Электронный документооборот (ЭДО): что это, как подключить и его преимущества в бухгалтерии

01.07.2024

Договоры с поставщиками, акты выполненных работ, чеки и счета — всё это можно традиционно вести в бумаге. Однако такие документы теряются, пачкаются, в них легко сделать ошибку, а процесс обработки занимает много времени. Наконец, расходы на печать и хранение могут бить по бюджету.

Исправить ситуацию может электронный документооборот (ЭДО). В этом материале расскажем, как работает система ЭДО, на что обращать внимание при выборе оператора и как внедрить подобную платформу.

Содержание материала:

◉ Что такое ЭДО и для чего он нужен
◉ Кто участвует в ЭДО
◉ Как работает система ЭДО
◉ Какие виды ЭДО существуют
◉ В чём преимущества и недостатки ЭДО
◉ Как понять, что нужно переходить на ЭДО
◉ Какие есть виды и как можно получить ЭДО
◉ Как перейти на ЭДО
◉ На что обращать внимание при выборе ЭДО

Читайте в наших рассылках

Больше о цифровизации бизнеса

Нажимая кнопку «Отправить», вы соглашаетесь на обработку персональных данных

Что такое ЭДО и для чего нужен

Система электронного документооборота — это программа, с помощью которой можно создавать, передавать, обрабатывать и хранить документы в электронном виде. Суть платформы заключается в отказе от бумажных носителей и переходе к цифровым форматам.

Представим среднюю торговую компанию, сотрудники которой ежедневно обрабатывают десятки бумажных платёжек, накладных, счетов, актов и договоров. На печать и доставку уходит много денег, на подготовку — много времени. Из-за потери или неправильного оформления в общей отчётности часто возникают ошибки.

Собственник изучил доступные на рынке системы электронного документооборота и выбрал приемлемого для компании оператора. После внедрения все бумаги перешли к оформлению, отправке и хранению в электронном виде, а обработка стала мгновенной. Предприятие отказалось от услуг курьеров и смогло на этом сэкономить.

Чтобы определить, нужен ли компании электронный документооборот, можно использовать простой тест. Если на три из предложенных ситуаций собственник ответит: «Да, было такое», нужно внедрять ЭДО.

Клиент хотел купить дополнительную опцию, для этого требовалась срочно собрать информацию, но менеджер не смог быстро найти нужные данные. В итоге клиент остался недоволен и отказался от покупки.
Бухгалтерия тратила много времени на обработку бумажных накладных, из-за чего подготовка финансовой отчётности часто срывалась.
Во время доставки курьер случайно повредил контракт, который пришлось восстанавливать, но из-за потери времени клиент ушёл к конкуренту.
Администратор не заметил письмо поставщика, который просил об отсрочке из-за форс-мажора. Однако ему в это же время уже пригрозили штрафом. Произошло недопонимание.
Компания не смогла пройти аудит, потому что часть документов оказалась утеряна.

Если собственник сталкивался хотя бы с тремя из них, это говорит, что нужен ЭДО

Кто участвует в электронном документообороте

Чтобы понять, что такое электронный документооборот, следует узнать, какие стороны в нём участвуют.

Пользователи ЭДО — организации, которые непосредственно ведут документооборот.

Операторы ЭДО — компании, которые разрабатывают, обслуживают и продают системы для обмена электронными документами. Работу таких организаций контролируют Минцифры и ФНС.

Удостоверяющие центры отвечают за выдачу электронных подписей и сертификатов, которые подтверждают юридическую силу документов и личность подписантов. Такие организации должны быть аккредитованы в Минцифры.

Государственные органы участвуют в процессе через приём и обработку отчётностей. Это могут быть налоговая служба, пенсионный фонд и органы статистики.

Четыре основных участника электронного документооборота

Как работает система ЭДО

Понимание того, как работает ЭДО, помогает использовать систему на 100%.

Этап № 1. Создание
Сотрудники создают электронные документы с помощью платформы ЭДО. Это могут быть договоры, счета, накладные или отчёты. Часто сервисы ЭДО интегрируются с офисными приложениями.

