Как гостиничная компания в Крыму наладила бизнес-процессы и избавилась от отчётности в Excel

Постепенный рост компании приводит к появлению всё новых и новых бизнес-процессов. Чтобы при развитии не потерять темп и фокус, требуется стандартизировать учёт и автоматизировать сбор данных для принятия решений. Иначе руководители отделов рискуют потонуть в микроменеджменте, а собственники — не получить нужную аналитику.

В этом материале рассказываем, как сервис «Финансист» помог крымской компании перестроить бизнес-процессы, унифицировать учёт и сэкономить время на сборе отчётности.

«Миленти резортс» занимается гостиничным бизнесом и управляет отелями, которые расположены в Крыму на берегах Азовского и Чёрного морей. Каждый комплекс включает множество направлений, в том числе рестораны, бары, спа и многое другое.

В основном для управления и финансового анализа в «Миленти резортс» использовали Excel и 1С. И у каждого ответственного специалиста было своё собственное представление о том, как нужно вести таблицы.

Проблема с Excel также состояла в том, что сотрудники не имели достаточной квалификации для работы в программе. Кто-то ставил точку вместо запятой, а потому суммирование цифр происходило с ошибками. Кто-то открывал файлы и не закрывал, и в итоге данные терялись. Необходимо было настраивать отдельные доступы.

Для получения необходимой информации приходилось ждать очень долго. Например, чтобы узнать, сколько и какого постельного белья было использовано в определённый период, требовалось несколько дней. Это происходило потому, что специалист считал показатель по своей собственной системе.

При этом у компании была собственная система отчётности, в рамках которой финансовый директор на ежедневной основе отправлял собственниками некоторые данные, например, остатки по кассам, на еженедельной основе — поступления. Однако на это уходило много сил и времени топ-менеджера.

В «Миленти резортс» заблаговременно задумались о сервисе, в котором можно объединить учёт. В качестве такой платформы организация рассматривала различные варианты. Пытались использовать систему, которая работает по американскому стандарту USALI. Однако она не подошла из-за стоимости и особенностей интеграций с учётными системами.

В ходе работы специалисты компании столкнулись с тем, что даже если на объектах используется один программный продукт, то его версии могут различаться, а значит, отчётность может быть разной.

Требовалась платформа с гибкой интеграцией. Чтобы решить проблемы с отчётностью, специалисты воспользовались сервисом «Финансист».

У интеграции было две главных цели:
• сократить время на сбор данных из разных источников;
• дать ответственным сотрудникам возможность оперативно получать аналитику.

У «Миленти резортс» два действующих гостиничных комплекса, в которых используют несколько отдельных баз 1С. Параллельно в компании пользуются узконаправленными платформами, например, iiko — для общепита. Кроме того, существуют нюансы ведения учёта гостиничного дела.

Работу с интеграцией решили разделить на три этапа.

1. Синхронизация баз данных.
2. Пересмотр внутренней политики учёта.
3. Получение отчётов.

На момент написания материала, последний пункт находится на стадии реализации.

В начале работы у «Миленти резортс» появилось понимание, что нужно пересмотреть некоторые бизнес-процессы. При выгрузке информации из 1С получилось очень много данных и некоторые из них дублировались.

На непродолжительное время в компании взяли паузу, чтобы наладить операции и заняться созданием единой номенклатурной базы. Сейчас её уже интегрировали в бизнес, и информацию для правил распределения сотрудники берут именно оттуда.

Параллельно в «Миленти резортс» испытывали трудности с согласованием платежей. Изначально работу настраивали через «Битрикс24», однако собственникам не всегда было удобно пользоваться платформой. Решить эту проблему удалось благодаря мобильной версии «Финансиста».

Специалисты «Финансиста» уже помогли настроить отчёт о прибылях и убытках и заканчивают с отчётом о движении денежных средств. Кроме того, в компании настраивают внутри сервиса собственные отчёты, которые характерны для гостиничного дела. Это связано с динамическим ценообразованием у «Миленти Резортс» — руководителям нужно быстро рассчитывать, где предприятие выиграет, а где лучше сэкономить.

Некоторые отдельные показатели находятся на контроле собственников, которым теперь не нужно просить топ-менеджмент посчитать ту или иную метрику. Кроме того, все ключевые данные можно увидеть в одном источнике с помощью удобных дашбордов.