Как HR-платформа сократила операционные расходы на 20% с помощью автоматизации учёта

SkillStaff быстро росла, и вместе с оборотами множились Excel- и Google-таблицы для финансового учёта. Появлялись отдельные файлы под ДДС (cashflow), ПиУ и план-факт — с разными доступами, разными цифрами, финансовыми и нефинансовыми показателями. Одни и те же метрики жили сразу в нескольких таблицах и не сходились между собой.

К выбору системы SkillStaff подошла основательно и в два захода. Оксана сравнивала несколько сервисов по цене и качеству, считала профит по каждому варианту. Первый заход не привёл к решению, и только со второго компания остановилась на «Финансисте». Выбор определила способность сервиса встроиться в реальные процессы компании.

Учётный контур SkillStaff устроен нестандартно: собственная платформа работает как мастер-система. В ней формируются акты и хранится вся первичка, а оттуда данные по правилам передаются в 1С.

Над этой цепочкой не хватало системы управленческого учёта, которая заберёт факт из 1С и превратит его в единую отчётность. «Финансист» с этим справлялся.

Выбрать сервис было половиной дела. Сложнее оказался второй вопрос: как внедрять систему в сложившиеся процессы. Здесь SkillStaff едва не совершила ошибку перфекциониста, с которой, по оценке Оксаны, сталкивается около 90% компаний: желание сразу перенести в систему всё до последней таблицы.

Помешала сама бизнес-модель SkillStaff. Платформа работает c разного типа заказчиками и у каждого свой тип контракта и своя схема комиссии, а в случае с энтерпрайз клиентами продавить единый стандарт практически невозможно.

Загнать такую вариативность в жёсткую систему не вышло бы: она либо сломается, либо потребует бесконечных доработок. Тогда SkillStaff превратила ограничение в стратегию и выбрала гибридную модель — «Финансист» ведёт ядро учёта, но часть данных остаётся в Google- и Excel-таблицах.

К внедрению «Финансиста» SkillStaff приступила в 2022 году. Со стороны бизнеса за него отвечали двое — сама Оксана и её финансовый менеджер. Со стороны сервиса выделили менеджера сопровождения, который, по оценке Оксаны, справился на пять с плюсом.

Первым делом в компании навели порядок в процессах и прописали правила, по которым движутся данные: с каких счетов учёта берётся выручка, куда относятся расходы, как каждая операция попадает в отчётность.

Затем компания навела порядок в самих цифрах. Расходы жёстко разделили на прямые и косвенные. Чтобы логика не расползалась, завели единый справочник и присвоили коды всем статьям расходов и выручки в 1С.

Только после этого выстроенную структуру по правилам перенесли в «Финансист». Переезд начали с самого сложного.

Последовательность — сначала порядок, потом автоматизация — себя оправдала. На весь проект ушло около трёх месяцев.

Компания сделала трудную работу в самый удобный момент — пока команда была небольшой. Если бы взялись позже, когда штат вырастет, та же работа обошлась бы кратно дороже.

SkillStaff собрала гибридную архитектуру учёта: собственная платформа передаёт первичку в 1С, оттуда факт забирает «Финансист», а рядом с этим ядром живут Google-таблицы. В них компания собирает данные по типовым и нетиповым проектам из 1С, платформы и файлов руководителей — всё, что требует гибкости и плохо ложится в строгую систему.

На этот единый контур и лёг контроль расходов, которого раньше не было.

Раньше менеджеру, которому нужно оплатить лицензию или сделать закупку, достаточно было закинуть счёт в бухгалтерию с пометкой «оплатите срочно» — и никто уже не разбирался, насколько трата обоснована.

Теперь заявка формируется в «Финансисте» и проходит автопроверку бюджета. Если бюджет есть, заявка уходит по маршруту, и бухгалтерия её оплачивает. Если бюджета нет — заявка либо сразу отклоняется, либо идёт к финансовому директору, который проверяет, были ли согласования и приказы на расширение или перенос бюджета. Никаких чатов и мессенджеров.

Автопроверка маршрута срабатывает только тогда, когда есть с чем сравнивать. Поэтому бюджеты SkillStaff формирует до начала периода: с понятными статьями и закреплёнными владельцами, заранее сняв правовые и налоговые вопросы.

Согласование настроено под конкретные направления — HR, административно-хозяйственный отдел и разработку продукта: у каждого свой бюджет, против которого и проверяется заявка. Сам бюджет пересматривают раз в квартал и продлевают, чтобы всегда видеть ближайшие три месяца.

Так же поступают крупные компании: блокируют траты автоматически, как только подразделение выходит за рамки своего бюджета. Ближе всего к случаю SkillStaff — принцип «Андон» у Toyota: заметив брак, любой рабочий дёргает шнур и останавливает конвейер, чтобы дефектная деталь не ушла дальше по линии.

«Финансист» стал для SkillStaff таким «Андоном» в финансах: заявка блокируется раньше, чем бюджет превышен, — проблему видно сразу, а не в конце месяца.

Главное изменение видно уже по планёркам: команда больше не спорит, чья таблица актуальнее, — цифры у всех одни, и время уходит на решения и стратегию.

Расходы под контролем до траты. Прекратились бесконтрольные оплаты «по срочности» — заявка проверяется на бюджет раньше, чем деньги ушли. За счёт маршрутов согласования SkillStaff сократила операционные расходы примерно на 20%, и система окупилась в первый же год.

Факт виден в моменте. Раньше реальную картину месяца компания получала только к его концу, когда повлиять на результат уже поздно. Теперь ДДС и план-факт сходятся в одном интерфейсе, а бюджет всегда продлён на три месяца вперёд.

Финслужба ушла от рутины к работе по существу. Кодирование, единый справочник и автоматические маршруты сняли ручную перепроверку с финансового менеджера, HR и бухгалтерии. Освободившееся время команда тратит на анализ.