Как «Финансист» помогает в работе финансового директора?

Бесплатно. Навсегда

Подробнее

Делитесь пользой — получайте бонусы!

Расскажите коллегам и партнёрам о «Финансисте» и получите 50 000 ₽ за каждого нового клиента

Платим 50 000 ₽
за рекомендацию

Как получить 50 000 рублей за рекомендацию сервиса?

✅

Вы получаете 50 000 рублей!

✅

демонстрация, ведение, консультирование, поддержка клиента — всё остаётся за нами;

✅

мы общаемся с клиентом и продаем подписку;

вы рекомендуете «Финансист»
клиенту и приводите его к нам;

✅

Всё очень просто:

Оставляя свои данные, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и правилами обработки персональных данных

Главная
→
Блог
→
Про бизнес
→
Как оптимизировать расходы без ущерба для бизнеса

Как оптимизировать расходы без ущерба для бизнеса

Страхование бизнеса — инструмент управления рисками

Когда ключевая ставка двузначная, а валюты скачут как на американских горках, бизнес естественно переходит в режим экономии. Это нормально — думать о расходах полезно и в спокойное время, а в турбулентности это вопрос выживания.

Наука подтверждает: в периоды нестабильности компании снижают инвестиции и начинают копить деньги вместо того, чтобы вкладываться в развитие. В такой ситуации «резать косты» — логичная реакция. Но делать это без системы опасно: можно потерять команду, качество продукта и доверие клиентов.

Грамотная стратегия — не просто сокращать расходы в бизнесе, а оптимизировать. Понять, какие траты двигают бизнес вперёд, а какие тянут вниз. И выстроить процессы так, чтобы получать тот же результат — с меньшими издержками.

В этой статье разберём, как это сделать: от анализа затрат до практических шагов, которые помогут сократить расходы без ущерба для эффективности и роста.

Содержание материала:

◉ Что такое оптимизация расходов, чем отличается от сокращения и какие принципы включает
◉ Как подготовиться к оптимизации расходов
◉ Какие есть стратегии оптимизации расходов
◉ Как в процессе помогают технологии
◉ Какие инструменты помогают в процессе
◉ Какие ошибки чаще всего совершают при оптимизации расходов
◉ Какие есть примеры оптимизации расходов

Читайте в наших информационных рассылках

Больше об управлении бизнесом

Нажимая кнопку «Отправить», вы соглашаетесь на обработку персональных данных

Понятие и принципы оптимизации расходов

Для начала разграничим понятия и цели. В отчётах и на совещаниях их часто путают, что ведёт к ошибкам.

Разница между оптимизацией и сокращением расходов

Сокращение

Это тактика. Быстрая реакция на проблему. Цель — срочно минимизировать отток денег компании. Например, урезать бюджет на маркетинг, заморозить найм или отказаться от офиса. Это даёт мгновенный эффект в отчёте о прибылях и убытках, но вдолгую часто вредит.
Оптимизация

Это стратегия. Цель — не только тратить меньше, но умнее. Оптимизация ищет ответы: «Все ли наши затраты оправданы?», «Можно ли получить тот же результат дешевле?». Этот подход требует анализа и меняет сами бизнес-процессы.

Простой пример
Сокращение — уволить главного маркетолога, чтобы сэкономить на зарплате.
Оптимизация — проанализировать его работу. Рутину — отдать на аутсорс. За специалистом оставить стратегию и контроль.

Цели оптимизации

Главная цель — повысить финансовую эффективность бизнеса. Сделать так, чтобы каждый рубль работал. Из этой глобальной цели вытекают более конкретные:

➜ снизить себестоимость продукта или услуги, чтобы увеличить маржинальность;
➜ высвободить деньги для инвестиций в рост: новый продукт, выход на другой рынок, модернизацию;
➜ повысить устойчивость компании к кризисам и кассовым разрывам;
➜ сделать бизнес-процессы прозрачными и управляемыми.

Основные принципы

Экономия не должна бить по качеству продукта или сервиса. Клиент не должен заметить, что на нём сэкономили.
Системный анализ. Оптимизация — это не разовая акция, а постоянный процесс улучшений.
Анализировать нужно каждый фактор: от аренды до скрепок. И вовлекать в это всю команду.
Никакой интуиции. Каждое изменение расходов — только на основе цифр, а не догадок.

