Что такое инвойс: объясняем простыми словами

Инвойс (invoice — счёт) — это документ при ведении международного бизнеса, который подтверждает факт сделки, а также содержит данные о стоимости, условиях и иную существенную информацию.

В российском документообороте нет аналогов инвойсу, поэтому документ часто путают со счётом-фактурой, счётом на оплату и квитанцией. Однако все эти бумаги имеют разное назначение.

• Счёт-фактура нужен для учёта налогов и во время передачи товаров или услуг.
• Счёт на оплату работает в качестве сообщения покупателю с указанием суммы, которую ему нужно заплатить.
• Квитанция выдаётся продавцом, чтобы подтвердить оплату.

Инвойс составляет продавец на английском языке или языке той страны, куда импортируется товар. Его можно составить сначала на русском языке, а затем перевести и заверить в бюро переводов.

Можно выделить четыре главных компонента инвойса:


• идентификационные данные — информация о компании-продавце и компании-покупателе, номер и дата документа;
• описание товаров или услуг;
• вся сумма сделки;
• описание условий транзакций.

Какую информацию нужно указывать в инвойсе

Форма инвойса не регламентирована, поэтому может иметь вид свободно составленного текста или таблицы с семью обязательными атрибутами.

1. Информация о сторонах — полное наименование, юридический адрес и фактическое местонахождение, номер телефона и адрес электронной почты. Данные заполняются и для продавца, и для покупателя.

2. Дата и номер инвойса — день заверения документа, а также номер, который помогает отслеживать операции.

3. Описание товаров или услуг — детальный перечень того, что было предоставлено покупателю: название, описание и характеристики, по которым покупатель может однозначно идентифицировать объект контракта.

4. Количество и цена позволяет увидеть стоимость каждого элемента и общую сумму по договору. В этот пункт включают налоги и другие дополнительные расходы.

5. Условия и сроки оплаты — реквизиты банковского счёта, информация о способах оплаты, дате платежа и порядке передачи предмета сделки.

6. Данные для связи — контактное лицо, номер телефона и адрес электронной почты для уточнений по сделке.

7. Подпись и печать — штамп организации, который подписан ответственным сотрудником.

Сведения в инвойсе помогают миновать недоразумения между участниками сделки и государственными органами. Документ позволяет бизнесу планировать денежные потоки и управлять кредиторской и дебиторской задолженностями.

Российский бизнес чаще пользуется двумя видами инвойсов — инвойс-проформой и коммерческим инвойсом.

Проформа-инвойс — промежуточное соглашение, которое продавец высылает покупателю до сделки. Бумага не считается основанием для транзакций. Она служит уведомлением о будущем контракте, чтобы спланировать и оформить заказ.

Коммерческий инвойс — обязательный документ при сопровождении товара во время международной сделки. Бумага является основанием для транзакций между участниками. Таможня использует коммерческий инвойс для расчёта пошлин и налогов.

Чем инвойсы отличаются друг от друга

Проформа-инвойс отличается от коммерческого инвойса тем, что не имеет юридической силы. Здесь нет чётких условий сделки, для этого документа необязательно указывать сроки и подробные данные. Из-за этого в документе могут отсутствовать некоторые элементы. В противовес проформе можно поставить коммерческий инвойс — обязательный документ.

В России бизнес обязан использовать инвойс, если его работа касается импорта или экспорта. С его помощью таможенные органы рассчитывают налоговые отчисления и пошлинные сборы.

Инвойс помогает бизнесу облегчить финансовый учёт операций внутри компании. С помощью документа предприятие также обеспечивает монетарный контроль со стороны финансовых служб государства.

Как инвойсы помогают соблюдать финансовую дисциплину

• Инвойс обеспечивает юридическую защиту и определяет обязательства сторон.
• Содержание документа предотвращает финансовые риски и мошенничество.
• Инвойс позволяет компаниям планировать денежные потоки, учитывать поступления и расходы.
• Инвойс фиксирует стоимость товаров и параметры сделок, что облегчает сбор отчётов, в том числе перед налоговыми и таможенными органами.

Использование и правильное составление инвойсов помогает предотвратить возможные споры и конфликты между контрагентами, а также обеспечить соблюдение таможенных и налоговых требований. Поэтому каждая компания должна уделять должное внимание инструменту, чтобы обеспечивать стабильность и прозрачность бизнеса было проще.