Что такое ERP-система и как она повышает производительность бизнеса

Объединение информации
ERP консолидирует информацию каждого отдела предприятия на одной платформе. Это значит, что сотрудники могут в любой момент обращаться за данными к единому центру.

Улучшение управления
С ERP легче следить за тем, сколько товаров осталось на складе, какие счета нужно оплатить или сколько денег должны клиенты. Это помогает руководству лучше понимать, что происходит в компании.

Ускорение работы
ERP автоматизирует рутинные задачи, такие как ввод данных или создание отчётов, снижает вероятность ошибок и освобождает время сотрудников для других направлений.

Снижение затрат
Enterprise Resource Planning сокращает расходы за счёт контроля запасов и оптимизации процессов.

Поддержка роста
ПО масштабируется вместе с предприятием, поскольку ЕРПи поддерживает добавление новых пользователей, функций или даже направлений бизнеса.

Часто к внедрению ERP прибегают средние предприятия и корпорации в области медицины, производства, строительства и торговли. ПО помогает автоматизировать сбор и обработку большого количества информации и формировать необходимые отчёты.

Чтобы выяснить, стоит ли компании внедрять ЕРПи, оцените работу предприятия по пяти маркерам.

1. На предприятии часто возникают ошибки, которые связаны с недостатком точной информации, что ведёт к появлению брака.
2. Текущее программное обеспечение устарело и нуждается в обновлении.
3. Клиенты получают услуги ненадлежащего качества.
4. В организации нет инструментов, чтобы управлять дочерними компаниями и отделениями.
5. Компания быстро растёт и нуждается в масштабировании.

Если количество совпадений больше двух, задумайтесь о внедрении ЕРП.

Маленькие компании и стартапы
Молодые компании с небольшим штатом сотрудников находятся на этапе роста и экспериментов. Такие предприятия нуждаются в гибких и менее масштабных решениях, чем предлагает ERP.

Организации с узкой специализацией
Когда бизнес-процессы компании не подходят под стандартные функции ERP, то разработка собственного решения может оказаться более экономным вариантом.

Некоммерческие организации с ограниченным бюджетом
Для небольших НКО с ограниченным финансированием внедрение ЕРПи может быть слишком дорогим и ресурсоёмким.

Компании с сезонным характером работы
Если бизнес имеет сезонные пики и спады, то постоянное использование ERP станет лишним расходом.

Унификация производства
С ЕРПи данные подразделений предприятия хранятся в одной базе. Это помогает контролировать взаимодействие между отделами и давать сотрудникам доступ к одной и той же информации одномоментно.

Индивидуальные настройки
ERP можно гибко настроить под нужды компании, поскольку большинство программ поддерживает добавление или удаление модулей.

Автоматические операции
ЕРПи упрощают производственные процессы, уменьшают бюрократию и ускоряют принятие решений. Они также сокращают ошибки и минимизируют влияние человеческого фактора.

Трудоёмкое внедрение
Интеграция ERP в процессы некоторых предприятий может занять годы. Главная сложность заключается в том, что работникам требуется время, чтобы пройти обучение и адаптироваться к новым процедурам.

Цена
Стоимость ERP для среднего бизнеса довольно высока. Помимо начальных затрат руководители должны также учесть расходы на консультантов и разработчиков, которые адаптируют и поддерживают работу ЕРПи.

Обязательные модификации
Зачастую базовая версия ЕРП не покрывает всех потребностей предприятия, а потому программу необходимо дорабатывать. Зарубежное П О также требует модификаций, поскольку оно обычно не соответствуют налоговым и бухгалтерским стандартам России.

Санкции
После 2022 года продажа и поддержка большинства иностранных ERP в России прекратились, что усложняет использование такого ПО.

Условно ЕРПи можно разделить на четыре категории.

1. По масштабу:

• корпоративные — мощные ПО вроде SAP и Oracle, которые подходят для корпораций с десятками филиалов;
• средние — ПО вроде Microsoft Dynamics подходят для предприятий с менее сложными процессами;
• малые — интуитивно понятные системы, например, «1С:ERP Управление предприятием», которые подходят для небольших компаний.

2. По отрасли:

• отраслевые разработаны с учётом специфики бизнеса, например «Парус» — для управление торговлей;
• универсальные — ПО вроде «БОСС-кадровик» подходят для предприятий различных отраслей и не требуют тщательной настройки под конкретные бизнес-процессы.

3. По лицензии:

• проприетарные, например, Infor, имеют закрытый исходный код и приобретаются у разработчика;
• open-source — такие ПО как Odoo имеют открытый исходный код, при этом могут быть бесплатными или распространяться на условиях открытой лицензии.

4. По типу развёртывания — подробнее об этом типе расскажем ниже.

Выделяют три базовых типа развёртывания ЕРПи— облачное, локальное и гибридное.

Облачное развёртывание (Cloud-Based)
Этим типом сервисов клиенты пользуются онлайн по подписке. Обслуживанием, обновлением и защитой данных занимается поставщик ПО. Примером таких программ служит «1С:Облако». Эти платформы популярны из-за низких начальных затрат, простой масштабируемости, лёгкости при в интеграции.