Подготовка к оптимизации: анализ текущих затрат

Перед оптимизацией нужно разобраться, куда уходят деньги. Этот этап — фундамент процесса. Без точных данных любые действия будут похожи на стрельбу с завязанными глазами.

Сбор и структурирование расходов компании

Первый шаг — выгрузить каждую трату за репрезентативный период, например, за последние 6 или 12 месяцев.

Как это сделать

Подход	Описание	Плюсы	Минусы	Кому подходит
Ручной метод (Excel / Google Таблицы)	Выгрузка банковских выписок в .csv или .xlsx, копирование данных из разных систем и сведение в одну таблицу вручную	Бесплатно, гибко — можно настроить под себя	Трудозатратно, высокий риск ошибок, занимает дни	Микробизнес, стартовый этап
Полуавтоматический метод (скрипты и интеграции)	Настройка скриптов, которые автоматически собирают данные из CRM, банковских API и других систем в таблицу или базу данных	Быстрее, меньше ручных ошибок	Нужен IT-специалист, требуется поддержка и доработка	МСБ с техническими ресурсами
Автоматизированный метод (сервисы финучёта)	Использование специализированных решений как «Финансист», которые интегрируются с банками, CRM и сервисами	Данные собираются автоматически, минимизация ошибки, отчёты за пару кликов	Платная подписка	Компании, где важны скорость, точность и масштабируемость

Используйте все доступные источники:

банковские выписки;
данные из онлайн-касс и CRM;
бухгалтерские отчёты — в первую очередь, Отчёт о прибылях и убытках;
авансовые отчёты сотрудников.

Задача — собрать 100% расходов, от закупки сырья на миллионы до оплаты такси за 500 рублей.

Группировка затрат по статьям

Теперь хаос из цифр нужно превратить в упорядоченную библиотеку. Сгруппируйте расходы по понятным статьям. Не стоит делать их слишком много. Для начала хватит 7−10 крупных категорий:

фонд оплаты труда (ФОТ), включая налоги и взносы;
аренда офиса, склад или площади под производство;
закупка сырья и материалов (или товаров для перепродажи);
маркетинг и реклама;
логистика и транспорт;
IT-инфраструктура (серверы, софт, связь);
коммунальные и административные расходы;
налоги (кроме зарплатных).

Разделение на постоянные и переменные расходы

Это ключевое мероприятие, которое помогает понять, как затраты зависят от объёма продаж. Такое разделение помогает посчитать точку безубыточности и понять, какой запас у предприятия запас прочности.

Постоянные расходы

те, которые бизнес несёт, даже если ничего не продано. Например, аренда, оклады администрации, абонентская плата за сервисы. Такие косты не меняются от месяца к месяцу или меняются незначительно
Переменные расходы

те, что напрямую зависят от выручки. Чем больше организация производит или продаёт, тем они выше. Это закупка сырья, сдельная зарплата рабочих, стоимость доставки, комиссия с продаж

Применение принципа Парето

Принцип 80/20 в управлении затратами работает в 80% случаев: 20% статей расходов формируют 80% всех затрат. Задача — найти эти статьи расходов и сфокусироваться на них. Докажем на примере.

Возьмём компанию «Вкусный Кофе» — сеть из трёх кофеен в Москве. Доход растёт медленно, а затраты увеличиваются. Прибыль падает. Владелец собрал траты в таблицу и получил следующий список:

аренда помещений — 1,2 млн;
ФОТ (бариста и управляющий) — 1, 05 млн;
накупка расходников — 800 тысяч;
налоги — 450 тысяч;
маркетинг — 150 тысяч;
коммунальные платежи и связь — 120 тысяч;
обслуживание кофемашинок —80 тысяч;
затрата на эквайринг — 60 тысяч;
канцелярия и бытовая химия — 40 тысяч.

Итого расходов за квартал — 3,95 млн рублей

Применяем принцип Парето и считаем 80% от суммы расходов: 3, 95 млн * 0.8 = 3,16 млн
Смотрим, какие статьи формируют эту сумму.
Складываем самые крупные по порядку:

аренда (1,2 млн) + ФОТ (1,05 млн) + закупка (800 тыс.) = 3, 05 млн

Только 3 статьи из 9 (33% от количества статей) составляют 77% от расходов компании. Это и есть те «жизненно важные немногие».

