Top.Mail.Ru
Автоматизируйте согласование платежей
Бесплатно. Навсегда
AI помощник XinData
Мобильное приложение
Проверьте эффективность вашего финучёта всего
Автоматизируйте согласование платежей
Бесплатно. Навсегда.
Автоматизируйте согласование платежей
Бесплатно. Навсегда.
Автоматизируйте согласование платежей
Бесплатно. Навсегда.
Объедините всю отчётность из 1С в сервисе «Финансист» без программиста за 5 минут
Оставьте заявку на бесплатный аудит и получите онлайн-шаблон финмодели для вашей ниши в подарок
Автоматизируем ваш учёт финансов за 1 рубль в месяц!
Осталось 17 мест в этом месяце

Электронный документооборот (ЭДО): для чего он нужен и как его подключить

01.07.2024
Договоры с поставщиками, акты выполненных работ, чеки и счета — всё это можно традиционно вести в бумаге. Однако такие документы теряются, пачкаются, в них легко сделать ошибку, а процесс обработки занимает много времени. Наконец, расходы на печать и хранение могут бить по бюджету.

Исправить ситуацию может электронный документооборот (ЭДО). В этом материале расскажем, как работает система ЭДО, на что обращать внимание при выборе оператора и как внедрить подобную платформу.
Содержание материала:

Что такое ЭДО и для чего он нужен
Кто участвует в ЭДО
Как работает система ЭДО
Какие виды ЭДО существуют
В чём преимущества и недостатки ЭДО
Как понять, что нужно переходить на ЭДО
Какие есть виды и как можно получить ЭДО
Как перейти на ЭДО
На что обращать внимание при выборе ЭДО
Больше о бизнес-процессах
и менеджменте читайте в наших рассылках
Нажимая кнопку «Отправить», вы соглашаетесь на обработку персональных данных
Получайте статьи почтой
Присылаем статьи раз в 1-2 недели. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Получайте статьи почтой
Присылаем статьи раз в 1-2 недели. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Что такое ЭДО и для чего нужен

Система электронного документооборота — это программа, с помощью которой можно создавать, передавать, обрабатывать и хранить документы в электронном виде. Суть платформы заключается в отказе от бумажных носителей и переходе к цифровым форматам.
Представим среднюю торговую компанию, сотрудники которой ежедневно обрабатывают десятки бумажных платёжек, накладных, счетов, актов и договоров. На печать и доставку уходит много денег, на подготовку — много времени. Из-за потери или неправильного оформления в общей отчётности часто возникают ошибки.

Собственник изучил доступные на рынке системы электронного документооборота и выбрал приемлемого для компании оператора. После внедрения все бумаги перешли к оформлению, отправке и хранению в электронном виде, а обработка стала мгновенной. Предприятие отказалось от услуг курьеров и смогло на этом сэкономить.
Чтобы определить, нужен ли компании электронный документооборот, можно использовать простой тест. Если на три из предложенных ситуаций собственник ответит: «Да, было такое», нужно внедрять ЭДО.
  • Клиент хотел купить дополнительную опцию, для этого требовалась срочно собрать информацию, но менеджер не смог быстро найти нужные данные. В итоге клиент остался недоволен и отказался от покупки.
  • Бухгалтерия тратила много времени на обработку бумажных накладных, из-за чего подготовка финансовой отчётности часто срывалась.
  • Во время доставки курьер случайно повредил контракт, который пришлось восстанавливать, но из-за потери времени клиент ушёл к конкуренту.
  • Администратор не заметил письмо поставщика, который просил об отсрочке из-за форс-мажора. Однако ему в это же время уже пригрозили штрафом. Произошло недопонимание.
  • Компания не смогла пройти аудит, потому что часть документов оказалась утеряна.
Если собственник сталкивался хотя бы с тремя из них, это говорит, что нужен ЭДО

Кто участвует в электронном документообороте

Чтобы понять, что такое электронный документооборот, следует узнать, какие стороны в нём участвуют.

Пользователи ЭДО — организации, которые непосредственно ведут документооборот.

Операторы ЭДО — компании, которые разрабатывают, обслуживают и продают системы для обмена электронными документами. Работу таких организаций контролируют Минцифры и ФНС.

Удостоверяющие центры отвечают за выдачу электронных подписей и сертификатов, которые подтверждают юридическую силу документов и личность подписантов. Такие организации должны быть аккредитованы в Минцифры.

