Как инжиниринговая компания в три раза ускорила согласование платежей

Резкое масштабирование предприятия требует нового подхода к сбору управленческой отчётности. Чтобы компания со множеством бизнес-процессов не потеряла темпы развития, ей нужно больше данных для анализа и принятия решений на основе цифр.

В этом материале рассказываем, как сервис «Финансист» помог инжиниринговой компании автоматизировать управленческий учёт и отчётность, перенастроить систему согласования платежей и сократить время на обработку данных.

Бюро инновационных технологий и инвестиций (БИТИ) — инжиниринговая компания, которая специализируется в области водоподготовки, очистки сточных вод любой сложности. Компания успешно сотрудничает с крупнейшими промышленными предприятиями.

Клиентами компании являются городские коммунальные службы и предприятия в сфере энергетики, металлургии и нефтехимии.

Долгое время для управления и финансового анализа в БИТИ использовали Excel. Этого хватало, чтобы один человек мог вести по пять крупных контрактов в год внутри таблиц. Однако в декабре 2022-го компания масштабировалась в несколько раз. И сейчас у неё в работе десятки контрактов, часть из которых государственные.

Для управления экономикой предприятия и анализа большого объёма данных в БИТИ создали специальную финансовую службу. В её задачи вошли настройка систем управленческого учёта, обработка платежей, бюджетирование и планирование. Чтобы оперативно получать отчётность, специалисты воспользовались сервисом «Финансист».

После резкого масштабирования у компании выросло количество проектов, которые требовали тщательного планирования. При этом все контракты оказались дорогостоящими и с длинным сроком исполнения. У каждого из них были свои графики финансирования и трат — все они накладывались друг на друга. Из-за этого планировать бюджет стало довольно проблематично.

Для этого БИТИ в «Финансисте» настроили платёжный календарь, в котором оказались видны все планируемые поступления и расходы по многочисленным проектам.

Компания кардинально поменяла систему согласования платежей. Раньше процесс оплаты занимал несколько дней, заявку на любой платёж нужно было одобрить всем заинтересованным сторонам либо через электронную почту, либо путём прохождения кабинетов. Нередко письма терялись, а документацию приходилось восстанавливать.

Сейчас с «Финансистом» эту задачу автоматизировали — все платежи проходят через сервис по заранее заданным маршрутам. Ответственные лица всегда в курсе, на каком этапе тот или иной счёт. Благодаря этому в компании исключили вероятность того, что какой-то платёж будет пропущен или проведён с опозданием. Теперь все платежи автоматически отражаются в бюджетах проектов и в общем бюджете предприятия.

Руководители подразделений получили больше свободного времени и возможность оценивать свою загрузку в долгосрочной перспективе. Если раньше для одобрения платежа у них были сложные таблицы с реестрами, то теперь — наглядный список со всеми документами.

Затраты в БИТИ складываются из зарплат сотрудников подразделений, накладных и прочих издержек. Причём по каждому из многочисленных проектов расходы отличаются, а потому для аналитики требовались дополнительные усилия. «Финансист» позволил компании начать считать затраты на более глубоком уровне.

Этими данными пользуется топ-менеджмент, чтобы понять, как будет меняться рентабельность того или иного проекта. При этом компании удалось точно подсчитать, сколько стоит каждый месяц задержки работ по каждому проекту, что повлияло на дополнительный контроль над исполнителями.

С помощью «Финансиста» в БИТИ настроили дашборд с показателями, которые руководство отслеживает в реальном времени. Это позволило сэкономить время на мониторинге ключевых метрик, за которыми в компании следят ежедневно.

• Динамика остатков по счетам

Для компании это важно, поскольку предприятие работает с госконтрактами и имеет несколько десятков расчётных счетов.

• Динамика денежного потока

Метрика позволяет ответственным сотрудникам повысить контроль над текущей деятельностью.

• Динамика выручки за текущий год

Для топ-менеджмента этот показатель в приоритете. Он позволяет понять, насколько динамика в моменте отклоняется от плана.

До «Финансиста» в БИТИ управленческий учёт и планирование вели вручную. Однако это не обеспечивало нужную аналитику и оперативность. Теперь информации для принятия решений стало больше. Сейчас в компании заканчивается работа по настройке и адаптации отчёта о прибылях и убытках, а также отчёта о движении денежных средств. В дальнейших планах — настройка KPI сотрудников.