Владельцу «Вкусного Кофе» нет смысла тратить время на поиск дешевой бытовой химии или смену банковского тарифа. Главные рычаги для оптимизации затрат — это аренда, персонал и закупки. Именно по этим трём направлениям нужно искать решения: вести переговоры с арендодателями, пересматривать смены бариста, искать новых поставщиков молока или договариваться о скидках на кофе.

Основные стратегии оптимизации операционных расходов

Когда анализ готов, и вы знаете главные статьи затрат, пора действовать. Разберём мировые стратегии, которые используют и стартапы в Кремниевой долине, и промышленные гиганты в Германии.

Пересмотр условий с поставщиками

Базовая, но часто игнорируемая стратегия. Не стесняйтесь просить скидку за объём, предоплату или долгосрочный контракт. Изучите рынок — возможно, появились новые игроки с выгодными предложениями.

Не будем голословны: в исследовании The Power of Procurement: A global survey of procurement functions говорится, что снижение затрат (cost savings) является главным приоритетом для 77% руководителей по закупкам.

Переход на удалённую работу или гибрид

Глобальный тренд, ускоренный пандемией. В компаниях поняли, что не всем нужен офис пять дней в неделю. Это прямая экономия на аренде, коммунальных платежах и офисных расходах. Например, IT-гигант Atlassian полностью перешел на удалёнку, назвав это моделью «Team Anywhere», и использует бывшие офисы как коворкинги для редких встреч.

Аутсорсинг непрофильных функций

Бухгалтерия, юристы, IT-поддержка, HR — если это не основной бизнес, отдайте такие задачи на аутсорс профессионалам. Это мировая практика, которая помогает получать доступ к экспертизе и снижать постоянные расходы.

По данным исследования Deloitte’s 2023 Global Outsourcing Survey, сокращение расходов на аутсорсинге остаётся основной движущей силой для 75% респондентов.

Управление запасами

Склад, забитый неликвидом, — это замороженные деньги. Японская система «Точно в срок» (Just-in-Time), придуманная внутри компании Toyota, учит заказывать сырьё и компоненты ровно в тот момент, когда они нужны для производства. Это снижает затраты на хранение и минимизирует риск порчи или устаревания запасов.

Технологические решения для экономии

«Работает — не трогай» — опасная философия, когда речь идёт о технологиях. Пока одни сотрудники вручную копируют данные в Excel, а договоры неделями ездят с курьером, конкуренты внедряют автоматизацию и становятся эффективнее.

Автоматизация бизнес-процессов (RPA)

Роботизированная автоматизация (Robotic Process Automation) — это использование программных роботов для выполнения монотонных, повторяющихся задач, которые раньше делали люди. Робот имитирует действия пользователя: кликает по кнопкам, копирует данные из одной системы в другую, заполняет формы и формирует стандартные отчёты.

Примеры задач для робота:

загрузка банковских выписок в учётку;
формирование счетов и актов по шаблону;
перенос данных о новых клиентах из CRM в 1С;
сбор данных с сайтов конкурентов для анализа цен.

Рынок RPA в России активно растёт. После ухода западных лидеров (UiPath, Blue Prism) нишу заняли российские разработки. Ключевые игроки — PIX Robotics, Primo RPA от «Сбера» и Sherpa RPA — предлагают более доступные лицензии и локальную поддержку, что важно для российского бизнеса. Окупаемость таких проектов часто составляет 6−12 месяцев за счёт прямого высвобождения рабочего времени сотрудников.

Цифровизация документооборота

Отказ от бумажных документов в пользу электронных, имеющих юридическую силу — это не только обмен скан-копиями по почте, а работа через специализированных операторов ЭДО.

В России ЭДО продвигается государством, особенно в части взаимодействия с ФНС. Крупнейшие операторы — «Контур.Диадок», «СБИС» (Тензор), «Такском». Большинство из них легко интегрируются с 1С и другими учётками, что делает переход на ЭДО практически бесшовным.

