только на 5%, это повод разобраться, что не так с производительностью или мотивацией.
Управление рисками

Раздутый ФОТ может потопить компанию, когда на рынке штормит. Грамотное планирование, резервы на бонусы и анализ сценариев («что, если выручка упадёт на 20%?») помогают подстелить соломки и управлять этими рисками.
Позиция в рынке

Сравнивая ФОТ с зарплатами в других компаниях, вы понимаете, насколько конкурентоспособны условия. Это помогает привлекать и удерживать сильных спецов, которые делают результат.

Что входит в фонд оплаты труда

CFO важно видеть не только формальную структуру по ТК РФ, но и картину затрат для управленческого учёта. Условно, состав фот можно разделить на три большие группы.

Базовые выплаты

Это регулярные расходы, напрямую связанные с выполнением работы. Это «ядро» ФОТ, которым мы управляем через системы мотивации и грейдов.

Оклады и тарифные ставки

Постоянная, предсказуемая часть. Основа, на которую «навешивается» всё остальное. Для CFO это база для расчёта минимальной стоимости команды.
Премии и бонусы

Переменная часть, привязанная к KPI, продажам и выполнению проектов. Это главный инструмент влияния на результат. При планировании ФОТ на 2026+ год важно помнить, что для топ-менеджеров с годовым доходом свыше 2,4 млн рублей часть бонуса будет облагаться НДФЛ по повышенной ставке (15−22%), что снижает его ценность «на руки».
Доплаты за условия труда

Выплаты за сверхурочную работу, ночные смены и вредность. Часто это «незапланированный» рост ФОТ из-за авралов или неэффективной организации процессов. Для CFO — это индикатор проблем в операционке.
Оплата простоев

Если сотрудник не работает по вине компании (например, сломалось оборудование), мы также платим 2/3 среднего заработка. Это прямой убыток, который раздувает ФОТ без отдачи.

Дополнительные выплаты

Это выплаты, которые не связаны напрямую с выполнением работы здесь и сейчас, но гарантированы законом. Их нужно прогнозировать и резервировать.

Отпускные

Рассчитываются из среднего заработка за 12 месяцев. Это плановый расход, который легко заложить в бюджет.
Больничные

Здесь важен нюанс: только первые 3 дня болезни сотрудника оплачивает компания из своих средств. Эти суммы входят в наш ФОТ. Начиная с 4-го дня, пособие платит Социальный фонд России (СФР). Для нас это означает, что затяжные болезни не так сильно бьют по бюджету компании.
Выходные пособия

Выплачиваются при увольнении по сокращению штата или ликвидации компании. Это разовый, но часто крупный расход, который нужно закладывать в стоимость проекта по реструктуризации.

Важно: Пособия по беременности и родам («декретные») и по уходу за ребёнком до 1,5 лет полностью выплачиваются из средств СФР 2. Они не входят в ФОТ компании. Наша задача — только правильно оформить документы.

Зарплатные налоги: как считать по-новому

Главные изменения коснулись налогов. Разберёмся, как это влияет на расчёты.

НДФЛ: прогрессивная шкала с 2025 года

С 2025 года в России действует 5-ступенчатая прогрессивная шкала НДФЛ. Чем выше доход сотрудника, тем выше ставка налога.

Важно для CFO: повышенная ставка применяется не ко всему доходу, а только к сумме превышения. Но даже с учётом этого, при годовом доходе сотрудника в 6 млн рублей (500 тыс. в месяц) эффективная ставка НДФЛ составит уже не 13%, а ~5,5%. Это нужно учитывать при планировании ФОТ и разработке мотивации.

Страховые взносы: рост нагрузки с 2026 года

Здесь два изменения.

Рост предельной базы. В 2026 году она составит 2 979 000 рублей (в 2025 — 2 759 000 рублей). До этой суммы мы платим взносы по ставке 30%, сверх — по ставке 15,1%.
Отмена льгот для МСП. С 2026 года большинство малых и средних предприятий теряют право на пониженный тариф 15% с выплат сверх МРОТ. Льгота сохранится только для компаний из приоритетных отраслей (например, обрабатывающие производства).

