Объедините всю отчётность из 1С в сервисе «Финансист» без программиста за 5 минут

Как «Финансист» помогает в работе финансового директора?

Бесплатно. Навсегда

Подробнее

Делитесь пользой — получайте бонусы!

Расскажите коллегам и партнёрам о «Финансисте» и получите 50 000 ₽ за каждого нового клиента

Платим 50 000 ₽
за рекомендацию

Как получить 50 000 рублей за рекомендацию сервиса?

✅

Вы получаете 50 000 рублей!

✅

демонстрация, ведение, консультирование, поддержка клиента — всё остаётся за нами;

✅

мы общаемся с клиентом и продаем подписку;

вы рекомендуете «Финансист»
клиенту и приводите его к нам;

✅

Всё очень просто:

Оставляя свои данные, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и правилами обработки персональных данных

Главная
→
Блог
→
Кейсы
→
От 500 заявок в Excel к автоматизированному учёту: кейс «Регионстройсервис»

От 500 заявок в Excel к автоматизированному учёту: кейс «Регионстройсервис»

Страхование бизнеса — инструмент управления рисками

Компания:

«Регионстройсервис»
Отрасль:

строительство энергетической инфраструктуры
Регион:

Хабаровский край,
Магаданская область
Особенности:

территориально распределённая структура, множество участков работ, сложная логистика
Задача:

автоматизация заявок на оплату, внедрение платёжного календаря, построение отчёта о прибылях и убытках по участкам работ

«Регионстройсервис» — занимается строительством, реконструкцией и обслуживанием ЛЭП и трансформаторных подстанций. Компания поддерживает инфраструктуру снабжения электроэнергией отдалённых посёлков, а также работает в условиях географически разбросанных участков и сложной логистики.

Содержание материала:

◉ Проблемы до внедрения сервиса «Финансист»
◉ Что внедрили и как это стало работать
◉ Результаты внедрения сервиса
◉ Сложности и как их решили
◉ Ключевое во внедрении сервиса

Проблемы до внедрения

Компания сталкивалась с типичными проблемами территориально распределённого бизнеса: не было единой системы контроля, учёт требовал больших трудозатрат, отчётность содержала ошибки.

1. Отсутствие контроля за заявками на оплату
Сотрудники отправляли заявки на оплату по разным каналам: звонили по телефону, писали в мессенджеры, присылали на электронную почту, передавали бумажные документы. В компании не было единого регламента согласования. Руководители не видели, кто инициирует платежи, по каким основаниям и в каком объёме. Ситуация создавала риск несогласованных расходов и снижала финансовую дисциплину.

2. Ручной учёт и высокая трудоёмкость
Экономисты компании вручную собирали реестры платежей в Excel. Они тратили много времени, чтобы свести данные из разных источников. Сотрудники регулярно работали сверхурочно, чтобы закрыть отчётный период.

3. Низкое качество отчётности
Ошибки в отчётах становились стандартной практикой. Экономисты переделывали один отчёт несколько раз. Это снижало доверие к цифрам и затрудняло принятие управленческих решений.

4. Отсутствие управленческого учёта
Финансовая служба вела учёт только по движению денежных средств (ДДС). Компания не формировала отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ), а потому руководство не знало, какие участки работ приносят прибыль, а какие работают в убыток. Не было возможности оценить рентабельность проектов и принять решения по оптимизации.

5. Ручное бюджетирование
Экономисты сравнивали план и факт вручную в таблицах, поэтому процесс отнимал много времени. Оперативно получить план-факт анализ было невозможно.

Внедрения сервиса «Финансист» в компании «Регионстройсервис» реализовала компания «Финрокет» — сертифицированный партнёр «Финансиста» с опытом автоматизации управленческого учёта в компаниях разных отраслей.

Команда «Финрокета» провела анализ бизнес-процессов, настроила архитектуру учёта на базе сервиса «Финансист», обучила сотрудников работе в системе и обеспечила сопровождение на этапе запуска.

Что внедрили и как это стало работать

Вместе с внешним финансовым аналитиком и внутренней финансовой службой компания построила архитектуру учёта на базе сервиса «Финансист». Внедрение включало три ключевых блока: автоматизацию заявок на оплату, платёжный календарь и управленческую отчётность.

Автоматизация заявок на оплату

Компания настроила сквозной процесс от подачи заявки до оплаты. Определили маршруты согласования с обязательным участием руководителей. Теперь каждая заявка требует указания статьи расходов, проекта, объекта и обоснования. К процессу подключили более 30 сотрудников, которые работают на удалённых участках.

Как это работает

Все плановые платежи отражаются в разделе движение «Движение денег» (на скриншоте демонстрационная модель)

“

Раньше люди просто присылали счёт, и бухгалтеры платили. Сейчас так не выйдет. У руководства появилась прозрачность: кто инициировал, зачем, по какой статье, где согласовано.

Представитель финансовой службы компании.

Платёжный календарь

Компания загрузила регулярные платежи и заявки в систему. Затем настроили автоматический расчёт остатков по счетам с прогнозом. И в конце внедрили контроль кассовых разрывов.

