Технологичный аутсорсинг: что недоступно бухгалтерии в штате

Когда речь заходит об автоматизации бухгалтерии, обычно имеют в виду сокращение ручного труда за счёт программ 1С, систем ЭДО или автоматической выгрузки и синхронизации данных. Но это только одна составляющая автоматизации — по-настоящему говорить о технологичной бухгалтерии можно лишь тогда, когда в компании построена система полного цикла бухгалтерского и налогового учёта: от обработки первичных документов до контроля операций и формирования автоматических отчётов для руководителей.

Такой уровень автоматизации технически очень сложно выстроить в штатной бухгалтерии, в отличие от аутсорсинговой компании, у которой достаточно ресурсов и экспертизы, чтобы не только организовать необходимый технологический контур, но и постоянно обслуживать его.

Вместе с нашими друзьями с 1С-WiseAdvice рассмотрим, из чего складывается технологичная бухгалтерия, и почему в штате нецелесообразно выстраивать такой же уровень автоматизации, который доступен на аутсорсинге.

Чем автоматизация в штате отличается от автоматизации на аутсорсинге

И в штате, и в аутсорсинге используют программы 1С, системы электронного документооборота или точечную автоматизацию определенных процессов учёта. Отличие — в масштабе автоматизации и в том, как выстроены процессы бухгалтерии внутри технологического контура.

В штатной бухгалтерии автоматизация сильно завязана на ресурсах компании и конкретных задачах отдела. Например, в компании обрабатывается колоссальное количество номенклатур — из сотни магазинов вся информация о товарах вручную заносится в единую базу 1С. Какие-то данные вовсе не попадают в программу, так как из-за огромного количества товарных единиц бухгалтер начинает ошибаться и вводит неполную информацию в 1С. Тогда руководство понимает, что объём их товарооборота превысил физические возможности бухгалтерии, и заказывает обработку, которая автоматически подгружает все данные с касс в базу.

Такая автоматизация — следствие уже возникшей проблемы, которую уже невозможно решить силами штата. Обычно если бухгалтеры справляются с текущим объемом задач вручную, потребность в автоматизации и не возникает.

На аутсорсинге другой подход — выстроенные системы автоматизации построены так, чтобы охватить все бухгалтерские процессы ещё в начале работы и максимально сократить количество ручных операций и возможных проблем из-за человеческого фактора.

Обычно технологический контур охватывает весь цикл бухгалтерии:

1. Первичные документы оцифрованы и помещены в электронный архив, в котором идёт непрерывная проверка на полноту комплектов документов в хранилище.

2. Эти же документы отражены в учётной программе 1С так, чтобы впоследствии расчёты производились автоматически, а система сама заполняла регламентированные отчёты нужными данными.

3. Любые операции, расчёты и отчёты подвергаются автоматической проверке на правильность формул и используемых данных, все отклонения и ошибки фиксируются для дальнейшего анализа экспертами.

Система выстроена таким образом, чтобы как можно больше операций выполнялось без ручного вмешательства и тем самым сохранялось единое качество учёта, не зависимое от количества исполнителей и объёма задач.

При этом автоматизация на аутсорсинге не означает полный отказ от участия бухгалтера. Задача технологий — максимально освободить рабочее время специалиста от операций, где его экспертиза не требуется. Поручить машине рутину, а самому бухгалтеру — задачи, в которых без его знаний не обойтись.

Аудит финансов перед автоматизацией

Скачайте чек-лист из 60 вопросов и проверьте, готова ли ваша система учёта к внедрению

Получить чек-лист

Почему такой же уровень автоматизации сложно организовать в штате

В теории, внутри компании можно организовать любой автоматизированный процесс, реализованный на аутсорсинге. Однако у компании нет бесконечного запаса ресурсов на внедрение такого же технологического контура и ей приходится решать, какие процессы рациональнее автоматизировать, а какие — оставить ручными.

Это огромные затраты на программы, разработчиков и наём нескольких дополнительных работников в штат. И чаще всего для штатной бухгалтерии такие инвестиции оказываются не сопоставимы с выгодой, которую приносит автоматизация. Поэтому компании и приходится выбирать.

В аутсорсинговой модели же такие затраты оправдывают себя — все автоматические системы и инструменты используются в учёте сотнями клиентов с большими объёмами задач. При перерасчёте на одну операцию выгоднее автоматизировать даже те процессы, которые в штате обычно оставляют ручными.

