Вести бизнес без чёткой финансовой системы — всё равно что готовить сложное блюдо «на глаз». Рецепт вроде знаешь, но без точных пропорций легко переборщить с солью или недоварить основу.

Бюджетирование в этом примере — это детальная технология приготовления: граммы, минуты, температура. Планирование — это процесс у плиты: пробуешь, добавляешь, регулируешь, чтобы результат был таким, как задумано.

В этой статье вспомним, чем процессы отличаются, почему облачные сервисы редко берутся за полноценное бюджетирование, и как в «Финансисте» реализовано планирование, который помогает держать финансовые показатели под контролем каждый день.

Прежде чем погружаться в разницу между бюджетом и планом, взбодрим знание основ.

Бюджетирование — это система распределения и контроля финансовых ресурсов компании на конкретный период. В России часто ведётся по принципам управленческого учёта и включает четыре элемента.

На практике в РФ бюджетирование ведут в Excel (особенно в малом и среднем бизнесе — гибко, дешево, но с рисками ошибок) и в ERP-системах (1С:ERP, SAP и Oracle — дорого внедрять, зато глубоко интегрировано с учётом). И строят бюджет по четырем принципам.

1. Сценарность — готовят 2−3 варианта бюджета: «всё по плану», «растём быстрее» и "подстелить соломку, если пойдёт хуже".
2. Метод начисления — доход записываем в момент, когда отгрузили товар или оказали услугу, а не тогда, когда деньги реально пришли.
3. Согласование сверху вниз или снизу вверх — либо руководство спускает цифры отделам, либо отделы сами считают и предлагают план.
4. Регулярная проверка — раз в месяц или квартал сверяют, что получилось, с тем, что планировали, и поправляют курс.

А планирование — это когда в компании заранее решают, каких цифр нужно достичь: сколько заработать, сколько потратить и на что. Руководство ставит ориентиры и потом сверяется, получилось или нет. Планы формируются без сложных расчётов ставок и курсов — главное, зафиксировать цели и регулярно смотреть, насколько бизнес к ним продвигается.


Даже если до полноценного бюджетирования компания ещё не доросла, планирование — это must have. Планы помогают держать руку на пульсе: видно, идёт ли бизнес к целям или сбилися с курса, можно быстро заметить просадку в продажах или рост расходов и сразу реагировать. Команда понимает, к каким результатам стремиться, а руководитель в любой момент может подкорректировать планы, если условия на рынке поменялись.

Полноценное бюджетирование в автоматическом виде — это утопия для облачных сервисов. У каждой компании своя финансовая модель, показатели и нюансы:

• один бизнес считает в долях от выручки, другой — в штуках и ставках;
• у третьих предприятий в бюджете учтены курсы валют и ставка ЦБ, а у четвёртых — поток гостей в ресторане или загрузка производственных линий;
• одни компании закладывают в расчёты сезонность и конъюнктуру рынка, другие — нет.

Сделать универсальный инструмент, который учтёт каждый фактор, в 90% нереально. Особенно если бизнес крупный: там бюджеты пишутся под себя внутри ERP или в сложных Excel-моделях, которые годами обкатываются командой.

Поэтому облачные сервисы, включая «Финансист», честно не берутся за "бюджетирование под ключ" — это было бы либо слишком дорого, либо слишком топорно.

Планирование же проще по структуре и при этом даёт бизнесу понятный контроль: вот наши цели, вот факт, вот отклонения. Можно каждый день проверять, где компания находится, и реагировать без сложных расчётов ставок и курсов. Поэтому в облачных решениях именно планирование часто реализуют хорошо, а бюджетирование оставляют на ERP или кастомные модели в Excel.

В «Финансисте» есть отдельный модуль «Планирование» — место, куда вносятся плановые значения. Это не полноценное бюджетирование с расчётами всех макро- и микроэкономических факторов, а инструмент для план-факт анализа.

Инструмент создан для того, чтобы руководитель и команда видели, куда движется бизнес, и могли реагировать на отклонения сразу, а не по итогам квартала.

В центре системы — основной план. Он задаёт базовые показатели, к которым стремится компания. К этому плану можно добавлять любое количество сценариев: оптимистичный, пессимистичный, промежуточный или вариант с корректировками. Это нужно для моделирования вариантов развития событий — например, с разной динамикой продаж или изменением цен.

