Прямые и косвенные расходы: как разделять без ошибок

Разделять расходы обязано каждое юрлицо, которое использует метод начисления. Под ним понимают учёт доходов и расходов при документальном подтверждении сделки. Существует также кассовый метод учёта. Однако в этой статье сконцентрируемся на методе начисления.

Рассмотрим три примера прямых расходов из разных сфер бизнеса.

Производитель одежды
Предприятие закупает сырьё: ткани, нитки, пуговицы и молнии. Материалы идут на производство нескольких моделей одежды. Например, для пошива зимней куртки нужно два метра водонепроницаемой ткани пять молний, десять пуговиц и 20 метров ниток общей стоимостью семь тысяч рублей. Всё это — прямые затраты.

Затраты на эксплуатацию швейной машины для логотипов — это тоже прямой расход.

Застройщик ЖК
Организация покупает цемент, арматуру, кирпичи и другие материалы для строительства. Для одного этажа жилого дома требуется тысяча кирпичей, центнер арматуры и 100 мешков с цементов. Покупка этих ресурсов — прямые затраты.

Помимо расходов на сырьё, деньги уходят на ежедневные выплаты строителям. Параллельно предприятие арендует подъёмный кран. Поскольку использование техники связано со строительством дома — это также прямая затрата.

IT-компания
Прямые расходы разработчика видеоигр на один проект включают зарплату программистов, графических дизайнеров, тестировщиков и звукорежиссеров. Также к таким тратам можно отнести стоимость лицензий на движки и инструменты для дизайна и анимации.

Эти расходы можно приписать к конкретной игре. Поэтому руководители студий могут оценить себестоимость разработанной игры и составить бюджет проекта.

На примере тех же предприятий рассмотрим виды косвенных расходов.

Производитель одежды
В таком производстве косвенный расход — это амортизация швейного оборудования, оплата ремонта машин и зарплата координатора цехов. Такие затраты нельзя напрямую связать с конкретной партией одежды, но они необходимы для производственной деятельности.

Застройщик ЖК
Организация платит за клининг, охрану объекта и строительные вагончики. Эти расходы необходимы для проекта, но они лишь косвенно связаны с возведением конкретного здания.

IT-компания
Разработчик игр может включить в косвенные расходы амортизацию компьютерного оборудования и программного обеспечения, которое необходимо для разработки нескольких проектов одновременно.

Затрата на обучение команды новым методикам также является косвенным расходом, поскольку сотрудники используют новые знания сразу для нескольких проектов.

Главная разница между прямыми и косвенными расходами в том, что прямые затраты неразрывно связаны с производством.

Статья № 318 Налогового Кодекса России относит к этому виду:

• материальные затраты, которые можно определить по статье № 254 НК РФ. ;
• деньги на оплату труда персонала, который участвует в производстве или оказании услуг;
• затраты на пенсионное, медицинское и социальное страхование;
• амортизацию по основным средствам, которые используются при производстве продукции.

Бухгалтер, финансовый консультант и аудитор могут сориентировать в определении такого типа расходов.

Чтобы определить косвенные расходы, нужен поэтапный анализ.

Шаг № 1. Исследование всех затрат бизнеса

Часть из них неразрывно связаны с созданием продукции. Но если расходы не имеют прямой связи с конкретным изделием или услугой, они считаются косвенными.

Шаг № 2. Категоризация расходов

Например, деление их на аренду офиса, зарплату администрации, сервисы и обслуживание оборудования. Траты, которые поддерживают операционную деятельность всего предприятия, и их нельзя точно отнести к изготовлению отдельных товаров — будут считаются косвенными.

Шаг № 3. Разработка методики распределения косвенных расходов по подразделениям и проектам

Например, метод может основываться на полезном сроке службы актива, площади занимаемых помещений или на других критериях, которые позволяют справедливо разделить все затраты между частями бизнеса.

Параллельно нужно регулярно мониторить общий показатель косвенных расходов, чтобы убедиться, что они остаются в разумных пределах и соответствуют процессам.

Просчёты при распределении расходов могут сильно повлиять на экономику компании. Ошибки в этом процессе:

• затрудняют определение точки безубыточности, себестоимости и маржинальности продуктов;
• ведут к некорректному распределению ресурсов, что увеличивает операционные издержки;
• приводят к лишним или недостаточным налоговым отчислениям, что влечёт штрафы и конфликты с надзорными органами;
• мешают принимать обоснованные управленческие решения.

Чтобы определить вид расходов, следует придерживаться нескольких советов.

Разработать чёткую учётную политику
Необходимо разработать и постоянно следовать строгим регламентам распределения расходов. Так организация предотвращает произвольное распределение трат.

Регулярно проводить обучение и аудит
Обучение должно включать изучение и толкование показателей, методов учёта, актуальных законов и внутренних процедур компании. Периодическая организация внутреннего или внешнего аудита помогает находить и исправлять возможные ошибки в учёте расходов.

Документировать расходы
Каждый расход нужно подкреплять документами, например, счетами-фактурами, чеками, договорами аренды. Наличие бумаг помогает подтверждать характер расходов и защищает компанию во время налоговых проверок.

Использовать специальные программы
Многие системы автоматически классифицируют расходы по заданным категориям и помогают отслеживать и анализировать их в разрезе различных бизнес-процессов.

Специальные программы помогают в учёте расходов. В отличие от ручного подхода, риск ошибок с такими системами становится минимальным.

Например, организация может использовать сервис, чтобы автоматически рассчитать стоимость аренды между отделами с учётом площади помещений и количества сотрудников. Такой способ упрощает финансовый учёт в компании.

Такая программа для учёта расходов должна:

• иметь гибкие настройки методов распределения, чтобы подстраиваться под потребности организации;
• интегрироваться с другими финансовыми и операционными системами;
• адаптироваться к изменениям в бизнес-процессах в режиме реального времени.

1. Определите вид расходов — распишите все траты в разрезе проектов и оцените их соотношение.

2. Выберите метод распределения косвенных расходов — используйте тот, который лучше отражает специфику компании.

3. Документируйте каждую трату — ведите детальный учёт расходов. Его можно упростить автоматизацией.

4. Регулярно анализируйте расходы — проверяйте соответствие запланированного и фактического потребления ресурсов, параллельно вносите корректировки.

5. Соблюдайте нормативные требования — убедитесь, что избранные методы распределения соответствуют закону.

Точный учёт расходов важен для определения реального дохода организации. Понимание реальных трат экономит ресурсы, оптимизирует бюджет и улучшает финансовые результаты компании.