Как производитель канцелярии автоматизировал управленческий учёт и нарастил продажи на маркетплейсах до 600 млн рублей

«Инфолио групп» работает с 1997 года и начинала с простой купли‑продажи канцелярии из Китая. С распространением смартфонов компания столкнулась с падением спроса на классические товары.

На раннем этапе у компании была простая связка: «1С:Торговля 6.0» отвечала за продажи и входящие банковские операции, «1С:Бухгалтерия» — за бухгалтерский контур, а остальное финансовая служба вела в Excel. В таблицах считали себестоимость, взаиморасчёты с собственниками, управленческие кассы и управленческую отчётность.

На деле глубокой финансовой аналитики не было. Компания видела, какие товары лучше продаются в штуках, но не понимала, на чём именно зарабатывает: рентабельность и оборачиваемость ассортимента оставались в тумане. Планировали только продажи и только в Excel.

Затем «Инфолио групп» перешла на «1С:Предприятие 7.7». В систему завели доходы, расходы и движение денег, наладили сквозной учёт товара и впервые получили ассортиментную аналитику. В Excel осознанно оставили только то, что не давалось автоматизации на старой версии: сложный расчёт себестоимости и управленческие кассы, их подгружали в 1С уже готовыми документами.

В это время компания вышла на маркетплейсы. Если раньше «Инфолио групп» продавала через байеров крупных сетей и традиционную розницу, то новый канал позволил выйти напрямую к потребителю и нарастить продажи.

За первые два-три месяца продаж компания получила около 9 млн рублей, на следующий год — 70 млн, на третий — 300 млн, на четвёртый — 600 млн. Такой рост добавил операций и требований к учёту, и 1С:7.7 его уже не выдерживала: ей было тяжело связываться с личными кабинетами маркетплейсов, не хватало ресурсов. Это и подтолкнуло компанию к следующему этапу — переходу на 1С:8.3.

При переходе на «1С:Комплексная автоматизация 8.3» компания затянула в неё абсолютно все операции. Казалось бы, работа финансового директора заметно упростилась: Excel ушёл из регистрации первички, а ПиУ, ДДС и баланс стали собираться нажатием одной кнопки, что исключило «рисование» цифр вручную.

Однако появился новый запрос — бюджетирование. Пока оборот держался в районе 200−400 млн рублей, доходы и расходы можно было прикинуть «на глазок». На обороте за миллиард это уже невозможно. Бюджеты попытались развернуть в Google Таблицах: каждый руководитель ЦФО заполнял свою вкладку, после чего всё сливалось в мастер‑бюджет. И здесь компания упёрлась в стену человеческого фактора.

Объединить бюджетирование в Google Таблицах с фактом из 1С автоматически не получалось, поскольку все статьи заполнялись по‑разному. Всё это возвращало к ручному труду. Этот момент и стал отправной точкой, когда компания начала искать отдельное решение для планирования.

Здесь логично задать вопрос: если всё уже крутится в 1С, почему не затянуть туда же и бюджетирование? Ответ кроется во времени и цене изменений.

Для разработчиков 1С «Инфолио групп» расписала план работ на два‑три года вперёд: написать собственный коннектор к личным кабинетам маркетплейсов, внедрить ячеистое хранение, закрыть внутренние запросы от подразделений. Каждая крупная доработка превращалась в долгий процесс обновлений.

Однако ждать бюджетирования два-три года компания не могла. К тому же сопровождение 1С и её доработки становились всё дороже.

В это время «Инфолио групп» вышла на «Финансист» — внешний продукт, который сразу закрывает планирование и план‑факт без ожидания доработок 1С. Выбор оказался экономически очевидным.

Первым делом компания перенесла бюджетирование из Google Таблиц в «Финансист», и проблема человеческого фактора исчезла.

Сейчас руководители ЦФО вносят планы прямо в систему с жёсткими правилами и лимитами. Никто не может сломать структуру, добавить лишних колонок или переписать свою статью расходов.

Факт из общей базы 1С попадает в «Финансист» автоматически без ручных выгрузок в Excel. Правила сопоставления статей настраиваются один раз. То есть любую статью управленческой отчётности можно связать с любым набором статей 1С так, как удобно пользователю.

Кроме того, если на год запланирован один подрядчик по фулфилменту, а в новом году выбрали другого, не нужно переписывать планы вручную.

Невыполненные платежи текущего периода система сама сдвигает на следующий день — ещё одна ручная операция, которая исчезла.

Связку плана и факта, которая не давалась на стыке 1С и Google Таблиц, «Финансист» закрыл автоматически.

Теперь руководство видит отклонения факта от плана в любой момент, а не только в конце месяца. При этом система сама подсвечивает критические расхождения. Благодаря этому финансовая служба перестала быть «сборщиком данных» и занялась анализом.

Отдельная история — дашборды, которые неожиданно сняли давний спор внутри компании.

После перехода в «Финансист» «Инфолио групп» закрыла сразу несколько проблем, которые возникали на стыке планирования и учёта факта. Изменения оказались видны сразу в трёх плоскостях.

Все подразделения стали смотреть на одни и те же данные.

Раньше расхождения в цифрах приводили к тупиковым разговорам: директор по продажам докладывал собственнику, что план выполнен, а у финансового директора по тем же позициям он не закрывался.

Появился и неожиданный эффект — инициатива снизу. Сотрудникам настолько понравилось работать в «Финансисте», что они сами, минуя финансового директора, выходят на поддержку сервсиса и просят доработать инструменты под свои задачи.