Главная
→
Блог
→
Про Финансист
→
Как в «Финансисте» устроен блок «Прибыли и убытки» и планирование

Как в «Финансисте» устроен раздел «Движение денег» и «Казначейство»

Страхование бизнеса — инструмент управления рисками

Елена Зосим

Редактор блога «Финансиста»

Иван Шестак

Редактор блога «Финансиста»

Когда казначейство в компании ведётся вручную, рано или поздно приходят сюрпризы: оплата уходит без ведома, лимиты не соблюдаются, а счёт неожиданно пустеет.

Такие ситуации — результат хаоса в управлении деньгами. Мы же сделали так, чтобы в «Финансисте» деньги шли по понятному маршруту: с интеграцией, контролем лимитов и готовыми файлами для банка. Ниже расскажем, как устроен этот процесс.

Содержание материала:

◉ С чего начинается работа
◉ Как устроен отчёт о движении денег (ОДДС)
◉ Как устроено планирование в платёжном календаре
◉ Как работают заявки и согласование платежей (Казначейство)
◉ Можно ли добавлять произвольные формулы и показатели

Читайте в наших информационных рассылках

Больше о возможностях «Финансиста»

Нажимая кнопку «Отправить», вы соглашаетесь на обработку персональных данных

С чего начинается работа: подключение источников и настройка правил

Сервис подключается к источникам первичной информации. Это может быть iiko, 1С, банковские выписки и другое. Для 1С и банков в сервисе есть прямая интеграция. После подключения на основе этих данных формируются основные управленческие отчёты — прибыли и убытки (ОПиУ) и движение денежных средств (ОДДС).

В этом материале остановимся только на ОДДС, а про ОПиУ читайте здесь.

Процесс настройки проходит в три этапа

Настройка интеграции с источниками

А сбор данных компании. По заданному графику данные будут автоматически попадать в «Финансист»

Наполнение отчётов статьями

можно перенести текущую структуру компании, и в «Финансисте» нет ограничений по количеству или типам. Пользователи могут сами создавать и организовывать статьи, присваивать им цветовые метки и менять стиль шрифта и настраивать вид статьи

Прописывание правил мэппинга

какие операции к каким статьям относятся. Эти правила могут основываться на назначении платежа, наименовании контрагента, примечаниях и других данных, которые были получены из исходных систем. Также правила распространяются на все новые и уже существующие операции, что даёт постоянное обновление отчётов

Как устроен отчёт о движении денег (ОДДС)

В «Финансисте» ДДС строится по стандартной структуре:

три блока по видам деятельности — операционной, инвестиционной и финансовой;
отдельный блок по перемещениям денег внутри компании и между расчётными счетами группы компаний, где можно учитывать операции за наличный расчет или счета подотчетных лиц;
остатки денежных средств на начало и конец периода по каждому расчётному счёту с учетом валюты счета.

На скрине показан отчёт «Движение денег» с остатками на конец периода в разрезе расчётных счетов

В рамках каждой деятельности можно создавать тематические папки, чтобы детализировать все поступления и выбытия.

Так выглядит сводный отчёт по движению денег в «Финансисте»: видно все поступления и выбытия по видам деятельности и статьям, в том числе выручку, себестоимость, налоги и прочие расходы. Можно анализировать данные по месяцам и быстро находить отклонения

Все данные собираются автоматически с возможностью провалиться в реестр операций и посмотреть, из чего состоит каждая статья. Это избавляет от необходимости прыгать между iiko, выписками и другими системами — всё собрано в одном месте по всем компаниям и направлениям.

Структура ДДС гибкая:

можно смотреть консолидированно по всей группе компаний;
или разбить по организациям и проектам;
и менять период отображения по дням, неделям, месяцам и так далее.

Статей можно создавать сколько угодно, задавать цвет, стиль и группировать по тематикам — параметры настраиваются под конкретную компанию.

Гибкая настройка структуры отчёта ДДС. Можно задать, как именно отображать данные — по дням, неделям, месяцам, организациям, проектам или расчётным счетам. Уровни детализации настраиваются под задачу

Как устроено планирование в платёжном календаре

В платёжном календаре «Финансиста» можно:

видеть плановые и фактические платежи;
отслеживать кассовые разрывы;
решать, переносить ли платежи или дополнительно вливать средства в компанию;
контролировать выплату дивидендов;
фильтровать по датам, компаниям и статьям.

Данные в платёжный календарь могут быть внесены несколькими способами

Интеграция с 1С и другими системами, где формируются плановые платежи

Точечное добавление единичных платежей

Импорт файлов, например, согласованного бизнес-реестра платежей из Excel

Через согласование платежей

Создание шаблонов платежей для регулярных операций (аренда, фиксированные услуги) с указанием периодичности и правил обработки в случае выпадения на выходные дни

Шаблоны платежей позволяют автоматизировать регулярные операции — аренду, вывоз мусора, охрану и другое. Достаточно один раз задать параметры: периодичность, сумму, статью и контрагента. Платёж будет появляться в нужную дату сам

Как работают заявки и согласование платежей (Казначейство)

В «Финансисте» есть казначейство с удобным согласованием платежей, и можно настроить маршрут с несколькими участниками.

Инициаторы платежей (сотрудники) создают заявки, указывают дату оплаты, счета, сумму, контрагента и примечания, а также прикрепляют при необходимости подтверждающие документы.

В «Финансисте» можно настраивать маршрут согласования заявок на платёж. Видно, кто инициировал заявку, на каком она этапе, кто должен подписать и по какой статье проходит платёж

Руководители и другие согласующие получают доступ к заявкам в зависимости от своих прав. Для каждого пользователя можно настроить индивидуальный уровень доступа. Правила маршрута согласования могут зависеть, например, от должности сотрудника или суммы заявки. Так, если сумма превышает лимит, к процессу автоматически подключается директор.

Так выглядит карточка заявки на платёж: видно дату, сумму, контрагента и счёт, а также остаток по статье и по расчётному счёту. Система сразу показывает, укладывается ли платёж в лимит

Система показывает уведомления о новых заявках, которые требуют подписи. Руководители могут просматривать детали, утверждать или отклонять заявки. Доступна массовая подпись — это удобно, если заявок много. Также в интерфейсе можно отфильтровать только свои заявки.

Сервис показывает, сколько заявок ждут подписи — значок с числом появляется прямо в меню

Весь функционал работает и через мобильное приложение, и руководители могут управлять согласованиями даже вне офиса. Одобренные заявки попадают в платёжный календарь. Оттуда казначей может:

сформировать реестр платежей на конкретную дату;
скачать платёжки в нужном формате для банк-клиента или 1С,
отправить файл казначею по email или загрузить вручную.

Таким образом исключается дублирование работы и ручной ввод данных — всё автоматизировано.

Подытожим

Вместо хаоса — порядок. Вместо ручных таблиц — автоматизированные процессы. С «Финансистом» деньги в компании двигаются по понятным маршрутам: с интеграцией, лимитами, согласованиями, готовыми файлами для банка и в одном окне.

Хотите так же? Запишитесь на бесплатный разбор с нашим экспертом — покажем, как «Финансист» подстроится под вашу компанию и согласует платежи в компании.

Оставить заявку