Государственные органы участвуют в процессе через приём и обработку отчётностей. Это могут быть налоговая служба, пенсионный фонд и органы статистики.
Четыре основных участника электронного документооборота

Как работает система ЭДО

Понимание того, как работает ЭДО, помогает использовать систему на 100%.

Этап № 1. Создание
Сотрудники создают электронные документы с помощью платформы ЭДО. Это могут быть договоры, счета, накладные или отчёты. Часто сервисы ЭДО интегрируются с офисными приложениями.

Этап № 2. Подпись и шифрование
После создания документ подписывают электронной подписью, которая подтверждает его юридическую силу. Затем файл шифруется для конфиденциальности и защиты от несанкционированного доступа.

Этап № 3. Передача
Документ отправляют адресату через оператора ЭДО. При этом файл можно отправить как внутри компании, так и внешним контрагентам, в том числе государственным органам.

Этап № 4. Получение и обработка
Адресат получает документ, проверяет его подлинность с помощью электронной подписи, а затем использует в дальнейших бизнес-процессах.

Этап № 5. Хранение документов
Все электронные документы хранятся в цифровом архиве. Система ЭДО позволяет его структурировать, что упрощает поиск и управление файлами.
Как работает пересылка документов через ЭДО

Виды электронного документооборота

Внутренний электронный документооборот используется для обмена бумагами внутри одной организации. Он связан со служебными записками, приказами, отчётами и заявлениями сотрудников.

Внешний электронный документооборот используется для обмена бумагами между контрагентами и государственными органами. К таким документам относятся договоры, счета, акты, накладные и официальная налоговая отчётность.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Плюсы

  • Скорость — электронные документы можно отправлять и получать мгновенно, что сокращает время на задачи и повышает оперативность работы.
  • Снижение затрат — больше не нужно тратиться на бумагу, печать, транспортировку и хранение документов.
  • Удобство хранения и поиска — электронные документы легко организовать в цифровых архивах, поэтому поиск нужного файла занимает секунды.
  • Снижение ошибок — автоматизация процедур снижает вероятность человеческих ошибок. Параллельно в системы встроены функции перепроверки данных.
  • Безопасность — электронные подписи и методы шифрования гарантируют конфиденциальность и целостность информации, а системы защищают файлы от несанкционированного доступа.

Минусы

  • Зависимость от технологий — для работы ЭДО необходимы надёжные интернет-соединение и программное обеспечение (ПО).
  • Высокие первоначальные затраты — внедрение системы требует инвестиций в сервисы и оборудование.
  • Необходимость обучения персонала — сотрудники должны пройти обучение для работы с новыми системами.
  • Нормативные требования — некоторые документы требуют соблюдения правовых норм, что может усложнить переход на электронный документооборот.
Плюсы и минусы электронного документооборота

Как понять, что пора переходить на ЭДО

О том, что пора задуматься о внедрении ЭДО, собственнику подскажут пять признаков.

  1. Архивы с бумагами требуют новые помещения.
  2. Сотрудники тратят много времени на поиск бумаг вместо выполнения обязанностей.
  3. Процессы подписания бумаг затягиваются из-за необходимости физического присутствия участников.
  4. Организация тратит много денег на бумагу, картриджи для принтера, курьерские и почтовые услуги.
  5. Некоторым организациям необходимо вести электронный документооборот. К ним относятся предприятия, которые работают, например, с госзакупками или маркированными товарами.

Электронные подписи в ЭДО: какие есть виды и как их получить

В соответствии с 63-ФЗ «Об электронной подписи» существуют три вида электронных подписей, каждая из которых имеет свои особенности и уровень защиты.

Простая электронная подпись подходит для внутренних документов и тех, которые не требуют высокой степени защиты. Её можно создать с помощью ПО для работы с документами. Однако юридически при спорах она не всегда признаётся значимой.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись подходит для большинства деловых документов. У неё высокая степень защиты. УНЭП создают с использованием криптографического ключа, который можно получить в аккредитованном центре.

Усиленная квалифицированная электронная подпись самая надёжная. Её получают в аккредитованном центре, где после проверки личности заявитель получает криптографический ключ. Документы, которые подписаны УКЭП, признаются юридически значимыми во всех случаях, предусмотренных законодательством.

Индивидуальные предприниматели и компании могут бесплатно получить квалифицированную подпись в налоговой службе. Кроме того, любые электронные подписи можно заказать в центрах, которые были аккредитованы в Минцифры.
Отличия электронных подписей

Как перейти на электронный документооборот: пошаговый план

Рассмотрим восемь шагов, которые помогут внедрить ЭДО.