Этап № 2. Подпись и шифрование
После создания документ подписывают электронной подписью, которая подтверждает его юридическую силу. Затем файл шифруется для конфиденциальности и защиты от несанкционированного доступа.

Этап № 3. Передача
Документ отправляют адресату через оператора ЭДО. При этом файл можно отправить как внутри компании, так и внешним контрагентам, в том числе государственным органам.

Этап № 4. Получение и обработка
Адресат получает документ, проверяет его подлинность с помощью электронной подписи, а затем использует в дальнейших бизнес-процессах.

Этап № 5. Хранение документов
Все электронные документы хранятся в цифровом архиве. Система ЭДО позволяет его структурировать, что упрощает поиск и управление файлами.

Как работает пересылка документов через ЭДО

Виды электронного документооборота

Внутренний электронный документооборот используется для обмена бумагами внутри одной организации. Он связан со служебными записками, приказами, отчётами и заявлениями сотрудников.

Внешний электронный документооборот используется для обмена бумагами между контрагентами и государственными органами. К таким документам относятся договоры, счета, акты, накладные и официальная налоговая отчётность.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Плюсы

Скорость — электронные документы можно отправлять и получать мгновенно, что сокращает время на задачи и повышает оперативность работы.
Снижение затрат — больше не нужно тратиться на бумагу, печать, транспортировку и хранение документов.
Удобство хранения и поиска — электронные документы легко организовать в цифровых архивах, поэтому поиск нужного файла занимает секунды.
Снижение ошибок — автоматизация процедур снижает вероятность человеческих ошибок. Параллельно в системы встроены функции перепроверки данных.
Безопасность — электронные подписи и методы шифрования гарантируют конфиденциальность и целостность информации, а системы защищают файлы от несанкционированного доступа.

Минусы

Зависимость от технологий — для работы ЭДО необходимы надёжные интернет-соединение и программное обеспечение (ПО).
Высокие первоначальные затраты — внедрение системы требует инвестиций в сервисы и оборудование.
Необходимость обучения персонала — сотрудники должны пройти обучение для работы с новыми системами.
Нормативные требования — некоторые документы требуют соблюдения правовых норм, что может усложнить переход на электронный документооборот.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Как понять, что пора переходить на ЭДО

О том, что пора задуматься о внедрении ЭДО, собственнику подскажут пять признаков.

Архивы с бумагами требуют новые помещения.
Сотрудники тратят много времени на поиск бумаг вместо выполнения обязанностей.
Процессы подписания бумаг затягиваются из-за необходимости физического присутствия участников.
Организация тратит много денег на бумагу, картриджи для принтера, курьерские и почтовые услуги.
Некоторым организациям необходимо вести электронный документооборот. К ним относятся предприятия, которые работают, например, с госзакупками или маркированными товарами.

Электронные подписи в ЭДО: какие есть виды и как их получить

В соответствии с 63-ФЗ «Об электронной подписи» существуют три вида электронных подписей, каждая из которых имеет свои особенности и уровень защиты.

Простая электронная подпись подходит для внутренних документов и тех, которые не требуют высокой степени защиты. Её можно создать с помощью ПО для работы с документами. Однако юридически при спорах она не всегда признаётся значимой.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись подходит для большинства деловых документов. У неё высокая степень защиты. УНЭП создают с использованием криптографического ключа, который можно получить в аккредитованном центре.

Усиленная квалифицированная электронная подпись самая надёжная. Её получают в аккредитованном центре, где после проверки личности заявитель получает криптографический ключ. Документы, которые подписаны УКЭП, признаются юридически значимыми во всех случаях, предусмотренных законодательством.

Индивидуальные предприниматели и компании могут бесплатно получить квалифицированную подпись в налоговой службе. Кроме того, любые электронные подписи можно заказать в центрах, которые были аккредитованы в Минцифры.

Отличия электронных подписей

Как перейти на электронный документооборот: пошаговый план

Рассмотрим восемь шагов, которые помогут внедрить ЭДО.

