Что такое канбан?

Канбан появился в Японии в 1940-х годах в компании Toyota. Подход стал частью системы, которая позволила оптимизировать производство автомобилей и сократить издержки.

Концепцию предложил инженер Тайи́ти Óно (Taiichi Ohno). Он вдохновился американскими супермаркетами, в которых запасы пополнялись по мере их продажи. Из-за этого в магазинах не возникало ни дефицита, ни профицита. Óно применил этот принцип к производственным процессам в Toyota. Инженер предложил использовать карточки канбан, чтобы сигнализировать о необходимости пополнить запасы компонентов на производственной линии.

Система позволила Toyota сократить излишки запасов, уменьшить время производства и повысить гибкость процессов. В дальнейшем эти принципы стали основой для развития «бережливого производства» (lean manufacturing) и нашли широкое применение в различных отраслях промышленности по всему миру. С течением времени концепцию адаптировали и для управления проектами вне сферы производства.

Основной принцип канбан — использовать карточки или электронные метки, которые показывают, когда необходимо начать работу над новой задачей или пополнить запасы. Каждая карточка символизирует определённую задачу. Когда она переходит на новый этап рабочего процесса, участники понимают, что пора приступать к новой работе.

Канбан позволяет уменьшить количество незавершённой работы, улучшить прозрачность процессов и повысить гибкость производства. В основе лежит адаптация к изменениям в спросе.

Смысл канбан заложен в эффективном и гибком управлении рабочими процессами. Кроме того, такой подход закрывает ещё ряд задач.

1. Визуализация
Концепция позволяет наглядно представить текущие задачи и процессы на канбан-доске, с помощью которой проще и легче отслеживать прогресс и находить узкие места.

2. Ограничение задач
Методология подразумевает определённые лимиты на количество задач, которые могут быть одновременно в работе на каждом этапе процесса. Это помогает предотвращать перегрузку команды и снижает время выполнения задач.

3. Управление потоком
С помощью канбан можно регулировать скорость, с которой исполняются задачи. Это позволяет легче обеспечивать баланс между спросом и возможностями команды.

4. Непрерывное улучшение
Философия канбан призывает постоянно анализировать и оптимизировать рабочие процессы, чтобы наращивать качество и производительность.

5. Изменчивость
Канбан позволяет гибко реагировать на изменения в приоритетах или требованиях. Подход даёт возможность адаптироваться к новым условиям без значительных потерь времени и ресурсов.

1. Создать канбан-доску
Первым делом следует создать канбан-доску. Это может быть физическая доска на стене или электронная, например, в таск-трекере.

2. Определить рабочие процессы
Нужно выделить основные этапы рабочего процесса команды и отразить их на канбан-доске. Её следует разделить на колонки, которые будут соответствовать разным этапам рабочего процесса. Например, «Задачи на рассмотрении», «В работе», «На проверке», «Завершено».
Следует убедиться, что все члены команды понимают, что означает каждая колонка и какие действия требуются на каждом этапе.

3. Добавить задачи
Одна задача — одна карточка. Она должна содержать чёткое описание задачи, ответственного за её выполнение и сроки. По мере выполнения карточку следует перемещать из одной колонки в другую.

4. Определить ограничения
Требуется установить лимиты на количество задач, которые могут одновременно находиться в работе на каждом этапе. Это помогает предотвратить перегрузку команды и сосредоточить внимание на завершении текущих задач перед началом новых.

5. Регулярно пользоваться доской
Команда должна регулярно обновлять статус задач на канбан-доске и проводить короткие ежедневные встречи, чтобы обсуждать прогресс и оперативно решать возможные проблемы.