Прямые затраты

Экономия на бумаге, картриджах, принтерах, услугах курьеров и почты, архивном хранении
Косвенные затраты

Счёт, отправленный через ЭДО, доходит за секунды, а не дни. Это ускоряет оплату и улучшает оборачиваемость капитала. Время сотрудников не тратится на «распечатать-подписать-отсканировать-отправить»

Облако (Cloud)

Это аренда IT-инфраструктуры (серверов, хранилищ, баз данных) вместо покупки собственного «железа», которая помогает заменить часть капитальных затрат (CapEx) на операционные (OpEx). Так, вместо того чтобы покупать сервер за 500 000 рублей, вы платите 10 000 рублей в месяц за аренду. Это высвобождает крупную сумму, которую можно вложить в развитие.

В сезон пиковой нагрузки (например, перед Новым годом) можно быстро увеличить мощности, а в период затишья — уменьшить, платя только за то, что реально используешь. Со своим сервером так не получится.

Также не нужно держать в штате дорогого сисадминистратора для обслуживания железа. Этим занимается провайдер.

После ухода Amazon Web Services и Google Cloud российский облачный рынок переживает бум. Лидеры — Yandex Cloud, VK Cloud, SberCloud, Selectel, которые предлагают и аренду виртуальных машин, и сложные PaaS-решения (платформа как сервис).

Внедрение CRM и ERP

Если отдел продаж до сих пор ведёт клиентов в Excel, а остатки товаров на складе считаются раз в месяц вручную — у бизнеса проблемы. Компания теряете деньги, даже если пока это незаметно. Решение этой проблемы — автоматизировать часть управления бизнесом. Часто говорят о двух типах таких систем.

наводит порядок в продажах и маркетинге. Это единая база, где хранится история общения с клиентом: звонки, письма, встречи и сделки. CRM не даст менеджеру «забыть» позвонить клиенту, автоматически поставит задачу, поможет вовремя выставить счёт. А главное — покажет, какая реклама приводит к продажам, а какая — сливает бюджет. На российском рынке есть решения на любой кошелёк: от популярных «Битрикс24» и amoCRM до отраслевых систем

это уже «тяжёлая артиллерия» для управления всей компанией. Комплекс связывает финансы, производство, закупки, склад и персонал. Для малого и среднего бизнеса полноценная ERP, вроде 1С: ERP, часто избыточна и дорога. Её роль могут выполнять простые и доступные учётки, например, «МойСклад»

Модернизация оборудования

Внедрение таких систем — это не расход, а инвестиция. Они делают бизнес прозрачным, а решения — управляемыми и основанными на цифрах, а не на интуиции.

Это касается не только заводских станков, но и офисной техники. В чём экономия:

новое оборудование, как правило, имеет более высокий класс энергоэффективности;
старая техника ломается чаще и требует дорогих запчастей, которые могут быть уже сняты с производства;
новый станок производит больше продукции в час.

Новый компьютер не «тормозит», и сотрудник не тратит время на ожидание. Например, замена старого фрезерного станка на новый с ЧПУ может сократить время производства одной детали с 30 до 5 минут и снизить процент брака с 10% до 1%. Окупаемость таких инвестиций, несмотря на высокую начальную стоимость, часто составляет 2−3 года.

Оптимизация расходов на персонал

Деликатная тема. Здесь нужно действовать аккуратно.

Гибкие модели занятости

Вместо найма в штат на полную ставку рассмотрите альтернативы: частичная занятость, проектная работа и сотрудничество с фрилансерами. Платформы вроде Upwork или российские аналоги помогают быстро находить экспертов под конкретные задачи без долгосрочных обязательств.
Пересмотр мотивации

Привяжите бонусы к KPI, которые прямо влияют на прибыль компании. Это мотивирует сотрудников не только «работать работу», а думать об экономии и эффективности.
Инвестиции в обучение

Иногда дешевле обучить текущего сотрудника новым навыкам, чем нанимать нового. Это повышает лояльность команды и помогает закрывать кадровые потребности внутренним ресурсом

Оптимизация маркетинговых расходов

Резать бюджет на маркетинг — значит рубить сук, на котором сидишь. Вместо этого нужно анализировать эффективность.

Data-Driven Marketing. Откажитесь от рекламы, эффективность которой нельзя измерить. Используйте сквозную аналитику, чтобы отслеживать путь клиента от первого клика до покупки и знать стоимость привлечения клиента (CAC) по каждому каналу.