Шаг № 1. Аудит текущих процессов документооборота. Определите, какие бумаги можно перевести в электронный вид, какие процессы требуют автоматизации и какие участки работы можно оптимизировать с помощью ЭДО.

Шаг № 2. Выбор платформы ЭДО. Выберите систему, которая подходит под задачи и бюджет вашей компании. Изучите инструменты, удобство, совместимость с текущими системами и наличие технической поддержки.

Шаг № 3. Подготовка инфраструктуры. Проверьте оборудование и программное обеспечение на соответствие требованиям выбранной системы ЭДО. Обновите устаревшие устройства и установите необходимые дополнительные программы. Настройте защиту данных от несанкционированного доступа и утечек.

Шаг № 4. Обучение сотрудников. Обучите персонал, объясните ему преимущества и особенности работы с новой системой. Подготовьте инструкции и организуйте поддержку на первых этапах использования.

Шаг № 5. Миграция данных. Переведите существующие документы в электронный формат. Создайте электронные архивы и настройте их обработку. Обеспечьте сохранность и целостность данных при миграции.

Шаг № 6. Тестирование системы. Перед окончательным переходом на ЭДО проведите тестирование системы. Убедитесь, что все процессы работают корректно, документы обрабатываются без ошибок, а сотрудники готовы к работе в новой среде.

Шаг № 7. Внедрение и интеграция. После тестирования начните поэтапное внедрение. Интегрируйте ЭДО с другими системами, например, бухгалтерскими платформами, CRM или ERP.

Шаг № 8. Мониторинг и оптимизация. После полного перехода на ЭДО регулярно следите за работой системы. Собирайте отзывы сотрудников и оперативно решайте возникающие проблемы. Обновляйте и оптимизируйте систему для повышения производительности и безопасности.

Получить оценку стоимости перехода на ЭДО можно в калькуляторе налоговой службы.

Восемь шагов для перехода на электронный документооборот

На что обращать внимание при выборе оператора ЭДО

По данным ФНС, сейчас в России работают 43 аккредитованных оператора ЭДО. У всех у них минимальные отличия, но при выборе обратите внимание на три пункта.

Функциональность. Узнайте, какие виды документов система поддерживает, какие имеет интеграции с бухгалтерскими и другими платформами, какой у неё интерфейс и дополнительные функции.

Поддержка и обучение. Убедитесь, что оператор предоставляет качественную техническую поддержку и обучающие материалы для пользователей. Это поможет вашим сотрудникам быстрее освоить систему и минимизировать проблемы при переходе.

Стоимость. Сравните стоимость услуг, учитывайте не только начальную цену, но и возможные дополнительные расходы, такие как обновления, интеграция и обучение.
Среди самых популярных операторов ЭДО можно выделить «1С:Документооборот», «Контур.Диадок» и СБИС.

«1С:Документооборот» быстро интегрируется с другими продуктами компании 1С, что выгодно для пользователей их бухгалтерских конфигураций. У системы много инструментов и настроек для управления документами организации, а также автоматизации бизнес-процессов.

«Контур.Диадок» поддерживает работу с большим набором документов: счета-фактуры, акты и накладные. Кроме того, платформа интегрируется с популярными бухгалтерскими системами, например, с 1С.

СБИС предлагает поддержку юридически значимых документов, интеграцию с бухгалтерскими системами и предоставляет возможности для электронной подписи и обмена отчётами с госорганами. Компания-разработчик также предоставляет доступ к базе знаний для пользователей.

Главное об электронном документообороте

Хотя бумажные документы и привычны, у них много минусов: поиск нужного договора, чека или счёта часто отнимает много времени, бумагу легко потерять и сложно восстановить, а согласование может сильно затягиваться.

Переход на электронный документооборот — это способ решить проблемы. ЭДО экономит деньги на хранение документов, все файлы находятся в «цифре». Такие системы имеют высокую степень защиты, что исключает риск подделок. Личное присутствие для подписания не требуется, и процесс можно организовать удалённо.

Электронный документооборот способствует гибкому и быстрому реагированию на изменения у клиентов, что становится большим преимуществом в конкурентной бизнес-среде.