Когда казначейство в компании ведётся вручную, рано или поздно приходят сюрпризы: оплата уходит без ведома, лимиты не соблюдаются, а счёт неожиданно пустеет.

Такие ситуации — результат хаоса в управлении деньгами. Мы же сделали так, чтобы в «Финансисте» деньги шли по понятному маршруту: с интеграцией, контролем лимитов и готовыми файлами для банка. Ниже расскажем, как устроен этот процесс.

Сервис подключается к источникам первичной информации. Это может быть iiko, 1С, банковские выписки и другое. Для 1С и банков в сервисе есть прямая интеграция. После подключения на основе этих данных формируются основные управленческие отчёты — прибыли и убытки (ОПиУ) и движение денежных средств (ОДДС).

В «Финансисте» ДДС строится по стандартной структуре:

• три блока по видам деятельности — операционной, инвестиционной и финансовой;
• отдельный блок по перемещениям денег внутри компании и между расчётными счетами группы компаний, где можно учитывать операции за наличный расчет или счета подотчетных лиц;
• остатки денежных средств на начало и конец периода по каждому расчётному счёту с учетом валюты счета.

В рамках каждой деятельности можно создавать тематические папки, чтобы детализировать все поступления и выбытия.

Все данные собираются автоматически с возможностью провалиться в реестр операций и посмотреть, из чего состоит каждая статья. Это избавляет от необходимости прыгать между iiko, выписками и другими системами — всё собрано в одном месте по всем компаниям и направлениям.

Структура ДДС гибкая:

• можно смотреть консолидированно по всей группе компаний;
• или разбить по организациям и проектам;
• и менять период отображения по дням, неделям, месяцам и так далее.

Статей можно создавать сколько угодно, задавать цвет, стиль и группировать по тематикам — параметры настраиваются под конкретную компанию.

В платёжном календаре «Финансиста» можно:

• видеть плановые и фактические платежи;
• отслеживать кассовые разрывы;
• решать, переносить ли платежи или дополнительно вливать средства в компанию;
• контролировать выплату дивидендов;
• фильтровать по датам, компаниям и статьям.

В «Финансисте» есть казначейство с удобным согласованием платежей, и можно настроить маршрут с несколькими участниками.

Инициаторы платежей (сотрудники) создают заявки, указывают дату оплаты, счета, сумму, контрагента и примечания, а также прикрепляют при необходимости подтверждающие документы.

Руководители и другие согласующие получают доступ к заявкам в зависимости от своих прав. Для каждого пользователя можно настроить индивидуальный уровень доступа. Правила маршрута согласования могут зависеть, например, от должности сотрудника или суммы заявки. Так, если сумма превышает лимит, к процессу автоматически подключается директор.

Система показывает уведомления о новых заявках, которые требуют подписи. Руководители могут просматривать детали, утверждать или отклонять заявки. Доступна массовая подпись — это удобно, если заявок много. Также в интерфейсе можно отфильтровать только свои заявки.

Весь функционал работает и через мобильное приложение, и руководители могут управлять согласованиями даже вне офиса. Одобренные заявки попадают в платёжный календарь. Оттуда казначей может:

• сформировать реестр платежей на конкретную дату;
• скачать платёжки в нужном формате для банк-клиента или 1С,
• отправить файл казначею по email или загрузить вручную.

Таким образом исключается дублирование работы и ручной ввод данных — всё автоматизировано.

Вместо хаоса — порядок. Вместо ручных таблиц — автоматизированные процессы. С «Финансистом» деньги в компании двигаются по понятным маршрутам: с интеграцией, лимитами, согласованиями, готовыми файлами для банка и в одном окне.