Inbound-маркетинг. Вместо «покупки» внимания через прямую рекламу создавайте полезный контент (статьи, видео, исследования), который будет привлекать клиентов сам по себе. По данным HubSpot, пионера этого метода, стоимость лида в inbound-маркетинге в среднем на 62% ниже, чем в традиционном outbound. И компании, инвестирующие в Inbound-маркетинг, получают более высокий ROI (возврат на инвестиции).

Инструменты контроля и мониторинга

Нельзя один раз «всё порезать» и ждать чуда. Чтобы экономия не превратилась в анархию, а улучшения стали системными, нужен постоянный контроль. Разберём три инструмента, которые помогают держать руку на пульсе.

Метод «план-факт»

Это база финансового управления руководство сначала планирует, сколько и на что собирается потратить, а затем сравнивает план с реальностью.

Планирование

В конце месяца вы составляете финансовый план на следующий. На основе анализа прошлых периодов и прогноза продаж вы закладываете лимиты на каждую статью расходов: ФОТ — до 2 млн, маркетинг — 300 тысяч, закупки — 1,5 млн и так далее.

Сбор факта

В течение месяца вы (или автоматизированный сервис) фиксируете реальные траты.

Анализ отклонений

В начале следующего месяца вы сводите таблицу: План / Факт / Отклонение.

Главное в этом методе — не только зафиксировать разницу, а понять причину. Почему мы потратили на маркетинг на 50 тысяч больше? Потому что запустили внеплановую, но успешную акцию, которая принесла дополнительных клиентов. Это хорошее, контролируемое отклонение. А почему перерасход по закупкам? Потому что не договорились о скидке, на которую рассчитывали. Это плохое отклонение, сигнал к действию.

Вести план-факт анализ и считать KPI вручную в Excel — долго и мучительно. Ошибки неизбежны, а на сбор отчётов уходят дни. «Финансист» автоматизирует процесс: сервис собирает «факт» из банков, интегрируются с планами и показывает дашборды с отклонениями и KPI в режиме онлайн. Контролируйте бизнес-процессы с телефона в любой точки мира.

Узнать о сервисе больше

KPI для оценки оптимизации

Чтобы понять, дают ли усилия результат, нужны измеримые показатели — KPI (Key Performance Indicators). Они как приборная панель в автомобиле: показывают скорость, обороты и температуру двигателя. В этом материале выделим только четыре, но вид KPI будет вариьироваться от размера бизнеса до ниши.

Доля расходов в выручке (Cost to Revenue Ratio) показывает, сколько копеек вы тратите, чтобы заработать один рубль. Если этот показатель снижается — вы на верном пути.
Себестоимость единицы продукции (Cost per Unit) — прямой показатель эффективности производства или оказания услуги.
Стоимость привлечения клиента (Customer Acquisition Cost, CAC) считается как все расходы на маркетинг и продажи, делённые на количество новых клиентов. Если вы оптимизировали рекламу, CAC должен снижаться.
Операционная рентабельность (Operating Profit Margin) показывает, сколько прибыли приносит каждый рубль выручки до уплаты налогов и процентов. Рост этого показателя — главный индикатор успешной оптимизации.

Отслеживать эти KPI нужно в динамике — месяц к месяцу, квартал к кварталу.

Этап 3. Предварительно оценить финансовое состояние компании

Ошибки при оптимизации расходов

На пути к экономии легко наделать ошибок, которые в итоге обойдутся дороже сэкономленного. Оптимизация — это хирургическая операция, а не работа топором. Вот четыре самые частые и опасные ошибки.

Необдуманное сокращение важных статей

В панике бизнес часто режет то, что кажется «необязательным» прямо сейчас: маркетинг, обучение персонала, R&D (исследования и разработки) и IT-безопасность. Это стратегическая ошибка.

Сокращение маркетинга приводит к падению потока новых клиентов в будущем. Экономия на обучении снижает компетенции команды и её лояльность. Отказ от R&D лишает компанию будущего продукта. А экономия на кибербезопасности может привести к катастрофическим потерям данных и репутации.

Снижение качества продукции

Самый соблазнительный и опасный путь — сэкономить на том, из чего вы делаете продукт. Например, заменить сырьё на дешёвый аналог, упростить технологию или нанять менее квалифицированных исполнителей.