Есть и существенный организационный фактор. Штатный бухгалтер, в первую очередь, занимается ведением учёта и расчётами. Разработка IT-решений, выстраивание технологического контура и настройка интеграций не являются его основной экспертизой. Чаще всего штатные бухгалтеры не могут самостоятельно понять, как организовать процессы с учётом автоматизации и правильно поставить задачу разработчикам.

Специалисты на аутсорсинге, напротив, знают, как разговаривать с разработчиками «на одном языке» и донести до них то, что нужно для автоматизации процессов. У аутсорсера достаточно компетенции для того, чтобы:

• определить, какую операцию можно передать системе;
• разработать алгоритм выполнения этой операции инструментом автоматизации;
• составить понятное техническое задание для разработчиков;
• проверить внедрение новой системы и убедиться, что всё работает правильно.

А ещё на аутсорсинге есть отдельные специалисты, которые поддерживают новую систему и регулярно обновляют её, что бухгалтерии в штате обеспечить очень затратно.

5 технологий, которые использует провайдер бухгалтерских услуг

Давайте кратко коснёмся основных решений, которые может использовать компания из любой сферы бизнеса. А ещё рассмотрим, как автоматизирован бухгалтерский аутсорсинг в компании 1С-WiseAdvice и какие инструменты используются в работе.

Обработка первичных документов

Первичные документы — один из участков бухгалтерского учета, где особенно заметна разница между ручной организацией работы и технологическим процессом. Важно не только получить документ и отразить его в 1С, но и в любой момент понимать, где он находится, кто с ним работает и принят ли он к учёту.

Для этого в 1С-WiseAdvice используется программный продукт «Процессинг», который в режиме реального времени контролирует наличие и качество первичных документов. По каждому документу сохраняется история его движения — от момента поступления в бухгалтерию до обработки конкретным специалистом и отражения в учётной системе.

Такой подход позволяет видеть не просто итоговую проводку, а весь путь документа. Если документ ещё не обработан, его можно идентифицировать и определить текущий статус. Если он уже принят к учёту, сохраняется связь между первичным документом и соответствующей операцией в бухгалтерской базе.

Отдельное преимущество — цифровая привязка сканов первичных документов к бухгалтерским проводкам. При необходимости конкретный документ можно быстро найти непосредственно из учётной системы и воспроизвести его без поиска по папкам, электронной почте или архивам.

Это не только удобно для самой бухгалтерии, но и позволяет быть уверенным в том, что налоги рассчитаны корректно, а в отчёте представлены все данные.

Сервисы проверки учёта

Автоматизация бухгалтерии не должна ограничиваться вводом документов и формированием проводок. Не менее важна автоматизация контроля любой операции в системе — причём не только перед сдачей отчётности, но и на протяжении всего периода. Именно для этого в технологический контур нужно встраивать специализированные сервисы проверки.

Один из таких инструментов — запатентованная технология 1С-WiseAdvice «Электронный аудитор», которая в автоматическом режиме анализирует базы данных и выявляет ошибки и отклонения от заданных стандартов учёта.

Принципиальное отличие такого подхода от обычной внутренней проверки — в масштабе и регулярности контроля. Штатный бухгалтер, как правило, проверяет операции в рамках закрытия периода. Полностью просматривать массив проводок ежедневно невозможно: это потребовало бы значительного количества рабочего времени. Автоматизированная система, напротив, может проверять весь заданный массив без выборочного контроля и не зависит от загрузки конкретного сотрудника.

При этом алгоритм не исключает проверку эксперта. Выявленные системой ошибки передаются на дополнительную проверку специалисту по тому или иному виду учёта. Эксперт определяет характер ошибки и находит решение проблемы.

То есть контроль на аутсорсинге состоит из двух ступеней — автоматической проверки системы по чётко заданным параметрам и ручной проверки по результатам электронного анализа. Учитывается и соответствие установленным стандартам, и особенности той или иной операции. Профессиональная экспертиза применяется совместно с точным контролем.

Внутренняя среда бухгалтера

В технологичной бухгалтерии важна и организация самой работы бухгалтеров: кто отвечает за конкретную задачу, в какой срок она должна быть выполнена и что происходит, если срок или качество результата не соответствуют установленным регламентам.

