Top.Mail.Ru
Проверьте эффективность вашего финучёта всего
за 5 минут
Проверьте эффективность вашего финучёта всего
за 5 минут
Объедините всю отчётность из 1С в сервисе «Финансист» без программиста за 5 минут

Что такое инвойс: объясняем простыми словами

25.04.2024
Инвойс используют при подтверждении финансовых операций в международном бизнесе, однако в России к документу часто относятся халатно. Такой подход ведёт к серьёзным угрозам: к спорам с контрагентами, проблемам с таможней или к потере прибыли.

В этой статье простыми словами объясняем, чем является инвойс, какие функции он выполняет, на какие виды инвойс делится и какое содержание документ должен нести.
Определение инвойса
Структура инвойса
Виды инвойса
Значение для бизнеса
Нажимая кнопку «Отправить», вы соглашаетесь на обработку персональных данных
Будем присылать самое интересное раз в 2 недели
Читайте статьи первыми

Определение и назначение инвойса

Получайте статьи почтой
Присылаем статьи раз в 1-2 недели. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Получайте статьи почтой
Присылаем статьи раз в 1-2 недели. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Инвойс (invoice — счёт) — это документ при ведении международного бизнеса, который подтверждает факт сделки, а также содержит данные о стоимости, условиях и иную существенную информацию.

В российском документообороте нет аналогов инвойсу, поэтому документ часто путают со счётом-фактурой, счётом на оплату и квитанцией. Однако все эти бумаги имеют разное назначение.

  • Счёт-фактура нужен для учёта налогов и во время передачи товаров или услуг.
  • Счёт на оплату работает в качестве сообщения покупателю с указанием суммы, которую ему нужно заплатить.
  • Квитанция выдаётся продавцом, чтобы подтвердить оплату.
С чем чаще всего путают инвойс.

Для чего используют инвойс

В России инвойсы используют, если бизнес связан с импортом и экспортом. Документ тесно связан с таможенным контролем и международными валютными операциями.

  • В России при трансграничных сделках инвойс служит основанием для расчёта пошлин и налогов.
  • При сделках с иностранной валютой инвойс обеспечивает монетарный контроль со стороны финансовых служб.

Основные функции документа

Инвойс играет сразу несколько ролей в финансовом управлении предприятием:

  • подтверждает факт сделки между поставщиком и покупателем;
  • является основанием для выставления счёта на оплату;
  • участвует в учёте доходов и расходов, формирования отчётности и расчёта налогов.

Структура инвойса

Инвойс составляет продавец на английском языке или языке той страны, куда импортируется товар. Его можно составить сначала на русском языке, а затем перевести и заверить в бюро переводов.

Основные элементы документа

Можно выделить четыре главных компонента инвойса:

  • идентификационные данные — информация о компании-продавце и компании-покупателе, номер и дата документа;
  • описание товаров или услуг;
  • вся сумма сделки;
  • описание условий транзакций.

Какую информацию нужно указывать в инвойсе

Форма инвойса не регламентирована, поэтому может иметь вид свободно составленного текста или таблицы с семью обязательными атрибутами.

1. Информация о сторонах — полное наименование, юридический адрес и фактическое местонахождение, номер телефона и адрес электронной почты. Данные заполняются и для продавца, и для покупателя.

2. Дата и номер инвойса — день заверения документа, а также номер, который помогает отслеживать операции.

3. Описание товаров или услуг — детальный перечень того, что было предоставлено покупателю: название, описание и характеристики, по которым покупатель может однозначно идентифицировать объект контракта.

4. Количество и цена позволяет увидеть стоимость каждого элемента и общую сумму по договору. В этот пункт включают налоги и другие дополнительные расходы.

5. Условия и сроки оплаты — реквизиты банковского счёта, информация о способах оплаты, дате платежа и порядке передачи предмета сделки.

6. Данные для связи — контактное лицо, номер телефона и адрес электронной почты для уточнений по сделке.

7. Подпись и печать — штамп организации, который подписан ответственным сотрудником.
Обязательные атрибуты для инвойса.
Сведения в инвойсе помогают миновать недоразумения между участниками сделки и государственными органами. Документ позволяет бизнесу планировать денежные потоки и управлять кредиторской и дебиторской задолженностями.

Какие виды инвойсов существуют

Российский бизнес чаще пользуется двумя видами инвойсов — инвойс-проформой и коммерческим инвойсом.

Особенности разных видов инвойсов

Проформа-инвойс — промежуточное соглашение, которое продавец высылает покупателю до сделки. Бумага не считается основанием для транзакций. Она служит уведомлением о будущем контракте, чтобы спланировать и оформить заказ.

Коммерческий инвойс — обязательный документ при сопровождении товара во время международной сделки. Бумага является основанием для транзакций между участниками. Таможня использует коммерческий инвойс для расчёта пошлин и налогов.

Чем инвойсы отличаются друг от друга

Проформа-инвойс отличается от коммерческого инвойса тем, что не имеет юридической силы. Здесь нет чётких условий сделки, для этого документа необязательно указывать сроки и подробные данные. Из-за этого в документе могут отсутствовать некоторые элементы. В противовес проформе можно поставить коммерческий инвойс — обязательный документ.

Значение инвойса для бизнеса

В России бизнес обязан использовать инвойс, если его работа касается импорта или экспорта. С его помощью таможенные органы рассчитывают налоговые отчисления и пошлинные сборы.

Роль инвойсов в управлении бизнесом

Инвойс помогает бизнесу облегчить финансовый учёт операций внутри компании. С помощью документа предприятие также обеспечивает монетарный контроль со стороны финансовых служб государства.

Как инвойсы помогают соблюдать финансовую дисциплину

  • Инвойс обеспечивает юридическую защиту и определяет обязательства сторон.
  • Содержание документа предотвращает финансовые риски и мошенничество.
  • Инвойс позволяет компаниям планировать денежные потоки, учитывать поступления и расходы.
  • Инвойс фиксирует стоимость товаров и параметры сделок, что облегчает сбор отчётов, в том числе перед налоговыми и таможенными органами.

Заключение

Использование и правильное составление инвойсов помогает предотвратить возможные споры и конфликты между контрагентами, а также обеспечить соблюдение таможенных и налоговых требований. Поэтому каждая компания должна уделять должное внимание инструменту, чтобы обеспечивать стабильность и прозрачность бизнеса было проще.
Подпишитесь на наш Telegram-канал!
Рассказываем о важных материалах про корпоративные финансы и делимся полезными подборками
Хотите эффективно контролировать бизнес?
Попробуйте «Финансист» бесплатно и контролируйте
KPI наиболее результативно →
Что ещё почитать?
03.05.2024
25.04.2024
19.04.2024