OPEX: как контролировать операционные расходы

Расходы компании можно разделить на две большие группы — операционные (OPEX) и капитальные (CAPEX). Контроль над OPEX помогает предприятию стабильно работать каждый день, а рациональное управление CAPEX защищает его от покупки бесполезных активов.

В этой статье команда «Финансиста» рассказала об особенностях OPEX, как анализировать показатель и как с его помощью принимать управленческие решения.

OPEX (Operating Expense или Operational Expenditure) — это повседневные расходы компании, которые идут на обеспечение её работы. К ним относятся себестоимость продукции или услуг, а также коммерческие и административные затраты. Например, зарплата работников, аренда помещений, текущий ремонт оборудования. Такие расходы поддерживают производственный процесс компании.

OPEX имеет несколько важных особенностей.

• Краткосрочность. OPEX включает в себя регулярные затраты. К примеру, на коммунальные услуги, расходы на материалы и сырьё.
• Влияние на прибыль. OPEX напрямую влияет на операционную прибыль и маржинальность предприятия.
• Эластичность. Операционные расходы можно корректировать с учётом текущих потребностей.
• Стратегическое значение. От эффективного управления OPEX зависит текущая конкурентоспособность и стабильная работа бизнес-процессов.
• Влияние на активы. OPEX не увеличивает стоимость активов компании и не рассматривается как инвестиции.

К OPEX также относятся услуги аутсорсеров — их предпочитают начинающие предприниматели для экономии средств. Однако это действие также увеличивает зависимость от сторонних лиц и компаний.

При краткосрочном планировании OPEX выгоднее CAPEX. Например, арендовать офис на год дешевле, чем его купить. Однако в перспективе расходы рискуют стать бременем — деньги могут уходить и не увеличивать размер активов.

Анализ операционных расходов помогает определить, насколько продуктивно компания использует свои ресурсы в повседневной жизни. Рассказываем, как это можно сделать.

Шаг № 1. Сбор и категоризация

Соберите все данные об операционных расходах за нужный период, месяц, квартал или год. В список попадёт зарплата, аренда, коммунальные платежи, расходы на сырьё и другие административные и коммерческие расходы.
Затем разделите расходы на категории. Они должны отражать определённую сферу бизнес-процессов, например, производственные затраты или маркетинговые расходы.

Шаг № 2. Анализ

Сравните категории и отдельные расходы по периодам, чтобы найти тенденции и аномалии. Сопоставьте фактический OPEX со значениями в бюджете. Изучите действия, которые привели к этим результатам.
Для каждого периода найдите отношение OPEX к общему объёму продаж. Сравните эти показатели, чтобы выяснить, насколько расходы продуктивны по отношению к доходам.

Шаг № 3. Оптимизация и корректировка

Найдите категории, где можно снизить затраты без ущерба для качества и производительности. Рассмотрите возможность улучшить операционную эффективность, например, через автоматизацию или переговоры с поставщиками.
Примите управленческие решения по корректировке OPEX. Процедура включает в себя изменения в процессах, реструктуризацию или инвестиции в технологии.

Шаг № 4. Прогнозирование, мониторинг и контроль

Составьте прогноз операционных расходов на основе исторических данных в вашей отрасли. Учитывайте план развития компании и внешние факторы.

В повседневной жизни от OPEX зависит стабильная работа предприятия. Приведём несколько практических советов по управлению показателем.

• Разработайте бюджет OPEX на основании исторических данных. Регулярно сравнивайте фактические расходы с плановыми показателями и анализируйте отклонения.
• Внедрите автоматизированные системы, чтобы увеличить производительность и сократить затраты на ручной труд. Установите систему мониторинга и отчётности, которая позволит быстро находить отклонения. Стандартизируйте бизнес-процессы.
• Регулярно ищите области, где можно сэкономить. Поиск и сокращение затрат не должны приводить к ухудшению характеристик продукции или услуг.
• Выстраивайте стратегические отношения с ключевыми поставщиками, чтобы добиться лучших цен и условий. Регулярно пересматривайте и сравнивайте предложения.
• Внедрите системы контроля качества, которые помогут избежать дорогостоящих ошибок и брака.
• Обучайте сотрудников экономить ресурсы и мотивируйте их на уменьшение ненужных трат.
• Используйте энергоэффективные технологии, которые могут снизить затраты на коммунальные услуги. Переходите на более экологически чистые и экономичные ресурсы.