Зачем собственнику нужен БДР: состав и роль плана в финансовом управлении компании

Бюджетирование — один из способов контроля финансовых потоков компании. Процесс включает планирование доходов и расходов за определённый период. Такая процедура позволяет ответить на вопросы о том, как изменяется прибыльность, рентабельность и продуктивность производства.

Чтобы спланировать бюджет, необязательно иметь профессиональное образование. Достаточно составить бюджет доходов и расходов (БДР), или финансовый план. В этой статье финансовый директор для малого бизнеса Екатерина Яхонтова рассказала, как составить БДР, из чего он состоит и как с его помощью принимать управленческие решения.

У каждой компании есть доходы и расходы. Это деньги, которые она зарабатывает и тратит на поддержку повседневной деятельности.

Если предприятие небольшое, собственник может держать в голове все денежные потоки. Но когда операций становится так много и уследить за всем невозможно, на выручку приходит финансовый план. Он помогает:

• оценивать финансовую состоятельность компании;
• определять ресурсы для будущих операций;
• выявлять риски и проблемы, чтобы избежать кризисных ситуаций;
• устанавливать ясные цели и проконтролировать их выполнение;
• принимать обоснованные решения, которые основаны на цифрах и их анализе.

В финансовый план входят:

• Доход — это вся выручка, которую получает компания.
• Расходы — все деньги, которые тратит компания, чтобы бизнес продолжал работать.
• Прибыль — то, что остаётся после вычета расходов из доходов.

Создание финансового плана похоже на составление семейного бюджета. Процесс делится на несколько этапов.

1. Соберите информацию о доходах и расходах
В процессе повседневной деятельности записываете все поступления и траты денег.

2. Поставьте цели
Определите финансовые приоритеты на будущее, это может быть полгода или год. Например, повысить маржинальность на 10% или снизить административные расходы на 15%.

3. Составьте прогноз
Спланируйте будущие доходы и расходы на основе исторических данных и анализа рыночных условий. На этом этапе важно подробно расписать структуру доходов, из каких продуктов или услуг она будет состоять, откуда придут клиенты. Иными словами, распишите свою воронку продаж.

4. Следите за выполнением плана
Регулярно проверяйте, как исполняется бюджет. Если появляются отклонения, проанализируйте причины и скорректируйте планы.

Форма БДР похожа на отчёт о прибылях и убытках и представляет собой таблицу. Поэтому, прежде чем перейти к планированию, необходимо оцифровать бизнес и собрать фактические данные для этой таблицы.

БДР является элементом управленческой отчётности, поэтому для него нет установленного образца. Каждая компания составляет его в зависимости от своих потребностей.

Для всех предприятий универсальны доходы и расходы, поэтому эти позиции обычно всегда учитывают в документе.

В первую очередь в финансовый план включают доходы от основной операционной деятельности. В зависимости от сектора бизнеса это могут быть поступления от продажи товаров, оказания услуг, аренды, лицензирования и комиссионных сделок.

В БДР также следует включить переменные и постоянные расходы, налог на прибыль и проценты по кредитам.

• Переменные расходы изменяются в зависимости от объёма продаж или производства. Например, сырье для производства, комиссия от продаж и упаковочные материалы.
• Постоянные расходы остаются относительно постоянными в течение длительного периода и не зависят от объёма продаж или производства. К примеру, аренда, зарплата сотрудников, страховки и амортизация активов. В эту категорию входит часть налогов, в том числе налог на имущество.
• Налог на прибыль компания обязана уплатить за прибыль, которую получила в течение определённого периода.
• Проценты по кредитам представляют собой расход за пользование заёмными деньгами.

Разберем на примере реальной компании, которая занималась торговлей витаминами. Чтобы спланировать БДР для этого предприятия, мы разработали алгоритм.

Шаг № 1. Сбор исторических данных

В качестве отправной точки мы собрали прошлогодние данные по продажам с учётом сезонных факторов. В процессе мы также учитывали планы по расширению ассортимента и ценообразованию. Например, смотрели выручку прошлого года, а также темпы роста от месяца к месяцу, от года к году — сентябрь 2022 года к сентябрю 2023-го, сентябрь 2023-го к августу 2023-го.

Шаг № 2. Прогнозирование продаж

Мы определились с исторической выручкой, после чего подсчитали, из каких продуктов она будет состоять в будущем. Иными словами, сколько витаминов и с какой средней ценой нужно продать для достижения целей.

Шаг № 3. Определение переменных расходов

Мы выяснили переменные расходы — траты на сырьё, материалы и комиссии — и какой процент таких издержек заложен в выручке.
Если известна себестоимость и список продаж поштучно, мы можем спрогнозировать более точную себестоимость на основании плана продаж. Остальные траты можно взять из статистики прошлых периодов.

Шаг № 4. Планирование постоянных расходы

Мы составили список постоянных расходов с учётом будущих изменений — траты на аренду, зарплату и рекламу.

Шаг № 5. Учёт налогов

На основании исторических данных мы запланировали налоговые отчисления в виде процента от дохода и получили плановую чистую прибыль по компании.

С финансовым планом у собственника всегда есть регламент действий. Он может быть уверен, что управляет своими деньгами наилучшим образом. Это помогает избегать финансовых проблем и принимать более обдуманные решения.

Однако разработка плана не является финальной точкой. Необходимо проверять, как он исполняется. Нужно регулярно собирать фактические данные по доходам и расходам, а затем проводить план-фактный анализ. Для этого есть несколько причин.

• Во время план-фактного анализа сравниваются фактические результаты с бюджетными прогнозами. Это позволяет оценить, достигла ли компания своих целей, а также сравнить ожидания и реальность.

• Анализ разницы между планом и фактом помогает выявить отклонения в доходах и расходах. Сильная разница показателей может служить индикатором возможных проблем, например, неэффективным управлением расходами или низкой прибыльностью.

• Если план-факт анализ показывает, что компания не достигла запланированных целей, следует скорректировать стратегию и принять меры для улучшения производительности.

• План-фактный анализ помогает найти элементы в бюджете, которые требуют оптимизации. Процесс может включать в себя снижение издержек, увеличение эффективности или перераспределение ресурсов.

• Анализ бюджета и фактических результатов способствует увеличению прозрачности финансовой деятельности компании. Каждый член команды может видеть, как его работа влияет на результаты. Это способствует более ответственному управлению.

Финансовый план — это подобие карты для компании. Она помогает планировать и контролировать финансы. Даже если собственник не является финансовым экспертом, он может использовать этот инструмент, чтобы сделать бизнес более успешным.