Top.Mail.Ru
Автоматизируйте согласование платежей
Бесплатно. Навсегда.
Автоматизируйте согласование платежей
Бесплатно. Навсегда.
Объедините всю отчётность из 1С в сервисе «Финансист» без программиста за 5 минут
КонФин 2024: Финансы бизнеса
4-я ежегодная конференция для финансовых директоров и предпринимателей
15–16 октября

Как компания по сборке вендинговых аппаратов избавилась от хаоса в финансах и забыла про Excel

18.07.2024
Елена Зосим
Редактор «Финансиста»
Григорий Усанов
Главный редактор «Финансиста»
Иван Шестак
Редактор «Финансиста»
Неразбериха в отчётах, бесконтрольные расходы и постоянные кассовые разрывы — типичные проблемы, с которыми сталкиваются многие компании. Ситуация становится ещё хуже, когда инвесторы и учредители бессистемно выводят дивиденды.

В этом материале рассказываем, как «Финансист» помог компании по сборке и эксплуатации вендинговых аппаратов избавиться от хаоса в финансах и организовать прозрачный управленческий учёт.
Содержание материала:

Что происходило в компании
Как внедряли сервис
Чем помогло внедрение сервиса
Какие у компании планы на будущее
Рассказываем в наших информационных рассылках
Больше о плюсах автоматизации управленки
Нажимая кнопку «Отправить», вы соглашаетесь на обработку персональных данных
Финансовый директор, ACCA DipIFR, консультант, ex-CFO в «Теле2», «Азия Цемент», «Юниум», ex-product manager сервиса «Моё дело», автор блога «Где деньги, Оль?»
Получайте статьи почтой
Присылаем статьи раз в 1-2 недели. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Получайте статьи почтой
Присылаем статьи раз в 1-2 недели. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Что происходило в компании

Компания сталкивалась со множеством финансовых проблем и организационных сложностей.

  • Отчёты в Excel показывали наличие прибыли, но на практике организация постоянно попадала в кассовые разрывы.

  • Руководство компании интересовалось в создании новых аппаратов, однако было неясно, где брать деньги на покупку комплектующих. Руководство боялось привлекать инвестиции из-за дорогих кредитов.

  • У компании было несколько учредителей и соинвесторов, каждый из которых имел разные доли и базы для расчётов дивидендов.

  • В компании не было полноценного бухгалтерского учёта, и вели только налоговую отчётность.

  • Банковские выписки нерегулярно попадали в отчёты. Многие расходы проводили за наличный расчёт, без чеков.

  • Комплектующие покупали в Китае и на «Авито». Для этого сотрудникам переводили деньги. Если этих средств не хватало, работники закупались на свои, а потом просили вернуть долг.

  • Отчёты в Excel переделывали до 26 раз за месяц — они представляли собой смесь начислений и оплат, некорректных формул и различных логик распределения затрат.

  • Отчёты создавали на основе данных из рабочего чата. Если сотрудник что-то тратил, он делал пометку. Однако такой регламент соблюдался не всегда.

Как внедряли сервис

В компании решили восстановить отчёты за предыдущий год и несколько месяцев текущего года.
— Несмотря на соблазн начать автоматизацию с чистого листа, нужно было сохранить даже хаотичную информацию — данные представляли слишком большую ценность для принятия решений. Своя накопленная статистика скажет о компании гораздо больше, чем любой бизнес-консультант.

Ольга Головина
Финансовый директор
Следующим этапом выгрузили в Excel все данные из рабочего чата и добавили статьи и источники платежей — кассу или расчётный счёт.

Затем в сервисе «Финансист» подключили интеграцию с банками по расчётным счетам. Далее полученные счета разобрали по статьям, а также удалили дубликаты платежей из чата. И в итоге получили достоверную информацию: кто и на что тратил наличные.
— Много времени ушло на обработку внутригрупповых оборотов, когда деньги переводились от сотрудника к сотруднику. Если мы не видели встречного подтверждения, то просили работника подтвердить перечисление скриншотом. После серии очных ставок и видеозвонков истина была установлена.