Как это работает

Сервис «Финансист» автоматически собирает данные из заявок и банковских выписок, рассчитывает остатки на счетах и прогнозирует кассовые разрывы. Финансовая служба видит ситуацию заранее и может планировать все текущие и срочные платежи. Если компания не сделала платёж в запланированную дату, система автоматически переносит его на следующий день до момента исполнения или корректировки.

Настроить платежи можно через специальный раздел «Платежи» (на скриншоте демонстрационная модель)

Финансовая служба получила возможность прогнозировать кассовые разрывы и планировать платежи. Уменьшился риск дефицита средств на счетах.

“

Раньше об этом узнавали, когда деньги уже закончились. Сейчас видно заранее.

Представитель финансовой службы компании.

Отчёты о прибылях и убытках по участкам

Компания с нуля построила отчёт о прибылях и убытках и настроила детализацию по участкам работ, объектам и статьям расходов.

Как это работает

Данные из 1С автоматически попадают в сервис «Финансист», где система распределяет их по участкам — или другим проектам — и статьям с помощью настроенных правил мэппинга. Руководство видит, какие участки работают с прибылью, а какие — с убытком. Можно детализировать до конкретных объектов и статей расходов, сравнивать участки между собой и анализировать динамику.

Так выглядит отчёт о прибылях и убытках в «Финансисте»: можно настраивать произвольное количество папок и подкатегорий — по объектам, проектам, направлениям. Глубину детализации выбирают в самой компании (на скриншоте демонстрационная модель)

Руководство впервые получило возможность оценить рентабельность по участкам работ. Появилась основа для решений по оптимизации бизнеса.

“

До внедрения мы не могли сказать, кто работает в плюс, а кто в убыток. Сейчас видно — по участкам, по объектам, по статьям.

Анна, финансовый аналитик проекта.

Результаты внедрения

Прозрачность финансовых процессов. Руководство получило полный контроль над заявками на оплату. Теперь каждая заявка имеет обоснование, привязку к проекту и статье расходов. Таким образом, компания исключила возможность несогласованных платежей.

Снижение трудоёмкости. Система автоматически формирует реестры платежей. Экономисты перестали тратить время на ручное сведение данных в Excel и снизили количество ошибок в отчётности.

Контроль прибылей и убытков. Впервые появился отчёт о прибылях и убытках. Руководство в реальном времени видит рентабельность по каждому участку работ и может сравнивать участки между собой.

Контроль кассовых разрывов. Компания прогнозирует кассовые разрывы заранее. Появилась возможность планировать платежи и избегать дефицита средств.

“

«Финансист» — это инструмент, который либо становится основой финансовой дисциплины, либо теряет смысл. Поэтому мы сразу договорились, что ведём систему правильно и системно. Она должна жить — иначе она просто набор экранов.

Алексей Кривосар, независимый консультант по оптимизации бизнес-процессов, руководитель проекта по внедрению сервиса.

Сложности и как их решили

Внедрение любой системы сопровождается сложностями. В проекте «Регионстройсервис» команда столкнулась с четырьмя основными проблемами.

Сопротивление пользователей

Проблема:

Сотрудники привыкли по-старинке отправлять счета на оплату. Новый процесс требует заполнения заявок в системе с указанием статьи, проекта и обоснования.

Решение:

Провели обучение и показали преимущества нового процесса. Руководство поддержало изменения и объяснило необходимость прозрачности. Постепенно сотрудники адаптировались к новому порядку.

Ошибки в аналитике на старте

Проблема:

Некорректные привязки в 1С приводили к ошибкам в отчётах сервиса «Финансист». Данные попадали не в те статьи или проекты.

Решение:

Вместе с финансовым директором устранили ошибки в настройках 1С и правилах мэппинга данных. После корректировки отчёты стали формироваться корректно.

Дублирование процессов в Excel

Проблема:

Часть процессов продолжает дублироваться в таблицах. Сотрудники по привычке ведут параллельный учёт в Excel.

Решение:

Постепенный переход на работу в системе. Курс на отказ от Excel задан. Процесс идёт, но требует времени и контроля.

Развитие функционала системы

Проблема:

Бухгалтеру требуется функция автоматического подбора договора по контрагенту. Сейчас приходится выбирать договор вручную.

Решение:

Компания передала обратную связь по улучшению функционала «Финансиста». Специалисты сервиса взяли пожелания в работу.

Ключевое

Проект в компании «Регионстройсервис» показал, как автоматизация финансовых процессов меняет управление бизнесом. Внедрение сервиса «Финансист» позволило:

получить полный контроль над заявками на оплату и исключить несогласованные платежи;
снизить трудоёмкость учёта и количество ошибок в отчётности;
увидеть рентабельность по участкам работ;
внедрить платёжный календарь и контролировать кассовые разрывы.

Ключевой фактор успеха — вовлечённость команды клиента. Собственник, финансовый директор и консультант по оптимизации бизнеса активно участвовали в проекте. Именно это позволило изменить подход к финансовому контролю.