Для большинства компаний из реестра МСП с 2026 года стоимость персонала вырастет. Если раньше с зарплаты в 100 000 рублей вы платили ~22 000 рублей взносов (по льготному тарифу), то теперь будете платить 30 000 рублей. Это рост нагрузки на ФОТ на 36%, и это нужно заложить в финансовую модель на 2026 год.

В управленческом учёте, как и раньше, мы считаем «расширенный ФОТ»: начисленная зарплата (с НДФЛ внутри) + страховые взносы. Но теперь каждый из этих компонентов требует более детального расчёта.

Что не входит в ФОТ

Если выплата не является вознаграждением за труд, она не входит в ФОТ.

Дивиденды;Это распределение прибыли между собственниками, а не плата за работу;Даже если учредитель работает директором, его зарплата — это ФОТ, а дивиденды — нет. Два разных экономических потока Выплаты по ГПХ и самозанятым;Это оплата услуг внешних подрядчиков, а не штатных сотрудников;Это отдельная статья расходов («Услуги подрядчиков»). Смешивание с ФОТ искажает себестоимость штатной команды и среднюю зарплату Командировочные (суточные);Это компенсация расходов сотрудника в поездке, а не зарплата;Важно: оплата труда за дни командировки входит в ФОТ, но суточные — нет. Это подотчётные средства Материальная помощь;Социальная выплата, не связанная с выполнением трудовых обязанностей;Относится к социальным расходам, а не к оплате труда Пособия за счёт СФР;Декретные, пособие по уходу за ребёнком, больничные с 4-го дня оплачиваются Социальным фондом;Компания — посредник. Включать такие выплаты в ФОТ — грубая методологическая ошибка Компенсации расходов сотрудника;Это возмещение затрат (авто, связь, инструменты), а не доход;Не относится к оплате труда: сотрудник не зарабатывает эти деньги, а лишь получает компенсацию расходов Расходы на обучение;Это инвестиции в развитие персонала, а не оплата текущей работы;В управленческом учёте выделяется отдельной статьёй — «Обучение и развитие персонала»

Чёткое разделение ФОТ и других выплат, связанных с персоналом, помогает правильно считать себестоимость, оценивать производительность труда (выручка на сотрудника) и не раздувать базу для начисления страховых взносов там, где это не требуется. Для управленческой отчётности полезно иметь общую статью «Расходы на персонал», куда войдут и ФОТ, и обучение, и ДМС, и другие «не-ФОТные» выплаты. Но внутри этой статьи ФОТ должен быть выделен отдельно.

Как рассчитывать фот: методы расчёта фонда оплаты труда

Единой «правильной» формулы не существует. Выбор метода зависит от цели: планируют ли в компании будущее или анализируют прошлое.

Метод 1. Нормативный (сверху вниз) — для планирования и бюджетирования

Этот метод используется для составления бюджета на будущий период (год, квартал). Он помогает получить укрупнённую, но достаточно точную оценку предстоящих расходов. Правильно рассчитать фонд оплаты труда в организации можно по формуле.

Разберём компоненты.

Среднесписочная численность (СЧ)

Это не только количество сотрудников на начало года. СЧ учитывает все движения персонала: приём, увольнение и декретные отпуска. Для годового плана СЧ рассчитывается как сумма СЧ за каждый месяц, делённая на 12. Этот показатель нужно брать из кадрового плана.
Средняя зарплата

Это плановый показатель, который учитывает не только текущие оклады, но и плановые индексации, повышение грейдов.
Резерв на премии и бонусы

Самая сложная часть. Об этом поговорим отдельно ниже.
Страховые взносы

Накручиваются на всю сумму плановых выплат с учётом регрессивной шкалы и изменений законодательства (например, отмены льгот для МСП с 2026 года).

Допустим, в компании плановая СЧ на год — 50 человек. Средняя плановая зарплата (оклад + регулярные доплаты) — 120 000 ₽. Плановый фонд годовых бонусов — 10 млн ₽. Компания не является льготником по взносам.

Годовой фонд окладов: 50 чел. x 120 000 ₽ x 12 мес. = 72 млн ₽
Общая база для взносов: 72 млн ₽ + 10 млн ₽ = 82 млн ₽
Страховые взносы (упрощённо): 82 млн ₽ x 30% = 24,6 млн ₽
Итого плановый ФОТ: 72 млн ₽ + 10 млн ₽ + 24,6 млн ₽ = 106,6 млн рб.