Ольга Головина
Финансовый директор
Часть денег, которые оставались на счетах учредителей, были объявлены их дивидендами. Несогласные с таким решением пошли искать, куда они тратили эти средства. В итоге нашлась приличная сумма неучтённых расходов на нужды бизнеса. Такой подход показал, у кого из инвесторов на руках остались деньги бизнеса и сколько средств вывел каждый из них.

Следующим шагом определили, сколько денег инвесторы могут изымать в виде дивидендов. Для этого в «Финансисте» каждый вендинговый аппарат завели как отдельный проект, прямые затраты распределили по всем проектам, а косвенные — объёму продаж.
Сервис помог провести трендовый анализ, сравнить данные в статьях по периодам и проанализировать причины отклонений. Благодаря этому сразу видно, где забыли внести данные.
В сервисе удобно сравнивать статьи по месяцам и периодам и анализировать причины отклонений — сразу видно, где забыли внести данные

Чем помогло внедрение сервиса

Благодаря внедрению «Финансиста» в компании смогли определить общую прибыль и прибыль по проектам. Нашлись автоматы, которые нужно было переместить в другие локации для её увеличения.
Детальное отображение проектов
— Наконец-то верно рассчитали дивиденды, которые, естественно, оказались меньше ожидаемого. Редко встречаю ошибки в учёте, которые занижают прибыль, обычно много неучтенных затрат. А выводили из бизнеса больше, чем зарабатывали, что в совокупности с ростом и повлияло на кассовый разрыв.

Ольга Головина
Финансовый директор
С сервисом больше не будет путаницы, какая сумма закреплена за каждым учредителем
После настройки учёта в «Финансисте»:

  • данные можно анализировать в любых аналитических срезах;

  • сводный отчёт легко перестраивается для анализа разных срезов:
а) по периодам — для понимания общей картины;
б) по проектам — для сравнения;
в) по проектам — в динамике;

  • руководство может видеть, сколько денег за конкретный период пошло на проект.
— В «Финансисте» можно проверить каждую цифру, в любую статью можно «провалиться» и расшифровать, и для этого не нужно просить финансистов. Любой расход в ОПиУ можно связать с оплатой в ОДДС и понять, что начислено, но пока не оплачено. Отчётность стала ясной — собственники могут сами перепроверить данные. Это повышает к доверие к ней. Причём такими навыками можно быстро научиться даже, не владея знаниями в области финансов и программирования.

Ольга Головина
Финансовый директор
Можно отследить подробную информацию по отдельным контрагентам
Drilldown по суммам сделок с контрагентами
Теперь расходы по наличным можно вносить через мобильное приложение «Финансиста», а по картам физических лиц — через интеграцию с «Дзен-мани». Это позволяет актуализировать ОДДС уже на утро следующего дня.

Планы на будущее

Руководство компании планирует внедрить согласование платежей и создать финансовый план в сервисе — собранная статистика позволяет собрать максимально точную модель.
В сервисе можно внести бюджет по статье на месяц. Если заявка, отправленная на согласование, в него не вписывается, это будет сразу видно на диаграмме

Подытожим

  • «Финансист» прекрасно подходит компаниям, которые занимаются арендой, предоставлением услуг, образованием и торговлей.
  • Цена внедрения сервиса гораздо ниже альтернативных программных обеспечений на рынке.
  • Специалисты сервиса курируют каждый шаг и помогают просто и понятно автоматизировать управленческий учёт.
Ваш бизнес масштабируется, и вы хотите:
отказаться от управленческого учёта в Excel и 1С;
консолидировать всю отчётность компании в одной системе;
заранее предотвращать кассовые разрывы;
визуализировать данные с помощью гибких графиков и дашбордов;
перестать путаться в цифрах и показателях.
Приходите на персональную демонстрацию «Финансиста».

За 40 минут наш аналитик расскажет, как работает сервис и чем может быть полезен вашему бизнесу
Подпишитесь на наш Telegram-канал!
Рассказываем о важных материалах про корпоративные финансы и делимся полезными подборками
Что ещё почитать?
02.10.2024
13.09.2024
06.09.2024