Шаг № 1. Аудит текущих процессов документооборота. Определите, какие бумаги можно перевести в электронный вид, какие процессы требуют автоматизации и какие участки работы можно оптимизировать с помощью ЭДО.

Шаг № 2. Выбор платформы ЭДО. Выберите систему, которая подходит под задачи и бюджет вашей компании. Изучите инструменты, удобство, совместимость с текущими системами и наличие технической поддержки.

Шаг № 3. Подготовка инфраструктуры. Проверьте оборудование и программное обеспечение на соответствие требованиям выбранной системы ЭДО. Обновите устаревшие устройства и установите необходимые дополнительные программы. Настройте защиту данных от несанкционированного доступа и утечек.

Шаг № 4. Обучение сотрудников. Обучите персонал, объясните ему преимущества и особенности работы с новой системой. Подготовьте инструкции и организуйте поддержку на первых этапах использования.

Шаг № 5. Миграция данных. Переведите существующие документы в электронный формат. Создайте электронные архивы и настройте их обработку. Обеспечьте сохранность и целостность данных при миграции.

Шаг № 6. Тестирование системы. Перед окончательным переходом на ЭДО проведите тестирование системы. Убедитесь, что все процессы работают корректно, документы обрабатываются без ошибок, а сотрудники готовы к работе в новой среде.

Шаг № 7. Внедрение и интеграция. После тестирования начните поэтапное внедрение. Интегрируйте ЭДО с другими системами, например, бухгалтерскими платформами, CRM или ERP.

Шаг № 8. Мониторинг и оптимизация. После полного перехода на ЭДО регулярно следите за работой системы. Собирайте отзывы сотрудников и оперативно решайте возникающие проблемы. Обновляйте и оптимизируйте систему для повышения производительности и безопасности.

Получить оценку стоимости перехода на ЭДО можно в калькуляторе налоговой службы.
Восемь шагов для перехода на электронный документооборот

На что обращать внимание при выборе оператора ЭДО

По данным ФНС, сейчас в России работают 43 аккредитованных оператора ЭДО. У всех у них минимальные отличия, но при выборе обратите внимание на три пункта.

Функциональность. Узнайте, какие виды документов система поддерживает, какие имеет интеграции с бухгалтерскими и другими платформами, какой у неё интерфейс и дополнительные функции.

Поддержка и обучение. Убедитесь, что оператор предоставляет качественную техническую поддержку и обучающие материалы для пользователей. Это поможет вашим сотрудникам быстрее освоить систему и минимизировать проблемы при переходе.

Стоимость. Сравните стоимость услуг, учитывайте не только начальную цену, но и возможные дополнительные расходы, такие как обновления, интеграция и обучение.
Среди самых популярных операторов ЭДО можно выделить «1С:Документооборот», «Контур.Диадок» и СБИС.

«1С:Документооборот» быстро интегрируется с другими продуктами компании 1С, что выгодно для пользователей их бухгалтерских конфигураций. У системы много инструментов и настроек для управления документами организации, а также автоматизации бизнес-процессов.

«Контур.Диадок» поддерживает работу с большим набором документов: счета-фактуры, акты и накладные. Кроме того, платформа интегрируется с популярными бухгалтерскими системами, например, с 1С.

СБИС предлагает поддержку юридически значимых документов, интеграцию с бухгалтерскими системами и предоставляет возможности для электронной подписи и обмена отчётами с госорганами. Компания-разработчик также предоставляет доступ к базе знаний для пользователей.

Главное об электронном документообороте

Хотя бумажные документы и привычны, у них много минусов: поиск нужного договора, чека или счёта часто отнимает много времени, бумагу легко потерять и сложно восстановить, а согласование может сильно затягиваться.

Переход на электронный документооборот — это способ решить проблемы. ЭДО экономит деньги на хранение документов, все файлы находятся в «цифре». Такие системы имеют высокую степень защиты, что исключает риск подделок. Личное присутствие для подписания не требуется, и процесс можно организовать удалённо.

Электронный документооборот способствует гибкому и быстрому реагированию на изменения у клиентов, что становится большим преимуществом в конкурентной бизнес-среде.
Подпишитесь на наш Telegram-канал!
Рассказываем о важных материалах про корпоративные финансы и делимся полезными подборками
Хотите эффективно контролировать бизнес?
Попробуйте «Финансист» бесплатно и контролируйте
KPI наиболее результативно →
Что ещё почитать?
16.07.2024
12.07.2024
04.07.2024