Этот метод хорош для быстрой оценки и защиты бюджета перед собственниками, но не даёт детализации.

Метод 2. Расчёт по системам оплаты труда (снизу вверх) — для фактического анализа

Этот метод используется, чтобы посчитать ФОТ по фактическим итогам месяца или квартала. Он точен, так как основан на данных из учётки. ФОТ здесь — это сумма всех начислений каждому сотруднику. Расчёт зависит от системы оплаты труда, принятой в компании.

Учёт премий и бонусов: принцип «максимальной планки»

При планировании переменной части ФОТ финансовые директора часто совершают ошибку и закладывают в бюджет «средний» или «ожидаемый» размер бонусов. Это опасно: если отдел продаж перевыполнит план, бюджет треснет, что приведёт к кассовому разрыву.

Правильный подход — консервативное планирование. В бюджет нужно закладывать максимально возможную сумму бонусов, которую компания обязуется выплатить при достижении 100% (а лучше 110−120%) всех KPI.

Почему это работает

Создаётся резерв

У вас всегда есть деньги на выплату бонусов. Это сохраняет мотивацию команды.
Защита от кассового разрыва

Вы не окажетесь в ситуации, когда на счетах нет денег для выполнения обязательств перед сотрудниками.
Положительные отклонения

Если команда не выполнила план на 100%, невыплаченная часть бонусного фонда становится экономией, которую можно направить на другие цели или зафиксировать как дополнительную прибыль.

Планирование фонда оплаты труда

Планирование ФОТ — это ежегодный стресс-тест для любого финансового директора. С одной стороны давит собственник и требует сократить издержки. С другой — HR и руководители отделов, которые просят повысить зарплаты и бонусы, чтобы удержать таланты. А сверху ложатся новые «подарки» от государства в виде растущего МРОТ и налоговых реформ.

Поэтому грамотное планирование ФОТ — это не про выстраивание системы, которая связывает стратегию компании, кадровый план и мотивацию в единый, управляемый и предсказуемый финансовый механизм. Разберём, как это сделать.

Интеграция с финансовым планом: ФОТ как часть мастер-бюджета

План по ФОТ — это производная от трёх документов.

Стратегия компании

Куда мы идём? Открываем новые рынки, запускаем новый продукт, внедряем автоматизацию? От этого зависит, сколько и каких людей понадобится.
Кадровый план

Это оцифрованная стратегия в головах и руках. HR-директор даёт данные по плановой численности, текучести, индексации зарплат и пересмотру грейдов.
Система мотивации

Коммерческий директор и руководители подразделений дают KPI и бонусные сетки, от которых зависит переменная часть ФОТ.

Задача CFO — собрать эти данные и встроить в мастер-бюджет компании, связав с БДР (Бюджет доходов и расходов) и БДДС (Бюджет движения денежных средств). План по ФОТ предприятия напрямую влияет на операционную прибыль и определяет, хватит ли у бизнеса денег на выплату зарплат в нужный момент.

Влияние минимального размера оплаты труда (МРОТ) и изменений в законодательстве

Государство регулярно подкидывает новые переменные для наших моделей. В 2025—2026 годах изменений два.

1. Резкий рост МРОТ

Рост МРОТ — это не только необходимость поднять зп самым низкооплачиваемым сотрудникам. Это запускает «эффект домино». Если зарплата уборщицы приближается к зарплате младшего спеца, вся система грейдов «едет».

Чтобы сохранить справедливость и мотивацию, придётся индексировать оклады и для более высоких должностей. Рост МРОТ на 20% может легко превратиться в рост ФОТ на 5−10% по компании, и это нужно заложить в бюджет.

2. Налоговая реформа

Как мы уже обсуждали, чтобы планировать ФОТ на 2025−2026 годы, мы обязаны учесть:

прогрессивную шкалу НДФЛ (13−22%). Она влияет на итоговую сумму «на руки» для высокооплачиваемых сотрудников и может потребовать пересмотра бонусных схем.
отмену льгот по страховым взносам для МСП. Для большинства малых и средних компаний нагрузка на ФОТ вырастет на треть.

