Главная

Блог

Кейсы «Финансиста»

Кейс: Финансист + Алгоритм-ТСР

Как IT-компания с 200+ проектами автоматизировала управленческий учёт и выросла с 300 до 600 млн рублей

С чего всё начиналось?

Чтобы понять, зачем «Алгоритм-ТСР» понадобился «Финансист», нужно понять, как появилась компания.

В 2022 году американская корпорация Diebold Nixdorf — один из крупнейших мировых поставщиков решений для розничной торговли — покинула российский рынок. Её подразделение обслуживало IKEA, H&M, «Декатлон», Inditex (бренды Zara, Pull&Bear, Bershka и прочие) и другие. Уход был резким: SAP отрезали в один день, исчезла корпоративная CRM, прекратилась поддержка клиентов.

На базе этой команды и возникла компания «Алгоритм-ТСР: Технологии системы для ритейла» — IT-интегратор, который специализируется на кассовом оборудовании и сервисе для ритейла.

Бухгалтерский учёт в компании в 1С вели аккуратно, но управленческой отчётности не существовало. Поэтому руководство не знало, куда конкретно уходят деньги при ведении более 200 проектов одновременно.

Роберт вместе с генеральным директором сразу сформулировали запросы: бюджет, план-факт, контроль прибыльности по проектам и управление денежным потоком. До 2022 года они это вели в корпоративных системах, но теперь им предстояло воссоздать всё с нуля.

«Финансист» в соцсетях

Содержание

С чего всё начиналось

Как выбирали сервис

Как происходило внедрение

Интеграция и аналитика для маркетплейсов («Файбрекс»)

Восстановление учёта и бюджеты для судостроения

Какие результаты получили

Результаты для компании на⦁маркетплейсах

Результаты для судостроительной компании

Управленческие результаты для обеих компаний

Что дальше

Ключевые проблемы

Непрозрачность по контрактам

Портфель клиентов «Алгоритм-ТСР» был сложным. Например, сеть Calzedonia — это более 50 юридических лиц в рамках одного контракта. Понять, кто из них генерирует прибыль, а кто — убыток, по данным бухгалтерии, было очень трудозатратно.

Риски крупных контрактов

Крупные клиенты давали большой объём, но диктовали жёсткие условия. Например, окно поставки составляло одну неделю, а цена ошибки достигала 15 млн рублей. Без понимания реальной маржинальности по каждому проекту управлять такими рисками было невозможно.

Выплата бонусов менеджерам

Пять менеджеров по продажам получали бонусы в зависимости от прибыльности ключевых клиентских договоров. Чтобы их рассчитать, руководство работало в Excel и пыталось свести данные из 1С, считало маржу по каждому проекту вручную — и неизбежно сталкивалось с конфликтами из-за расхождений в подсчётах.

Запросы «Алгоритм-ТСР»

Формирование бюджета в единой системе;

Контроль исполнения бюджета в форме «План-факт» с детализацией по статьям;

Контроль продаж по статьям «Оборудование», «ПО», «Сервис», «Расходные материалы»;

Контроль прибыльности контрактов в форме «Проектов» и «Групп проектов» для начислений бонусов менеджеров;

Мониторинг прибыльности ключевых клиентских договоров;

Контроль ДДС и планирование платежей, автоматизация подачи заявок для разовых платежей, а также мониторинг статуса согласований и оплаты.

Как смоделировать прибыль проекта

Попробовать бесплатно

Как разносить платежи через ИИ

Попробовать бесплатно

Как контролировать остатки на складе и находить неликвидные товары

Попробовать бесплатно

Как выбирали сервис

С самого начала в компании понимали, что им нужна управленческая отчётность, — опыт работы в крупных международных компаниях с SAP и Microsoft Dynamics оставил чёткое представление о том, как должна выглядеть зрелая финансовая система.
«Алгоритм-ТСР» обратилась к двум крупным подрядчикам по 1С. Оба предложили схожее: высокую стоимость внедрения, высокую стоимость сопровождения, зависимость от программистов при любых изменениях и консервативный интерфейс без дашбордов.

Мы к ним пришли и погрузились в 1993-й год. Мы увидели белый фон бухгалтерской отчётности, которая после всех затрат, потраченного времени и подробных заданий специалистам должна была превратиться в такую же белую управленческую отчётность.

Роберт Йонинс

Исполнительный директор, «Алгоритм-ТСР»

Зависимость от программистов была принципиальным стоп-фактором.

Какую систему выбрать?

Доделать 1С или внедрить «Финансист»? — выбор только за вами. Но для начала сравните, что лучше подойдёт.

Получить сравнение

Роберт сформулировал это как стратегическое требование ещё на старте: если что-то нужно изменить в отчёте, нельзя ждать неделю, пока подрядчик назначит видеозвонок, потом пришлёт человека на «инспекцию», потом возьмёт задачу в работу.

