Как сеть ресторанов минимизировала ошибки в отчётах и начала считать себестоимость блюд

Отслеживать показатели и вести управленческий учёт нужно всем компаниям. Такой подход помогает принимать обоснованные решения, максимизировать прибыль и избегать ошибок.

В этом тексте рассказываем, как сервис «Финансист» помог крупной сети ресторанов собрать отчётность в одном месте и минимизировать ошибки сотрудников.

«Семейная история» — сеть ресторанов с филиалами в Сочи и Санкт-Петербурге. До знакомства с «Финансистом» управленческий учёт в подразделениях вели по-разному: сотрудники могли самостоятельно выбирать удобную им форму. Из-за этого собственник не мог свести отчёты в одном месте.

Все филиалы работали с iiko и «1С:Управленческий учет». В 1С собирали все документы, а Iiko помогала работать с кассой. Некоторые отчёты сводили в Excel, однако руководителям не хватало аналитики. Кроме того, сотрудники иногда ошибались, и отчётность получалась некорректной.

Главным требованием было получить отчётность и аналитику так, чтобы не нарушить привычные процессы с iiko и «1С». При этом компании нужно было соединить отчётность по разным филиалам в одном месте, а также консолидировать финансовую и товарно-учётную системы.

До «Финансиста» компания попробовала поработать с другой системой, однако продукт не удалось адаптировать под нужды бизнеса.

Интеграция проходила долго: правила разнесения настраивали в течение года. Их расписывали под каждую статью расходов. Сама работа заняла около трёх месяцев, однако в связи с сезонностью приходилось брать паузы. Благодаря этому удалось детализировать данные и понять, из чего складываются те или иные значения.

Компания всё ещё продолжает изучать сервис. Уже удалось разобраться в отчёте о прибылях и убытках: в рамках него проводят анализ результатов месяц к месяцу и год к году. Сервис позволяет осуществлять drill-down и быстро понимать, из чего именно складываются цифры.

В «Семейной истории» продолжают пользоваться привычными сервисами: iiko и «1С:Управленческий учёт». После закрытия периода в этих системах данные выгружают в «Финансист», а у руководителей появляется удобный отчёт.

Ручного ввода больше нет: всё загружается автоматически с помощью интеграций. Кроме того, система позволяет быстро находить ошибки сотрудников: если одна из статей была не заполнена в сервисе учёта, это сразу видно. «Финансист» позволяет контролировать другие системы.

Один из главных результатов — возможность отслеживать себестоимость каждого из блюд. Кроме того, удаётся проводить анализ этого показателя: сравнивать значения разных блюд по годам, отслеживать динамику, рассчитывать маржу по каждой позиции.

В «Семейной истории» планируют начать работать с отчётом о движении денежных средств и с дашбордами. Также в планах компании анализировать результаты работы с программой лояльности: у клиентов есть возможность оплачивать часть стоимости блюд бонусами — виртуальными деньгами.