Клиент может не заметить разницу сразу, но в итоге её почувствует. Кофе станет менее вкусным, платье покроется катышками после первой стирки, а приложение начнёт «глючить». В краткосрочной перспективе вы, возможно, увеличите маржу. Но в долгосрочной — потеряете лояльных клиентов и репутацию, которую восстанавливать гораздо дороже. Как пишет Филип Котлер в книге «Основы маркетинга», «привлечение нового клиента стоит в 5 раз дороже, чем удержание существующего». Экономия на качестве напрямую бьёт по удержанию.

Игнорирование долгосрочных последствий краткосрочной экономии

Экономия на обслуживании оборудования

Пропустить плановое ТО сегодня — значит получить сломанный станок и остановку производства завтра.
Отказ от страхования

Не заплатить за страховку груза или имущества — значит принять на себя риск полной потери в случае инцидента.
Использование нелицензионного ПО

Кажется, что это экономия, но она может обернуться штрафами и проблемами с безопасностью.

Недостаточное вовлечение команды в оптимизацию

Если руководство спускает приказ «с завтрашнего дня экономим на всём» без объяснений, реакция команды будет предсказуемой: саботаж, демотивация и слухи о грядущих увольнениях. Сотрудники, которые непосредственно «работают на земле», часто лучше видят, где можно сэкономить без вреда для дела.

Исследования в области организационного поведения, например, работы профессора Стэнфордского университета Джеффри Пфеффера (книга «Dying for a Paycheck»), показывают, что вовлечённость и психологическая безопасность сотрудников напрямую влияют на продуктивность и финансовые результаты компании.

Когда люди понимают цели изменений и могут на них влиять, они становятся союзниками, а не противниками оптимизации. Объясняйте, зачем вы это делаете, и поощряйте инициативы по умной экономии снизу.

Примеры оптимизации

Теория — это хорошо, но лучше всего учат реальные примеры. Вот как российские компании из разных секторов подходили к оптимизации расходов.

Кейс 1. «ВкусВилл» и оптимизация логистики через отказ от складов

Классическая модель ритейла требует больших распределительных центров для хранения товаров. Это огромные расходы: аренда площадей, зарплаты, коммуналка, техника. Для свежих продуктов — ещё и риск списаний.

«ВкусВилл» отказался от хранения и выбрал модель кросс-докинга. Склады используются только для перегрузки: поставщик привозит товар, его сортируют по магазинам и в тот же день развозят. Часть товаров, особенно ультрафреш, едет напрямую в магазины. Всем управляет IT-платформа, которая прогнозирует спрос, формирует заказы и строит маршруты.

Чего добились в компании

Сокращение затрат на складскую инфраструктуру. Компании не нужны огромные распределительные центры.
Снижение списаний. Продукты попадают на полку магазина максимально быстро, что критически важно для категории fresh.
Высокая оборачиваемость. Деньги не заморожены в складских запасах.

Этот кейс — пример того, как оптимизация бизнес-процесса (в данном случае, логистики) дает колоссальный экономический эффект, а не только точечную экономию.

Кейс 2: «Северсталь» и цифровизация для экономии на производстве

Металлургия — сверхматериалоёмкое и энергоёмкое производство. Даже полпроцента экономии на сырьё или энергии — это сотни миллионов рублей. Основные затраты: сырьё, электроэнергия и обслуживание оборудования.

«Северсталь» сделала ставку на цифровизацию и искусственный интеллект. Для производственных агрегатов создали «цифровые двойники" — математические модели, которые в реальном времени анализируют сотни параметров и могут давать рекомендации по оптимальному режиму работы.

Модели помогают подбирать самую дешёвую смесь сырья для плавки, которая при этом обеспечит нужное качество стали. Датчики на оборудовании собирают данные о состоянии, а ИИ предсказывает поломки задолго до их появления. Это позволяет перейти от плановых ремонтов к ремонтам по состоянию и предотвращать дорогие аварийные простои.

По данным компании, экономический эффект от цифровых инициатив — миллиарды рублей в год. Это пример того, как инвестиции в технологии напрямую снижают себестоимость в капиталоёмкой отрасли.