Что решило выбор

«Финансист» предложил принципиально другой опыт. Команда увидела в одном продукте то, что прежде встречала в дорогих корпоративных системах: графики и таблицы в современном интерфейсе, логику формирования отчётности, знакомую по Power BI и Excel Power Pivot, и — главное — возможность настраивать систему самостоятельно, без программистов.

Немаловажным оказался и экономический аргумент: стоимость «Финансиста» оказалась значительно ниже, чем у конкурентов, при более высоком функционале.

Вопрос, который всегда интересует финансового директора: а сколько же будет стоить? Может быть, мы отказались от чего-то дешёвого в пользу чего-то дорогого? Нет. Поскольку мы сами программисты, мы понимали: ты можешь купить лицензию, а дальше есть доработки, адаптация, подгонка под бизнес-необходимость, и то скрытое, что ты не видишь сейчас. Мы оценили всё это. И остановились на «Финансисте».

Роберт Йонинс

Исполнительный директор, «Алгоритм-ТСР»

Как происходило внедрение

Кто внедрял и как преодолели сопротивление

Роберт и генеральный директор выступили движущей силой внедрения.

Если это никому не нужно на самом верхнем уровне, вы потратите 5 миллионов долларов и 5 лет просто впустую.

Роберт Йонинс

Исполнительный директор, «Алгоритм-ТСР»

Главный бухгалтер поначалу отнёсся к новой системе настороженно. Её зона ответственности — регламентированный бухгалтерский учёт, тогда как управленческая отчётность требует иного подхода. Задача руководства состояла в том, чтобы показать: всё, что бухгалтер уже делает в 1С, станет основой для «Финансиста», а не дополнительной нагрузкой.

Я помню глаза главного бухгалтера, когда она поняла, что 1С работает, и к ней претензий нет, она может сдать квартальную и годовую отчётность — а тут ещё надо будет внедрять «Финансист».

Роберт Йонинс

Исполнительный директор, «Алгоритм-ТСР»

После нескольких встреч для обучения и разговоров с командой внедрения сопротивление преодолели. Бухгалтер увидела, что её опыт по форматированию первичных документов в 1С напрямую работает на управленческую отчётность.

Мы наладили связь между 1С и «Финансистом», и показали сотрудникам, что всё, что они делают, будет автоматически разноситься.

Роберт Йонинс

Исполнительный директор, «Алгоритм-ТСР»

Избавьтесь от рутины и ошибок

Консолидируйте данные из своих конфигураций 1С в сервисе «Финансист» без программиста за 20 минут.

Объединить 60+ конфигураций 1С

Кадровик также прошёл через процесс ознакомления с сервисом. Ему показали, как будут стыковаться цифры из «1С:Зарплата и кадры» в управленческих отчётах, после чего он сам стал активным пользователем системы.

Интеграция и аналитика для маркетплейсов («Файбрекс»)

Первым делом для торгового направления настроили интеграцию с 1С и личными кабинетами в маркетплейсах. Система начала автоматически подтягивать себестоимость, данные о продажах и банковские выписки. Самым трудоёмким этапом оказалось создание справочника статей: нужно было правильно прописать правила отнесения расходов. Зато после этого основной объём ручной работы сразу исчез.

ОДДС

Отдельно пришлось решить проблему с дублями карточек (SKU): один и тот же товар продавался на разных маркетплейсах под разными артикулами и штрихкодами, и система поначалу не могла их состыковать. После нескольких итераций с поддержкой «Финансиста» появился механизм автоматического удаления дублей при синхронизации данных.

После того как проблема с дублями ушла, ABC-анализ по SKU и площадкам заработал в полную силу. Система начала сводить данные о продажах с маркетплейсов с себестоимостью из 1С — и показывать, на какой площадке какой товар продаётся лучше, по каким ценам и с какой маржой. Теперь сотрудники, которые занимаются продажами на маркетплейсах, могут самостоятельно провести базовый анализ и раз в одну-две недели пересматривать цены.

ABC-анализ

Дашборд (Анализ выручки)

Восстановление учёта и бюджеты для судостроения

Начальники отделов — те, кто ведёт техническую документацию и разработку, — перестали держать плановые цифры «на листочке в тумбочке».

Теперь они заходят в систему, и каждый видит свой бюджет. Теперь сами гонятся за маржой: где можно сэкономить — экономят, где нужно потратить больше — перераспределяют средства внутри проекта.

Бюджетирование появилось не сразу, но, когда его внедрили, оно изменило логику работы на всех уровнях

Начальники отделов — те, кто ведёт техническую документацию и разработку, — перестали держать плановые цифры «на листочке в тумбочке».

Теперь они заходят в систему, и каждый видит свой бюджет. Теперь сами гонятся за маржой: где можно сэкономить — экономят, где нужно потратить больше — перераспределяют средства внутри проекта.

Проекты

Какие результаты получили

Изменения проявились быстро и в обоих направлениях бизнеса.