Особенности планирования бонусных и переменных выплат

Переменная часть ФОТ — самая опасная с точки зрения планирования. Как мы уже говорили, закладывать в бюджет «средний» или «ожидаемый» процент выполнения KPI — прямой путь к кассовому разрыву. Потоу консервативный подход — единственно верный.

Определите «потолок»

Вместе с коммерческим директором и руководителями отделов определите максимально возможный бонус, который может получить сотрудник или отдел. Например, при выполнении плана продаж на 150%.
Заложите максимум в бюджет

Эту «потолочную» сумму вы закладываете в план по ФОТ и резервируете в БДДС.
Управляйте отклонениями

Если план выполнен на 100%, а не на 150%, у вас образуется положительное отклонение — экономия. Эту экономию можно направить на другие цели или зафиксировать как дополнительную прибыль. Если же вы заложили 100%, а команда сделала 150%, вы ищете деньги, чтобы покрыть незапланированный расход, что гораздо хуже.

Анализ фонда оплаты труда

Нет смысла анализировать фот через десятки показателей. Для регулярного контроля хватит трёх, которые дают 90% информации о состоянии дел.

Доля ФОТ в выручке

Это главный индикатор, который показывает, какую часть заработанных денег мы отдаём на содержание команды.

Как интерпретировать

Единой нормы нет. Для IT-компании с высокой маржинальностью и 70% ФОТ в выручке — это норма, а для торговой компании с низкой наценкой и 15% — уже много. Поэтому сравнивать себя нужно с:

самим собой в прошлом. Если показатель стабилен или снижается — всё в порядке. Если он растёт — это красный флаг;
отраслевыми бенчмарками. Это ориентиры, которые помогают понять, находитесь ли вы в рынке.

Более точный показатель — доля ФОТ в выручке, очищенной от себестоимости (в торговле) или прямых материальных затрат (в производстве). Ориентир здесь — 15−25% 2. Этот показатель лучше отражает нагрузку на маржу.

Доля ФОТ в прибыли

Этот показатель измеряет, какую часть прибыли «съедают» расходы на фот. Он важен для низкомаржинальных или убыточных бизнесов.

Если этот показатель выше 100%, значит, компания тратит на зарплаты больше, чем зарабатывает. Это прямая дорога к банкротству.

Выручка на одного сотрудника: показатель производительности труда

Это показатель производительности труда, который отвечает на вопрос, сколько денег генерирует в среднем один сотрудник.

Как интерпретировать

Абсолютное значение этого показателя мало что говорит. Важна динамика и сравнение.

Сравнение с прошлыми периодами. Если выручка на сотрудника растёт, значит, производительность труда увеличивается. Если падает — мы либо наняли слишком много людей, либо стали работать менее эффективно.
Сравнение между подразделениями. Почему в одном отделе продаж выручка на менеджера 5 млн ₽ в месяц, а в другом — 3 млн ₽? Этот показатель помогает выявлять лучших и худших.
Сравнение с конкурентами. Если у конкурента выручка на сотрудника в 1,5 раза выше, это повод задуматься: возможно, у них лучше автоматизированы процессы.

Интерпретация динамики показателей и причины отклонений

Вот краткая шпаргалка для финансового директора.

Что не так с показателем

Возможные причины (гипотезы для проверки)

Доля ФОТ в выручке растёт

1. Выручка падает, а ФОТ — нет. Продажи просели, но фиксированные оклады остались прежними.

2. Опережающий найм. Набрали много новичков под будущий рост, но они пока не генерируют выручку.

3. Индексация зарплат. Зарплаты повысили, а выручка не успела вырасти пропорционально.

Выручка на сотрудника падает

1. Неэффективный найм. Новички не справляются или слишком долго выходят на плановую производительность.

2. Проблемы в продажах. Мало лидов, слабая конверсия, сбой в маркетинге или работе отдела продаж.

3. Рыночная ситуация. Падение спроса, сезонность, ухудшение внешних условий.