На аутсорсинге бухгалтерии каждая поступающая задача фиксируется в «Рабочей среде бухгалтера»: ей присваивается номер, определяются срок исполнения и ответственный специалист. Это относится как к регулярным операциям, так и к разовым запросам. В результате задача не остаётся исключительно в переписке или памяти конкретного сотрудника.

Задачи в работе ежедневно мониторятся внутренними аудиторами. Контролируется не только соблюдение сроков, но и результат выполнения. Если требуется дополнительная проверка или корректировка, это фиксируется в рамках того же процесса.

Такой подход меняет саму логику организации бухгалтерии. Контроль не строится на предположении, что специалист помнит обо всех обязательствах и самостоятельно отслеживает их выполнение. Значительная часть контроля переносится в систему, где видны сроки, ответственные и статус каждой задачи.

Автоматические уведомления для директоров

Руководителю не нужна сама бухгалтерская база — ему нужны своевременные данные для принятия решений. Поэтому следующий уровень автоматизации — автоматически извлекать из базы ключевые финансовые показатели и доставлять их руководителю в удобном формате.

Из учётной системы в 1С-WiseAdvice можно настроить регулярную отправку информации о:

• движении денежных средств на расчётных счетах;
• дебиторской и кредиторской задолженностях;
• налоговых обязательствах и других показателях.

Данные формируются автоматически и поступают на электронную почту или в мессенджер руководителю по заданной периодичности.

При таком подходе директору не нужно каждый раз запрашивать актуальную сумму задолженности, остатки на счетах или состояние расчётов с бюджетом у бухгалтерии. Информация приходит автоматически и находится всегда под рукой — в почте или на телефоне.

Формат отчетов зависит от настроек — это могут быть файлы в формате PDF, Excel или Word. Таким образом, одна и та же учётная информация может использоваться как для быстрого мониторинга, так и для детального анализа.

Личный кабинет сотрудника

Автоматизация внутренних процессов не заканчивается на бухгалтерской системе. Существенная часть операционной нагрузки возникает на стыке бухгалтерии, кадровой службы и сотрудников: оформление документов, согласование заявок, отпуска, командировки, подписание кадровых документов. Если эти действия выполняются через почту, таблицы и бумажные документы, значительная часть работы остаётся ручной.

Личный кабинет сотрудника позволяет перевести эти процессы в единый цифровой контур. Сотрудник получает собственный интерфейс для подачи и отслеживания заявок, работы с документами, согласований, оформления отпусков и командировок. Статус каждого обращения можно контролировать без постоянной переписки с кадровым специалистом или бухгалтерией.

Ключевое преимущество такой автоматизации — маршрутизация согласований. Заявка автоматически направляется ответственным сотрудникам в соответствии с заданными правилами, а результат фиксируется в системе. Это позволяет формализовать процесс и снизить зависимость от того, помнит ли конкретный сотрудник о необходимости передать документ следующему участнику.

Через личный кабинет также можно организовать и кадровый электронный документооборот: выпуск электронной подписи, подписание документов, работу с машиночитаемыми доверенностями и распределение ролей между сотрудниками работодателя.

Заключение

Технологический аутсорсинг отличается от традиционной организации бухгалтерии не самой системой 1С и не количеством используемых программ. Ключевое отличие — в том, насколько большая часть учётного процесса формализована, автоматизирована и находится под постоянным контролем.

Обработка первичных документов, контроль задач, проверка расчётов и регулярная передача финансовых показателей руководителю работают как единая система. При этом технология не исключает бухгалтера из процесса, а освобождает его от повторяющихся операций и позволяет сосредоточиться на задачах, где требуется профессиональная экспертиза.

Поэтому, выбирая между аутсорсингом и бухгалтерией в штате, стоит задуматься, какой уровень автоматизации нужен вашей компании. Если операций мало и бухгалтеры справляются своими силами, можно организовать минимальную автоматизацию в штате. Для более крупных объёмов задач и документов целесообразнее отдать бухгалтерию на аутсорсинг с полным технологическим контуром для автоматизации бухучёта любого масштаба.

Хотите принимать решения по ценам, проектам и бюджетам на основе чётких данных без громоздких Excel-таблиц?

Запишитесь на встречу с нашими аналитиками: разберём вашу текущую архитектуру учёта и за 30 минут покажем, как её улучшить.

Записаться на демо