Как компания по сборке вендинговых аппаратов избавилась от хаоса в финансах и забыла про Excel

Компания сталкивалась со множеством финансовых проблем и организационных сложностей.

• Отчёты в Excel показывали наличие прибыли, но на практике организация постоянно попадала в кассовые разрывы.

• Руководство компании интересовалось в создании новых аппаратов, однако было неясно, где брать деньги на покупку комплектующих. Руководство боялось привлекать инвестиции из-за дорогих кредитов.

• У компании было несколько учредителей и соинвесторов, каждый из которых имел разные доли и базы для расчётов дивидендов.

• В компании не было полноценного бухгалтерского учёта, и вели только налоговую отчётность.

• Банковские выписки нерегулярно попадали в отчёты. Многие расходы проводили за наличный расчёт, без чеков.

• Комплектующие покупали в Китае и на «Авито». Для этого сотрудникам переводили деньги. Если этих средств не хватало, работники закупались на свои, а потом просили вернуть долг.

• Отчёты в Excel переделывали до 26 раз за месяц — они представляли собой смесь начислений и оплат, некорректных формул и различных логик распределения затрат.

• Отчёты создавали на основе данных из рабочего чата. Если сотрудник что-то тратил, он делал пометку. Однако такой регламент соблюдался не всегда.

В компании решили восстановить отчёты за предыдущий год и несколько месяцев текущего года.

Следующим этапом выгрузили в Excel все данные из рабочего чата и добавили статьи и источники платежей — кассу или расчётный счёт.

Затем в сервисе «Финансист» подключили интеграцию с банками по расчётным счетам. Далее полученные счета разобрали по статьям, а также удалили дубликаты платежей из чата. И в итоге получили достоверную информацию: кто и на что тратил наличные.

Часть денег, которые оставались на счетах учредителей, были объявлены их дивидендами. Несогласные с таким решением пошли искать, куда они тратили эти средства. В итоге нашлась приличная сумма неучтённых расходов на нужды бизнеса. Такой подход показал, у кого из инвесторов на руках остались деньги бизнеса и сколько средств вывел каждый из них.

Следующим шагом определили, сколько денег инвесторы могут изымать в виде дивидендов. Для этого в «Финансисте» каждый вендинговый аппарат завели как отдельный проект, прямые затраты распределили по всем проектам, а косвенные — объёму продаж.

Благодаря внедрению «Финансиста» в компании смогли определить общую прибыль и прибыль по проектам. Нашлись автоматы, которые нужно было переместить в другие локации для её увеличения.

После настройки учёта в «Финансисте»:

• данные можно анализировать в любых аналитических срезах;

• сводный отчёт легко перестраивается для анализа разных срезов:

а) по периодам — для понимания общей картины;
б) по проектам — для сравнения;
в) по проектам — в динамике;

• руководство может видеть, сколько денег за конкретный период пошло на проект.

Теперь расходы по наличным можно вносить через мобильное приложение «Финансиста», а по картам физических лиц — через интеграцию с «Дзен-мани». Это позволяет актуализировать ОДДС уже на утро следующего дня.

Руководство компании планирует внедрить согласование платежей и создать финансовый план в сервисе — собранная статистика позволяет собрать максимально точную модель.