Оптимизация фонда оплаты труда

У собственников слово «оптимизация» — синоним слова «сокращение». Услышав, что доля ФОТ в выручке выросла, они хватаются за топор и требуют «резать косты» — уволить 10% персонала и урезать премии остальным. Но такой «метод мясника» в лучшем случае даст краткосрочный эффект, а в худшем — приведёт к уходу сотрудников, падению качества и провалу стратегических целей.

Грамотная оптимизация ФОТ — это не про сокращение, а про повышение эффективности каждого рубля, вложенного в персонал. Задача — не просто ампутировать затраты, а настроить систему так, чтобы она стала более гибкой, устойчивой к кризисам и нацеленной на результат. Ниже разберём три подхода.

Как снизить постоянную часть затрат и увеличить переменную

Структура ФОТ, в которой 90% — это фиксированные оклады, ригидна и опасна. Когда выручка падает, вы всё равно обязаны платить те же оклады, что быстро съедает прибыль и может привести к кассовому разрыву.

Чтбы уменьшить фот, нужно сделать его гибким и привязать к финансовым результатам. Если бизнес зарабатывает много — сотрудники получают бонусы. Если кризис — расходы на персонал автоматически снижаются.

Почему это работает

Для коммерческого блока (продажи, маркетинг)

Пересмотреть соотношение оклад-бонус. Вместо схемы 80/20 перейти на 60/40 или даже 50/50. Да, это может потребовать увеличения бонусной части при перевыполнении плана, но это «хорошие» расходы — мы платим из дополнительно заработанной прибыли.
Для бэк-офиса (бухгалтерия, HR, юристы)

Внедрить командные KPI, привязанные к эффективности бизнеса или конкретного отдела. Например, для бухгалтерии это может быть скорость закрытия периода, для HR — процент укомплектованности штата или текучесть персонала.

Но нельзя впадать в крайности. Зарплата, которая на 100% будет состоять из переменной части, демотивирует и противоречит ТК РФ. Сотрудник должен иметь «подушку безопасности» в виде адекватного оклада. Здоровая пропорция — это когда оклад покрывает базовые потребности, а бонус помогает хорошо зарабатывать при достижении результатов.

Ревизия штатного расписания и исключение дублирующих функций

Штатное расписание со временем имеет свойство «зарастать жиром». Появляются дублирующие функции, раздутые отделы и должности, которые были актуальны пять лет назад, но сегодня не создают ценности.

Нужно провести аудит организационной структуры и убедиться, что каждый сотрудник и каждая должность работают на достижение стратегических целей.

Как это сделать

Функциональный анализ

Вместе с руководителями подразделений опишите, какие функции выполняет каждый сотрудник. Не должностные инструкции, а задачи.
Поиск дублей и «сирот»

Ищите функции, которые дублируются в разных отделах. И наоборот, ищите «бесхозные» задачи, за которые никто не отвечает.
Оценка ценности

Задайте себе вопрос: если мы уберём эту должность, что изменится? Если ответ «ничего», это кандидат на оптимизацию.

Результат — не обязательно увольнения. Ревизия может показать, что некоторых сотрудников нужно переобучить и перевести на другие роли, какие-то отделы — объединить, а где-то, наоборот, нанять дополнительного специалиста, чтобы закрыть «дыру» в процессах.

Внедрение автоматизации для снижения трудозатрат

Эффективный и долгосрочный способ оптимизации ФОТ — заменить рутинный ручной труд технологиями. Это помогает снизить трудозатраты на выполнение повторяющихся операций, высвободив время сотрудников для интеллектуальных и творческих задач.

Где искать потенциал для автоматизации

Бухгалтерия. Распознавание и обработка первички (RPA), автоматическая сверка с контрагентами, формирование отчётности.
HR. Автоматизация подбора (парсинг резюме, скрининг), кадровый электронный документооборот (КЭДО).
Продажи. Внедрение CRM для автоматизации отчётности, скоринга лидов и управления воронкой.

Как продать идею собственнику можно через ROI. Посчитайте, сколько часов ручного труда экономит автоматизация, умножьте на стоимость часа сотрудника и сравните с затратами на внедрение ПО. Как правило, инвестиции в автоматизацию окупаются за 6−12 месяцев, а эффект от них остаётся на годы.

