Как выстроить работу компании и избавиться от кассовых разрывов

Кассовые разрывы являются одной из самых частых проблем в бизнесе. Ситуация возникает, когда в конкретный период обязательства компании превышают её возможности. Такая угроза приводит к серьёзным финансовым трудностям и даже к банкротству.

Однако кассовые разрывы можно спрогнозировать и не допускать. Генеральный директор «СКАДО Бизнес Эксперт» Лариса Шляхова рассказала, в каких компаниях чаще всего возникают такие проблемы, почему они случаются и что нужно сделать для их предотвращения.

Кассовым разрывом называют временную нехватку средств для погашения текущих обязательств компании. Он возникает, когда сроки поступления и платежей организации не совпадают. Например, в день выплаты заработной платы или налоговых отчислений необходимо ещё внести аванс поставщикам за сырьё. Однако денег на все операции не хватает.

Чаще всего с кассовыми разрывами встречаются в малом бизнесе — ООО и ИП с годовым доходом от 120 до 800 млн рублей и средним числом сотрудников от 15 до 100 человек.
В среднем и крупном бизнесе для учёта финансов больше ресурсов: программных продуктов, сотрудников, регламентов и контроля.

В малом бизнесе, когда компания успешно развивается, быстро растёт выручка, увеличивается штат сотрудников, документооборот и скорость движения денежных средств. В результате появляется много контрактов, несколько видов деятельности и разные расчётные счета.

Из-за отсутствия полноценного учёта договоров или управления проектами возникает потребность в системе планирования доходов и расходов.

Прежде чем приступить к решению проблемы с кассовыми разрывами, необходимо исключить ситуацию, когда расходы компании превышают её доходы.

Для начала необходимо наладить некоторые виды учёта, в том числе учёт дебиторской задолженности, запасов на складах, невыгодных условий по договорам и прочее.

Затем нужно разложить по полочкам все виды деятельности, перепроверить расчётные счета и ввести самое простое планирование. Для этого сойдёт базовый платёжный календарь. Его будет достаточно, чтобы сделать движение денежных средств прозрачным и найти узкие места.

Однако если ситуация становится тяжёлой, следует искать варианты помощи и взаимодействия между организациями, пересматривать контракты и просить отсрочки. Кроме того, можно использовать дополнительные источники финансирования, в том числе государственную поддержку.

Для небольших предприятий контроль кассовых разрывов можно вести в Excel или Google Таблицах. Слева в один столбец необходимо выписать строки с расходами и доходами, а справа — с суммами. Каждый столбец может соответствовать определённой дате либо удобному для вас периоду. Также нужно оставить место под комментарии.

Чтобы составить такую таблицу, сначала следует провести инвентаризацию всех договоров, проверить контракты с покупателями, поставщиками и подрядчиками. Статьи в левой колонке можно разбить на категории: «Остаток на начало дня», «Поступления», «Платежи», «Остаток денежного потока» (поступления за вычетом платежей) и «Остаток на конец дня».

1. Сформируйте в таблице реестр договоров с суммами и датами выплат.
2. Запросите по каждому договору акт сверки в бухгалтерии не позднее срока начала договора по текущую дату.
3. Зафиксируйте условия по каждому контракту: сроки аванса, поставки, окончательной оплаты, штрафы из-за просрочки.
4. Проанализируйте взаиморасчеты по актам сверки.
5. Выявите расхождения, если они есть, и возьмите на контроль должников.
6. Позвоните должникам и напишите письма-требования или предварительную претензию об оплате задолженности.
7. Проверьте гипотезы. Попробуйте сторговаться о лучших для вас условиях.
Договоритесь с:

• поставщиками об отсрочках платежей в связи с долгосрочными отношениями, а также о разбивке оплаты;
• покупателями об удобных для вас авансах с учётом сроков производства или поставок.

Платёжный календарь можно сформировать на каждый день и лучше — на месяц вперед. В него следует внести постоянные платежи: аренда, охрана, проценты по кредитам, ориентировочные суммы авансов от покупателей, авансы поставщикам, налоги и прочее.

Руководствоваться следует формулой:

Остаток на начало дня + Поступление — Выплаты= Остаток на конец дня

Минусовые значения указывают на кассовые разрывы. Чтобы их ликвидировать, можно пересмотреть условия договоров, позвонить должникам, заняться оформлением овердрафта, кредита или иного займа.

Если в процессе сверки поступлений денежных средств и платежей (отчёт о движении денежных средств) одновременно вести отчёт доходов и расходов, а также заниматься регулярным план-фактным анализом, появляется возможность проверить финансовый учёт каждого договора с покупателем.

Благодаря этому можно:

• выяснить планируемые даты реализации по договорам;
• сверить, спланировать и проконтролировать сроки производства;
• спланировать сроки оплаты и поставок комплектующих.

Таким образом, при внедрении процедуры планирования и контроля можно минимизировать риски и выйти на следующий уровень развития.