Итоги внедрения

Что изменилось в «Файбрекс» после внедрения «Финансиста»

Хочу так же

Оборот

1,8 млн ₽

вернули в оборот за 2 недели, распродав неликвидные остатки

Спрос

+17%

к цене на высокомаржинальные товары без падения спроса

Операционка

5 мин

вместо целого дня на подготовку управленческих отчётов

Аналитика

500 тыс ₽

в год сэкономили на ФОТ, автоматизировав аналитику

Результаты для компании на маркетплейсах

Сократили время на подготовку данных для принятия решений с нескольких часов до минут
Посчитали экономику акции за пару часов, что позволило распродать остатки на 1,8 млн рублей
Подняли цены на основе ABC-анализа на 17% без потери спроса
Перевели пересмотр цен на маркетплейсах в регулярный ритм: раз в две недели

Подробнее

Одно из главных изменений — сократилось время на принятие решений

Раньше, чтобы ответить коллегам на простой вопрос — что происходит с продажами и можно ли менять цены, — нужно было вручную выгрузить таблицы с нескольких маркетплейсов, свести их в единый файл, туда же подтянуть себестоимость. На это уходило много времени. Теперь те же данные собираются за считанные минуты. Особенно это критично во время акций, когда решения нужно принимать здесь и сейчас.

Первый ощутимый финансовый результат пришёл во время «Чёрной пятницы». На складе оставались неходовые остатки — последние размеры носков, шорт и мужских рубашек. Маркетплейс прислал предложение об участии в акции и дал пару часов на ответ.

Дашборд (3)

Раньше такое решение принималось бы на интуиции — собрать вручную актуальные данные за отведённое время было бы невозможно. Теперь команда за несколько минут посмотрела в системе себестоимость, остатки, объём продаж за последний период и рассчитала, выгодно ли участвовать с учётом цены акции и комиссии площадки. В ту «Чёрную пятницу» команда приняла взвешенное решение — и за две недели распродали неликвидные остатки на 1,8 млн рублей, вернув деньги в оборот.

Второй кейс — с полотенцами. Анализ в «Финансисте» показал на них стабильно высокий спрос. Команда перераспределила рекламный бюджет на эту категорию, подняла цену примерно на 17%. Через неделю команда проверила результат с помощью ABC-анализа — спрос не упал, а потому цену оставили на новом уровне, тем самым повысив маржинальность всей товарной группы.

Теперь мы стабильно раз в две недели анализируем цены товаров на маркетплейсах. Проверяем, как идут продажи, как влияет реклама, и что мы можем сделать, какие у нас остатки на складе товара остались и прочее.

Кристина Богатова

Финансовый директор

Результаты для судостроительной компании

Отсекли спонтанные расходы, которые незаметно снижали рентабельность проектов
Навели порядок в согласовании заявок: вся история платежей хранится в одном сервисе и доступна в любой момент
Передали контроль над бюджетами начальникам отделов, теперь они сами следят за маржой прямо в системе
Сняли с финансовой службы значительный пласт операционной работы по контролю расходов

Подробнее

В судостроении жёсткий контроль бюджетов по проектам отсёк спонтанные расходы — канцелярию, сувенирную продукцию, ненужное программное обеспечение, которые раньше попадали в себестоимость проектов и снижали их рентабельность. Согласование заявок на оплату перестало быть хаотичным: вся история — кто подал, кто согласовал, когда оплатили — хранится в одной системе и доступна в любой момент.

Принцип работы стал таким: хочешь что-то потратить — смотришь свой бюджет, но маржа должна оставаться заложенной изначально. Начальники отделов стали сами контролировать это в «Финансисте». Это сняло с меня огромный пласт операционной работы.

Кристина Богатова

Финансовый директор

Дашборд (Динамика показателей)

Управленческие результаты для обеих компаний

Пожалуй, самое важное изменение заключалось в новом подходе к управлению обоими бизнесами

Для собственника, который стоит за обоими бизнесами, в «Финансисте» настроили дашборды с нужными ему показателями. Теперь он самостоятельно заходит и смотрит данные, не обращаясь каждый раз в финансовую службу. Для согласования некоторых заявок ему также настроили мобильное приложение.

Финансовая служба перестала просто собирать отчёты и занялась тем, чем должна — анализом данных и управлением эффективностью.

Что дальше

«Файбрекс» продолжает развивать учёт вместе с ростом бизнеса. В планах — углублённая аналитика по товарным матрицам для вывода новых групп товаров, дальнейшая автоматизация работы с маркетплейсами и расширение возможностей дашбордов.

Кристина активно следит за обновлениями системы и регулярно передаёт пожелания в техподдержку.

«Финансист» очень хорошо подходит под проектную деятельность. И для работы с маркетплейсами это вообще идеальная история. Я думаю, для селлеров, которые могут себе позволить такую систему, система идеальна.

Кристина Богатова

Финансовый директор