Почему простое сокращение зарплат — путь в никуда

Когда CFO предлагает урезать зарплаты на 10%, он запускает смертельную спираль.

Уходят квалифицированные и востребованные на рынке спецы, которые не будут терпеть унизительного сокращения

Они уйдут к конкурентам, которые предложат им больше.
Остаются худшие

В компании остаются те, кто не может найти другую работу — наименее мотивированные и компетентные.
Падает производительность

Оставшиеся сотрудники демотивированы, лояльность к компании падает. Они начинают работать «спустя рукава» или искать новую работу.
Снижается выручка

Падение производительности и уход людей ведут к снижению качества продукта, ухудшению сервиса и, как следствие, к падению выручки.

В итоге через полгода компания оказывается в ещё худшем положении, чем до «оптимизации». Поэтому системный подход, направленный на повышение эффективности, а не на слепое сокращение, — единственный правильный путь для дальновидного финдиректора.

FAQ по фонду оплаты труда

Собрали четыре частых вопроса, которые финансовые директора обсуждают с коллегами в кулуарах конференций.

Почему простое сокращение зарплат — путь в никуда

Забудьте про официальные методики Росстата. Они нужны для отчётности, а не для управления. Для финансового директора правильная формула одна:

Важное здесь — «Полный ФОТ». Сюда включают всё то, что предприятие тратит на сотрудника:

оклад, премии и бонусы;
отпускные и первые три дня больничного;
и страховые взносы работодателя (30% до предельной базы).

Этот показатель, который часто называют «Total Cost to Company», отражает стоимость сотрудника для организации. Если вы считаете среднюю зарплату «на руки» или даже «гросс» (до вычета НДФЛ), то обманываете сами себя, занижая расходы в финмодели на 30%.

Можно ли включать премии и бонусы в ФОТ

Нужно. С точки зрения управленческого учёта любая выплата сотруднику за труд — это часть ФОТ. Название — премия, бонус, тринадцатая зарплата или материальная помощь к отпуску — неважно. Разница — в методе планирования.

Регулярные премии (ежемесячные, квартальные) можно прогнозировать с высокой точностью на основе KPI и включать в плановый ФОТ.
Годовые бонусы и опционы — волатильная часть. Их нужно планировать отдельной строкой, закладывая консервативный сценарий (например, 120−150% от плановых KPI), чтобы избежать кассовых разрывов в конце года.

Как изменения в МРОТ влияют на фонд оплаты труда

Рост МРОТ запускает «эффект домино», который влияет на ФОТ, а не только на зарплаты низкооплачиваемых сотрудников.

Вы обязаны поднять зарплаты всем, кто получает меньше нового МРОТ. Это увеличивает их ФОТ (зарплата + взносы).
Чтобы сохранить справедливость и структуру грейдов, вы вынуждены поднимать зарплаты и тем, кто получал чуть больше МРОТ. Иначе вчерашний стажёр начинает получать столько же, сколько руководитель. Эта волна индексаций прокатывается по всей компании, раздувая ФОТ.

Как понять, не слишком ли велик ФОТ в компании

«Слишком велик» — это оценочное суждение. Правильный вопрос для CFO: «Эффективен ли ФОТ?». Чтобы ответить, нужно сравнить себя с тремя точками.

С собой в год-два назад

Посмотрите на динамику «Доля ФОТ в выручке». Когда он растёт из года в год, значит, траты команды обгоняют рост бизнеса. Это тревожный сигнал.
С рынком

Сравните свою долю ФОТ в выручке с отраслевыми бенчмарками. Если вы в IT и тратите на ФОТ 30% выручки, то, скорее всего, недоплачиваете и рискуете потерять людей. Если вы в торговле и тратите 40% — вы тратите слишком много.
С конкурентами

Проанализируйте показатель «Выручка на одного сотрудника». Если у прямого конкурента в 1,5 раза выше, это значит, что его команда работает эффективнее. Возможно, у него лучше автоматизированы процессы, и он достигает того же результата меньшим числом людей.

ФОТ не бывает «слишком большим» или «слишком маленьким» в вакууме. Он бывает эффективным или неэффективным. И задача финансового директора — постоянно измерять эту эффективность и повышать её.