Локальное развёртывание (On-Premises)
Такие ЕРПи функционируют только на физических серверах организации. Поэтому этот тип ПО требует значительных начальных инвестиций в оборудование и IT-персонал, но обеспечивает полный контроль над данными и настройками. Пример такой платформы — Oracle E-Business Suite.

Гибридное развёртывание (Hybrid)
Этот тип сочетает элементы локального и облачного развёртывания. То есть часть инфраструктуры размещается физически на серверах клиента, в то время как другие компоненты используют облачные ресурсы. Такие функции предлагает Infor CloudSuite.

В состав ЕРПи входит три элемента.

Платформа обеспечивает работу и взаимодействие компонентов ERP. Это программно-аппаратная среда, которая включает операционную систему, базы данных, серверы и другие компоненты. Платформа определяет совместимость системы с модулями и внешними приложениями, а также влияет на производительность и масштабируемость.

Это база данных предприятия, где хранятся отчёты, данные о ресурсах, финансах и запасах. Часто выглядит как таблица или схема.

Модули ERP — это элементы, которые подключаются для решения специфических задач, например, для контроля закупок, логистики или изготовления продукции.

Интеграция ERP — это процесс объединения ЕРПи с другими бизнес-платформами для создания единой рабочей среды.

Например, компания может интегрировать ERP со своей CRM-платформой, чтобы данные о клиентах и заказах автоматически обновлялись и синхронизировались между отделами продаж, финансов и логистики. Это помогает ускорить работу с клиентами, улучшить обслуживание и повысить точность операций.

Рассмотрим использование ERP в организациях из двух непересекающихся ниш.

Zara
Испанский модный бренд одежды сократил время от создания дизайна до появления товара на полках магазинов с нескольких месяцев до нескольких недель. Секрет такой скорости — тщательно продуманная ЕРПи.

ERP компании онлайн собирает данные о продажах, анализирует тенденции и помогает быстро корректировать производственные планы. Это позволяет Zara поддерживать трендовый ассортимент и уменьшить риски, которые связаны с нераспроданными товарами.

Boeing
Производство самолётов — это комплексный процесс, который невозможен без точного планирования и координации тысячи компонентов. Внедрение ERP позволило корпорации сократить время производства самолётов на несколько месяцев и повысить качество продукции.

ЕРП создаёт единое информационное пространство для всех подразделений подразделений Boeing. Общая платформа помогает координировать производственный цикл, минимизировать риски отсутствия компонентов и гарантировать качество лайнеров.

Чтобы понять разницу, используем таблицу и сравним функции каждой системы.

Когда использовать ERP, а когда — CRM?

ERP — для контроля внутренних процессов, производительности и управления ресурсами.
CRM — для отладки взаимодействия с клиентами, роста продаж и укрепления лояльности потребителей.

При внедрении ЕРПи предприятие получает четыре преимущества.

Надёжное хранение данных
Информация хранится на защищённых серверах пользователя или поставщика ПО.

Единая информационная база
Данные сосредоточены на одной платформе, что упрощает координацию процессов.

Контроль за работой сотрудников
ЕРП помогает отслеживать действия персонала, мгновенно находить и исправлять недочёты.

Интегрированные модули
Блоки ЕРПи для разных отделов работают как единая среда, что упрощает управление предприятием. Счёт-фактура, который сформирован в одном модуле, одновременно становится базой для документов в бухгалтерии и для учёта расходных материалов на производстве.

Чтобы выбрать ERP-платформу, которая закроет потребности бизнеса, нужно принять во внимание ряд моментов.

ERPNext предлагает встроенные модули для управления бухгалтерией, CRM, продажами, закупками и складом. Платформа подходит для предприятий, которые планируют остаться в одной ЕРПи при масштабировании.

«Галактика ERP» включает специализированные модули для финансового учёта, управления персоналом, производством и логистикой. Платформа удовлетворяет российским нормам и стандартам финучёта.

«1С:ERP Управление предприятием» может гибко настраиваться под конкретные требования компаний. ПО предназначено для ведения бухгалтерской отчётности и налогового учёта.

OpenBravo ERP предоставляет модульную архитектуру, которая помогает предпринимателям выбирать только нужные функции, что облегчает внедрение и снижает изначальных затраты. Платформа подходит для управления ресурсами и бизнес-аналитики.

Перед тем, как запустить внедрение ЕРПи, задайтесь двумя вопросами:

1. Что вы хотите получить от ERP сразу после внедрения?
2. Какие результаты вы ожидаете от ERP через пять лет использования?

Ответ на первый вопрос поможет понять, так ли компания нуждается в единой платформе. Возможно, с текущими задачами справятся другие программные решения. Параллельно станет ясно, какой набор функций ПО нужен для контроля бизнес-процессов предприятия.

Ответ на второй вопрос поможет сопоставить планы по внедрению ERP с долгосрочными целями организации. Вы сможете оценить стоимость ПО и его обслуживания, чтобы понять окупаемость проекта. Это также позволит подстроить требования к ERP под будущие задачи.