Что такое бюджет с нулевой базой

В прошлых материалах мы уже рассказывали, какой бюджет можно назвать работающим, как его создать и какие с ним сложности бывают. Кроме того, мы рассмотрели нетрадиционные способы управления компанией через драйверную модель и благодаря принципу Beyond Budgeting.

В этот раз вместе с финансовым директором Ириной Пивовар мы решили рассказать про Zero-Based Budgeting — необычный способ бюджетирования из 1970-х, который позволяет сфокусироваться на самых актуальных потребностях бизнеса.

Бюджетирование с нулевой базой (англ. zero-based budgeting, ZBB) — это метод составления бюджета, при котором все доходы и расходы должны заново обсуждаться в начале каждого нового периода.

Автором ZBB считается экономист Питер Пирр. В 1960-х он успешно применил метод в компании Texas Instruments, где работал менеджером, а в начале 1970-х описал его в статье для Harvard Business Review.

После этой статьи ZBB стал одним из самых популярных инструментов менеджмента. В США его использовали около сотни различных структур, в том числе администрация штата Джорджия при губернаторе Джимми Картере. Став президентом США в 1976 году, Картер потребовал, чтобы при составлении бюджетов во всех государственных учреждениях применяли ZBB.

В 1970-х годах метод активно обсуждался, появилось много статей о подходе к нему, однако уже к концу десятилетия увлечённость этим направлением заметно снизилась.

Процесс бюджетирования с нулевой базой включает в себя три этапа.

Процесс начинается с «нулевой базы», будто предыдущего бюджетирования не было. Необходимо проанализировать все текущие потребности и затраты организации. Для каждого вида деятельности нужно составить описание, которое будет согласовываться с общим планом действий.

Затем нужно определить бюджеты в соответствии с потребностями компании на предстоящий период. Это делается независимо от того, были ли предыдущие бюджеты выше или ниже.

Сотрудники должны представлять бюджетные требования таким образом, чтобы деньги можно было распределить в зависимости от той выгоды, которую они принесут. Такой подход подвергает сомнению все прежние допущения и служит инструментом для систематического анализа текущих проектов. Это позволяет отказаться от неликвидных вариантов.

На этом этапе происходит распределение общего бюджета на отделы и проекты в зависимости от их приоритета.

У бюджета с нулевой базой есть ряд преимуществ перед традиционными методами бюджетирования.

Фокус на самых актуальных потребностях
При традиционном методе за основу берут результаты прошлых периодов и добавляют к ним проценты для расчёта текущего периода.

В подходе с «нулевой базой» нет изначально гарантированного объёма финансирования. Составление бюджета по системе ZBB требует новой оценки каждой статьи.

Переоценка расходов
При ZBB действует принцип «ценность за деньги», когда каждый затраченный рубль должен приносить максимально возможную пользу. Поэтому при таком подходе необходимо оправдать каждую строку расходов с точки зрения вклада в достижение целей организации.

Строгая проверка
При использовании ZBB подход к каждой статье бюджета более строг, чем при традиционном методе. Это связано с тем, что традиционный метод предполагает, что бюджет уже оптимален и априори соответствует принципу «ценность за деньги».

Отсутствие старых ошибок
Подход исключает ситуации, когда одна и та же ошибка в бюджетировании повторяется из периода в период. Причина в том, что запросы на финансирование рассматриваются каждый раз заново.

Обоснованность затрат
Все затраты, которые заложены в бюджет по методу ZBB, имеют высокую степень обоснования. Поэтому руководители получают дополнительные возможности для решений увеличить или снизить расходы.

Высокие трудозатраты
Это основной минус метода. Процесс планирования с ZBB занимает гораздо больше времени, чем при традиционном подходе. По итогу затраты на использование ZBB могут превысить выгоды от его использования.

Неточный прогноз
Прогнозирование показателей без данных прошлых периодов может быть менее точным и эффективным.

Обязательная автоматизация
В полной мере подход можно использовать только при очень высоком уровне автоматизации.