Количество сценариев не ограничено и зависит только от тарифа, а значит, можно строить столько, сколько требует бизнес-логика. Кроме того, можно не только создавать несколько сценариев, но и «примерить» факт к сценарию, чтобы понять, куда движется компания.

Планы и сценарии работают сразу для двух базовых форматов управленческой отчётности.

Отчёт о прибылях и убытках (P&L) — фиксирует момент, когда доход признан.

Отчёт о движении денежных средств (ОДДС) — показывает, когда деньги реально пришли или ушли.

Это критично, потому что выручка и поступления часто «разъезжаются» по времени: отгрузили в одном месяце, получили оплату в другом. «Финансист» умеет корректно учитывать такие разрывы.

Внести плановые показатели можно тремя способами.

1. Вручную в интерфейсе.
2. Импортом из Excel, если расчёты уже готовы. Сервис поддерживает шаблон для загрузки.
3. Копированием факта, когда берут фактические данные и используют их как основу для плана на будущие месяцы.

Сам расчёт в «Финансисте» минимален: сервис может, например, посчитать выручку как «цена x количество», но сложные модели (ставки, курсы, прогнозы) формируются вне сервиса и загружаются готовыми цифрами.

В «Финансисте» можно настроить роли и права доступа так, чтобы каждый отдел видел и редактировал только свою зону ответственности. Например, отдел продаж вносит план по выручке и количеству сделок, маркетинг — по рекламным расходам и лидам, производство — по выпуску продукции. Это нужно по двум причинам:

• безопасность и конфиденциальность — сотрудники не видят лишние данные, которые к их работе не относятся;
• чёткое распределение задач — каждый отвечает только за свой участок, а итоговый план собирается автоматически в единой структуре.

В результате планы не приходится собирать вручную по файлам, пересылать по почте или мессенджерам — информация вносится в «Финансист» и сразу попадает в общую картину.

Планы можно выставлять не только по компании, но и по любому уровню аналитики, который есть в отчётах:

• отдельная компания в группе;
• проект;
• департамент;
• регион;
• менеджер;
• товарная категория или группа.

Так можно гибко перестраивать отчёты и видеть план-факт в нужном разрезе: от общей картины по бизнесу до эффективности конкретного отдела или продукта. В план-факте можно провалиться в детали:

• увидеть, что выручка просела;
• разложить её на цену и количество;
• посмотреть, как это соотносится с себестоимостью.

Это даёт не только цифру отклонения, а понимание, за счёт чего она возникла.

После загрузки плана и появления факта сервис автоматически считает отклонения — как в абсолютных значениях, так и в процентах.

Можно быстро понять, двигается ли предприятие по оптимистичному сценарию или скатывается в пессимистичный, и сразу углубиться в причину. Например, упал объём продаж или выросли затраты. Это видно в отчётах, и без необходимости выгружать данные и строить новые таблицы вручную.

В отличие от других сервисов, «Финансист» позволяет планировать не только по месяцам, но и по неделям или даже по дням. Это полезно в рознице, услугах или медицине, где финансовая модель и контроль выручки строятся по ежедневным показателям.

Если у компании большой ассортимент, например, десятки или сотни позиций духов, то итоговый отчёт легко может разрастись до тысяч строк. Чтобы отчёт о прибылях и убытках оставался наглядным, данные можно укрупнить по категориям — например, «ароматы 5 мл», «ароматы 20 мл» и другое. Это помогает быстро оценить картину по товарной группе и понять, где отклонения.

А для подробного разбора в сервисе есть отдельный отчёт по продажам с ABC-анализом и возможностью группировать товары. Там уже можно увидеть, какие позиции приносят выручку, а какие требуют внимания.

Полное бюджетирование — сложный и кастомный процесс, который редко можно автоматизировать в облачных сервисах. Но это не значит, что управлять финансами без него невозможно. Планирование, особенно в формате план-факт-анализа, даёт компании чёткие ориентиры, помогает отслеживать отклонения и быстро реагировать на изменения.

В «Финансисте» планирование реализовано так, чтобы цифры были всегда под рукой, а аналитика — понятной и гибкой. Руководитель и команда видят, как бизнес движется к целям, и могут управлять этим движением каждый день, а не раз в квартал. В итоге получается структура, которая не заменяет сложные финансовые модели, но делает контроль показателей быстрым, прозрачным и удобным — именно то, что нужно для уверенного роста.